Перед встречей партнеров важно составить смету
Т.А. Аверина, эксперт "Федеральной бухгалтерской газеты"

Советы по оформлению представительских расходов прозвучали на недавнем семинаре
Многие фирмы принимают партнеров по бизнесу. Это необходимо для подписания выгодного контракта, поддержания деловых отношений. На что обращают внимание налоговые инспекторы при проверках представительских расходов, рассказала Елизавета Вячеславовна Полякова, консультант-методолог.

Вначале лектор напомнила, что понимается под представительскими расходами. Их определение дано в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса. В частности, к представительским расходам относятся затраты на официальный прием представителей других организаций, а также участников, прибывших на заседания совета директоров. В том же пункте приведен и список представительских расходов. Однако в жизни возникают ситуации, которые прямо не прописаны в кодексе. Это приводит к многочисленным спорам между организациями и налоговыми служащими. Во многих случаях избежать конфликтов с проверяющими помогает правильное оформление документов.

Приказ, смета
Согласно статье 252 Налогового кодекса, фирма может уменьшить облагаемую налогом прибыль на величину обоснованных и документально подтвержденных расходов. Елизавета Вячеславовна отметила, что четкий перечень бумаг, которыми фирмы оправдывают расходы на прием делегаций, в законодательстве отсутствует. Однако налоговые служащие не раз высказывали свое мнение о том, какими документами следует запастись фирме. Во-первых, необходим приказ директора предприятия об осуществлении представительских расходов. Слушатели семинара поинтересовались, как часто нужно составлять приказ. Будет ли достаточно одного распоряжения на весь календарный год? Лектор указала, что приказ нужно оформлять перед каждым приемом партнеров. Унифицированного бланка для него не предусмотрено, поэтому приказ составляют в произвольной форме.
Второй необходимый документ . смета представительских расходов. Она нужна для подтверждения экономической обоснованности затрат. В смете следует отразить цель представительских расходов, дату и место их проведения, программу мероприятия, состав приглашенной делегации и список представителей принимающей стороны. Еще один пункт сметы должен быть посвящен предполагаемой величине представительских расходов. Нельзя забывать, что прибыль можно уменьшить лишь на определенную величину таких трат. Она не должна превышать четырех процентов от суммы затрат на оплату труда.

Развлечения не в счет
На практике прием партнеров по бизнесу часто проходит в ресторанах. При этом фирмы нередко приглашают выступить артистов. Если затраты на оплату выступлений будут выделены отдельной строкой в первичных документах, то их величину налоговые инспекторы исключат из суммы налоговых расходов. Дело в том, что развлекательные мероприятия не уменьшают налоговую прибыль.
Более катастрофичной может стать ситуация, когда оплата труда артистов упоминается в первичных документах, но не выделена отдельной строкой. В таких случаях контролеры вообще не признают расходы на прием делегации, поскольку фирма не обеспечила раздельный учет затрат.
Елизавета Вячеславовна дала совет, как "спрятать" расходы на оплату выступлений в сумме затрат на прием делегации. К примеру, их можно включить в общий счет арендной платы за помещение в ресторане. То есть фирма якобы будет платить только за пользование залом, а на самом деле она перечислит деньги и за помещение, и за выступление артистов.
Кстати таким же образом можно "спрятать" и расходы на украшение зала, например, цветами. Налоговые инспекторы относят такие траты к экономически необоснованным и не разрешают учитывать их при исчислении налога на прибыль (письмо УМНС по г. Москве от 22 января 2004 г. ≤ 26-08/4777).
Поскольку речь зашла о ресторанах, Елизавета Вячеславовна напомнила о документах, которые нужно в таком случае иметь. Фирме следует заключить договор с кафе или рестораном, где будет проходить мероприятие. Получение услуг подтвердит акт, оплату . платежка или чек ККТ. Слушатели задали лектору вопрос, как быть, если у организации есть только квитанция к приходному кассовому ордеру, а кассового чека нет. Елизавета Вячеславовна пояснила, что факт наличной оплаты обычно подтверждают чеком ККТ. При проверках налоговые инспекторы требуют предъявить этот документ, поскольку наличные расчеты фирмы и предприниматели должны осуществлять с применением кассового аппарата. Об этом говорится в пункте 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. ≤ 54-ФЗ о применении ККТ.
Еще один важный документ, который необходимо получить из ресторана, . это счет-фактура. Он нужен для применения вычета по НДС (п. 1 ст. 172 НК). Получив счет-фактуру, проверьте, правильно ли заполнены его реквизиты. Их перечень приведен в пункте 5 статьи 169 Налогового кодекса.

