Доверенность поможет избежать претензий инспекторов
Т.А. Аверина, эксперт "Федеральной бухгалтерской газеты"
На недавнем семинаре были затронуты вопросы оформления и налогообложения операций, связанных с расчетами с подотчетниками. Рекомендации, как предотвратить споры с контролерами, дала Елизавета Вячеславовна Полякова, консультант-методолог.
Определитесь со сроками
Вначале лектор обратила внимание слушателей на такой документ, как приказ об утверждении списка сотрудников, которые могут получать денежные средства в подотчет. Как правило, в данный перечень входят работники, выезжающие в служебные командировки, работники снабжения и сбыта.
В приказе желательно указать сроки, на которые могут выдаваться подотчетные средства. Слово "желательно" г-жа Полякова объяснила тем, что в законодательстве никаких временных ограничений не установлено. Но если сроки вообще не фиксировать, то у предприятия могут возникнуть проблемы как с подотчетником, так и с налоговой инспекцией.
В первом случае сотрудник получит возможность долго не возвращать деньги. Во втором . инспекторы могут принять подотчетную сумму за выплату в пользу работника, с которой организация должна начислить налог на доходы физлиц и ЕСН. Если вовремя эти налоги не перечислить, ревизоры рассчитают фирме пени и штраф. Чтобы доказать свою невиновность, организации (см. ГК РФ) придется обращаться в суд. А вот чем закончится разбирательство, заранее сложно предугадать. Елизавета Вячеславовна в качестве примера привела постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 6 октября 2003 г. ≤ Ф09-3253/03-АК. Арбитры фирму не поддержали, а встали на сторону налоговиков.
Однако лектор отметила, что в последнее время точка зрения контролеров стала меняться. Об этом свидетельствует высказывание Ларисы Александровны Гуськовой, советника налоговой службы РФ III ранга, которая пояснила, что подотчетные суммы не являются доходом работника. Следовательно, начислять налог на доходы физлиц и ЕСН не нужно.
Несмотря на "потепление" со стороны ревизоров, Елизавета Вячеславовна все же порекомендовала указать срок, на который работнику выдаются деньги. Даже если фирма запишет, что сотрудник должен отчитаться в течение года, у налоговых инспекторов уже не будет повода для предъявления претензий.
100 рублей так мало и так много
Другая "подотчетная проблема" возникает тогда, когда работник делает покупки за свои собственные деньги. В дальнейшем фирма компенсирует его траты. Как отметила Елизавета Вячеславовна, налоговые инспекторы по-своему трактуют эту ситуацию. Например, они могут заявить, что работник приобрел товар для своих нужд, а затем продал его фирме. Та в свою очередь, выплачивая ему доходы, обязана была удержать налог на доходы физлиц. И опять, чтобы доказать свою правоту, фирме придется направлять иск в суд. Но зачем нужны такие проблемы? Лектор объяснила слушателям, как в этом случае избежать конфликтов с инспекторами.
В приказе об утверждении списка подотчетников необходимо записать, что в исключительных случаях сотрудники могут тратить свои личные деньги. Кроме того, перед тем как отправлять работника за покупками, можно выдать ему хотя бы небольшую сумму, к примеру, 100 рублей. Неважно, что сотрудник потратит больше денег. Разницу бухгалтер отразит в авансовом отчете в строке "Перерасход" и выдаст ее подотчетнику. Эта несложная операция поможет убедить контролеров в том, что работник не собирался покупать товар для себя. В то же время нельзя выдавать деньги сотруднику, который не отчитался за предыдущую сумму. Такое правило указано в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций, который утвержден решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. ≤ 40.
Елизавета Вячеславовна напомнила бухгалтерам об оформлении доверенности. Этот документ также подтвердит, что работник делал покупки в интересах фирмы. Для доверенностей предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. ≤ 71а.
Инструктаж подотчетников
Случается, что работники не приносят всех необходимых документов, которые могут обосновать расходы при расчете налога на прибыль. Елизавета Вячеславовна порекомендовала предотвращать такие неприятные ситуации. Например, стоит проинструктировать подотчетника, какие документы он должен собрать, поскольку без них налоговые инспекторы не признают налоговые расходы.
В частности, проверяющие уделяют особое внимание кассовым чекам. Из письма московских налоговиков следует, что авансовый отчет нельзя принять к учету, если отсутствует чек ККТ (письмо УМНС по г. Москве от 12 августа 2003 г. ≤ 29-12/44158).
Отсутствие кассового чека может отразиться и на сумме налога на доходы физлиц. Некоторые инспекторы считают, что если оплата товаров не подтверждена, значит, работник потратил деньги на собственные нужды. Однако, как отметила Елизавета Вячеславовна, судьи не поддерживают контролеров.
Примером может служить дело, рассмотренное Федеральным арбитражным судом Московского округа (постановление от 12 июля 2004 г. ≤ КА-А40/5472-04). В ходе выездной проверки ревизоры обнаружили, что сотрудники фирмы получали деньги в подотчет. В качестве оправдательных документов они принесли лишь товарные чеки. По мнению налоговиков, работники не подтвердили, что покупки были сделаны в интересах фирмы. Следовательно, они использовали деньги на собственные нужды. В результате контролеры доначислили налог на доходы физлиц, рассчитали пени и оштрафовали фирму. Однако, как это часто бывает, директор решил опротестовать точку зрения проверяющих в суде.
Арбитры встали на сторону предприятия. По их мнению, отсутствие кассовых чеков не является основанием для доначисления НДФЛ, пеней и штрафа. Более того, авансовые отчеты, товарные чеки, служебные задания и т. д. подтверждают, что работники потратили деньги на производственные цели. Поэтому претензии инспекторов арбитры признали необоснованными.
Подобную точку зрения выразили судьи Дальневосточного округа (постановление ФАС от 27 января 2004 г. ≤ Ф03-А51/03-2/3440). Они заявили, что, предоставив авансовые отчеты и акты, работники подтвердили трату подотчетных сумм на нужды предприятия.
За помощь в подготовке материала благодарим организаторов семинара компанию "BRK-Интерком-Аудит".
Путевой лист поможет при расчете налога на прибыль
В.Г. Чирков, обозреватель "Федеральной бухгалтерской газеты"
Что делать, если одни и те же расходы частично являются прямыми, а частично . косвенными? Ответ на этот вопрос нашли участники семинара, на котором побывал наш корреспондент. Предлагаем вашему вниманию один из эпизодов обсуждения.
Сами привезли, сами продали, сами отвезли
Довольно часто торговые компании сами занимаются доставкой товаров. Сначала они привозят продукцию на свой склад, а потом . по желанию покупателей . развозят ее по указанным адресам. Денег за доставку многие фирмы не берут . все возможные расходы заранее учтены в цене. На балансе числятся автомобили, в штате . один или несколько водителей, но четкого распределения обязанностей между ними нет. Утром любой из них может поехать за товаром к поставщику, а после обеда или вечером . повезти покупки клиентам.
Ситуация банальная, но бухгалтера она может поставить в тупик. Ведь расходы, связанные с доставкой на склад, являются прямыми. Их надо распределять между реализованными и нереализованными товарами. Затраты на доставку покупателям . косвенные. Они списываются сразу же (ст. 320 НК). И если одна и та же машина задействована в разных перевозках, то издержки, связанные с ее эксплуатацией, придется разбивать на две части.
О том, как это сделать, в кодексе ничего не сказано. Ведущие семинара предложили несложный, но оптимальный выход.
Сергей Ростовцев, налоговый консультант: "Если нормативными документами не установлен конкретный способ учета тех или иных операций, бухгалтер должен разработать его самостоятельно и раскрыть в приказе об учетной политике. Несмотря на то, что это требование содержится в ПБУ 1/98, оно не противоречит и нормам статьи 313 Налогового кодекса.
Поскольку речь идет о распределении расходов, надо выбрать такой способ, который одновременно обеспечивал бы экономически обоснованную оценку затрат и позволял бы документально подтвердить размер транспортных издержек. С этой точки зрения, наиболее объективным показателем является расстояние, пройденное автомобилем. Во-первых, величина пробега непосредственно сказывается на расходе ГСМ. Во-вторых, от пробега так или иначе зависит зарплата водителя. А в-третьих, километраж легко подтвердить документами. Путевые листы оформляются ежедневно и в каждом из них должно быть указано расстояние по каждой поездке".
Давайте посчитаем
Итак, если и на склад и покупателям фирма доставляет товары одним и тем же транспортом, то прямые и косвенные расходы "смешиваются". ГСМ, израсходованные на доставку продукции от поставщиков, амортизация, зарплата водителей и ЕСН, начисленные за время таких поездок, признаются прямыми затратами. Те же самые расходы, но понесенные в связи с доставкой товаров клиентам, считаются косвенными.
Обратите внимание: пенсионные взносы с зарплаты водителей являются косвенными в обоих случаях.
Рассмотрим порядок распределения прямых и косвенных расходов на примере. Предположим, что на балансе торгового предприятия числится грузовой автомобиль, который задействован в разных видах перевозок. По путевым листам бухгалтер определил, что в марте 2005 года суммарный пробег машины составил 1800 км. Из них 600 км относятся к доставке товаров на склад. В налоговом учете за март отражены транспортные расходы на общую сумму 51 600 руб., в том числе:
. расходы на ГСМ . 2600 руб.;
. амортизация автомобиля . 7000 руб.;
. зарплата водителей . 30 000 руб.;
. единый социальный налог . 7800 руб. (30 000 руб. х 26%);
. взносы на пенсионное страхование . 4200 руб. (30 000 руб. х 14%).