Разумный предел алкоголя
Оживление у слушателей семинара вызвал вопрос о включении в состав представительских расходов спиртных напитков. Редкая встреча партнеров проходит без бокала шампанского или другого горячительного напитка. Зная эту особенность приема делегаций, бухгалтеры попросили лектора рассказать, можно ли траты на алкогольные напитки учесть в составе представительских расходов.
Елизавета Вячеславовна дала следующие пояснения. Налоговики неоднократно настаивали, что спиртное нельзя включать в налоговые расходы. По их мнению, прием алкогольных напитков относится к развлекательным мероприятиям, а такие расходы не уменьшают базу по налогу на прибыль. Фирмы, не согласившиеся с точкой зрения контролеров, обращались в суд. В ходе разбирательства арбитры отмечали, что в законодательстве нет перечня продуктов и напитков, которые нельзя включать в представительские расходы. Например, об этом заявили судьи Северо-Западного округа (постановление ФАС от 31 мая 2004 г. ≤ А56-34683/03).
Учитывая арбитражную практику, Минфин поддержал позицию предприятий. Специалисты этого ведомства заявили, что расходы на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы (письмо Минфина от 9 июня 2004 г. ≤ 03-02-05/1/49). Правда, не в полном объеме, а в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота. Таковыми признаются широко применяемые правила поведения (ст. 5 ГК).
Выходит, ограничение Минфина сводится к тому, что количество алкоголя должно находиться в разумных пределах. Однако что понимать под такой нормой? Ведь для кого-то мера . одна рюмка, для другого . целая бутылка. В законодательстве ответа на этот вопрос нет. Елизавета Вячеславовна посоветовала все же определить какой-то разумный предел и вписать эту норму в смете представительских расходов.

За помощь в подготовке материала благодарим организаторов семинара компанию "BRK-Интерком-Аудит" (www.rosec.ru).

На медлительности инспекторов фирма может заработать
О.В. Горшенина, эксперт "Федеральной бухгалтерской газеты"

Если налоговая нарушила срок возврата излишне уплаченных налогов, то за каждый день просрочки начисляются проценты. О правилах возврата зашла речь на недавнем семинаре.

Закон один для всех
"Переплата в бюджет . ситуация распространенная и знакома практически каждому бухгалтеру, . с такой фразы начал свое выступление Вадим Николаевич Озеров, ведущий юрисконсульт аудиторской компании. . Причинами возникновения переплаты могут быть техническая ошибка бухгалтера, изменения в законодательстве и т. д. Излишне уплаченные суммы налогов вы имеете полное право вернуть. Это закреплено в подпункте 5 пункта 1 статьи 21 Налогового кодекса. Порядок возврата установлен статьей 78 кодекса. Для того чтобы вернуть переплату, фирма должна направить заявление в налоговую инспекцию. Именно с этого момента начинает исчисляться месячный срок, в течение которого контролеры обязаны перечислить вам деньги".
Далее лектор обратил внимание присутствующих на следующий момент. Фирма может получить из бюджета средства в том случае, если у нее нет задолженности по уплате налогов или сборов, по пеням перед тем же бюджетом. В противном случае контролеры вернут излишне уплаченные суммы только после зачета недоимки.
"На практике налоговые инспекторы не спешат с возвратом. А зря, . констатировал Вадим Николаевич, . фирма в этом случае может получить дополнительные деньги в виде процентов (подп. 9 ст. 78 НК). Правда, чтобы их истребовать коммерсантам часто приходится обращаться в суд. Об этом свидетельствует обширная арбитражная практика".
В качестве примера лектор привел дело, рассмотренное в Федеральном арбитражном суде Уральского округа (постановление от 6 сентября 2004 г. Ф09-3623/04-АК).
Фирма направила в налоговую инспекцию заявление о возврате излишне уплаченных сумм налога на прибыль. Ревизоры не поторопились выполнить ее требование. Свои деньги организация получила полностью почти через три месяца со дня подачи заявления. Хотя она должна была их получить на два месяца раньше. Руководство посчитало, что права компании нарушены, и обратилось в суд с иском о взыскании с налоговой инспекции процентов за несвоевременный возврат переплаты. Арбитры встали на сторону фирмы.
Вадим Николаевич отметил, что подобный исход разбирательства не единичен. Например, фирмы поддержали судьи Восточно-Сибирского округа (постановления ФАС от 13 мая 2004 г. ≤ А33-9143/03-С3-Ф02-1571/04-С1, от 29 сентября 2004 г. ≤ А19-6274/04-20-Ф02-4007/04-С1).
В заключении лектор сказал о том, что даже если у предприятия есть на руках судебное решение о возврате переплаты, подать заявление все равно надо. В противном случае, проценты с налоговиков получить не удастся. Примером может служить дело, которое рассмотрел Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа (постановление от 28 ноября 2003 г. ≤ А56-5335/03).

Переплата по налогу защитит от штрафа
П.А. Кубышкин, эксперт "Федеральной бухгалтерской газеты".

Сдача уточненных деклараций . не редкость в работе бухгалтеров. Главное при этом . помнить: если ошибка привела к занижению налога, то перед подачей перерасчета его необходимо перечислить в бюджет. Однако из каждого правила есть исключения. Как показывает арбитражная практика, инспекторы зачастую о них забывают.

Недоимки не возникло
Бухгалтер предприятия подал уточненную декларацию по НДС за прошлый период. Согласно перерасчету фирма должна была доплатить налог и пени. Но поскольку на лицевом счете числилась большая переплата по тому же налогу, руководство компании решило деньги в бюджет не перечислять. Ведь ни о какой недоимке и речи идти не могло.
Тем не менее в ходе камеральной проверки поданной "уточненки" инспекторы обнаружили факт неуплаты налога и привлекли организацию к ответственности по пункту 1 статьи 122 Налогового кодекса. Коммерсанты не согласились с точкой зрения ревизоров и в добровольном порядке штраф не уплатили. Налоговые работники обратились в суд.
Дело рассматривали федеральные арбитры Восточно-Сибирского округа, которые полностью поддержали предприятие (постановление от 20 января 2005 г. ≤ А19-18553/04-44-Ф02-5756/04-С1). Служители Фемиды сослались на пункт 42 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда от 28 февраля 2001 г. ≤ 5. В нем сказано, что штрафовать по 122-й статье Налогового кодекса можно только при имеющейся задолженности перед бюджетом. Если же в предыдущем периоде у организации возникла переплата, которая равна или покрывает неуплаченную сумму налога, санкции ревизоров неправомерны.

Инспекторы могут сами произвести зачет
Контролеры не стали отрицать факт наличия переплаты по НДС на дату подачи уточненной декларации. Однако они посчитали, что компания в таком случае обязана была направить заявление о зачете излишне уплаченного налога. Ведь этого требует пункт 5 статьи 78 Налогового кодекса.
Судьи отвергли и этот довод проверяющих, указав, что тот же пункт статьи 78 дает им право произвести зачет самостоятельно, без заявления фирмы.
Аналогичные споры встречаются в арбитражной практике довольно часто и заканчиваются, как правило, победой организаций. Примером могут служить постановления федеральных арбитражных судов разных регионов России:
. Волго-Вятского округа от 20 декабря 2004 г. ≤ А29-3170/2003А;
. Поволжского округа от 9 сентября 2004 г. ≤ А 65-3873/04-СА1-23;
. Центрального округа от 28 сентября 2004 г. ≤ А64-1316/04-17.