Соотношение между расстоянием, пройденным автомобилем при доставке товаров на склад, и общим километражем за месяц равно:
600 км : 1800 км = 0,33
Сумма прямых транспортных расходов, которые нужно распределять между реализованными и нереализованными товарами, составляет:
(2600 руб. + 7000 руб. + 30 000 руб. + 7800 руб. . 4200 руб.) х 0,33 = 14 256 руб.
Остальные затраты в сумме 37 344 рублей (51 600 . 14 256) бухгалтер должен списать в уменьшение налоговой базы сразу . в марте 2005 года.
Минфин направил резидентов за справкой в ФНС
Н.Д. Пашутова, обозреватель "Федеральной бухгалтерской газеты"
Реорганизация налоговой и финансовой служб состоялась. Но до сих пор бизнесменам не всегда понятно, что в компетенции Минфина, а с чем обращаться в ФНС. Недавно финансисты разрешили один из вопросов.
Две страны . в два раза больше налогов?
Российские фирмы и предприниматели нередко ведут бизнес в нескольких государствах сразу. Причем с иностранного заработка они обязаны платить налоги не только за рубежом, но и в нашей стране (ст. 209, ст. 311 НК). То есть появляется вероятность двойного налогообложения.
Однако такая ситуация плательщикам налогов невыгодна. Да и бюджеты стран в итоге оказываются внакладе, поскольку налицо препятствие для международной торговли и сотрудничества. Поэтому государства, стараясь решить подобную проблему, заключают международные соглашения об избежании двойного налогообложения. Согласно таким договорам, с тех или иных видов доходов (или с имущества), обязательные платежи надо перечислять либо в России, либо в иностранном государстве. Например, если отечественная организация создает постоянное представительство в Италии, то налог на прибыль с этой деятельности нужно платить только там.
Другим способом решения проблемы является система налогового зачета. В соответствии с ней наша страна облагает налогом зарубежный доход российской компании, но предоставляет ей вычет на сумму уже внесенного "иностранного" платежа. При этом размер засчитываемой суммы не может превышать налог на прибыль, который подлежит уплате в России (п. 3 ст. 311 НК).
Кроме того, если в международном договоре предусмотрены определенные налоговые привилегии, то российская организация (предприниматель) может претендовать на них. Например, получить освобождение от "иностранного" налога, рассчитывать на его снижение или отмену. Для этого фирме нужно обратиться в налоговое (финансовое) ведомство той зарубежной страны, где она получает доход (или владеет имуществом). Причем необходимо предъявить документ, который подтвердит статус налогового резидента Российской Федерации. В письме от 10 февраля 2005 г. ≤ 03-08-07 Минфин указал, что выдавать справку о постоянном местопребывании фирм и граждан в РФ . в компетенции налоговой службы (документ опубликован в номере 5 журнала "Нормативные акты для бухгалтера" за 2005 год).
Куда обращаться
На практике подтверждение резидентства как российских юридических лиц и граждан, так и международных организаций производит Управление международного сотрудничества и обмена информацией ФНС (письма Минфина от 21 ноября 2003 г. ≤ 04-06-02/26 и от 21 июня 2004 г. ≤ 03-06-07).
Чтобы получить требуемую справку, организациям и предпринимателям надо написать заявление (в произвольной форме). К нему необходимо приложить следующие документы:
. копию контракта (договора, иного документа), который обосновывает получение дохода в иностранном государстве, с переводом на русский язык (кроме документов, заполненных на английском);
. свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции.
Причем если законодательством иностранного государства предусмотрен определенный бланк подтверждения статуса резидента, то налоговая служба может заверить и эту специальную форму.
Деятельное раскаяние не освободило бизнесмена от штрафа
П.А. Кубышкин, эксперт "Федеральной бухгалтерской газеты"
Многие предприниматели думают, что если на них завели уголовное дело за неуплату налогов, то инспекторы уже не вправе их оштрафовать. Однако это не так. Подтверждение тому . история одного бизнесмена.
Случай из жизни
Индивидуальный предприниматель, назовем его Виктором Лопатиным, торгует радиоаппаратурой. В прошлом году инспекторы провели у него выездную налоговую проверку и нашли немало нарушений. Так, было установлено, что за проверяемый период коммерсант недоплатил НДС и налог на доходы физических лиц на общую сумму более 450 тысяч рублей. Оказалось, что в поданных ранее налоговых декларациях Лопатин значительно занизил свои доходы.
Поскольку сумма недоимки превысила 300 тысяч рублей, контролеры передали материалы проверки в милицию. Следователь возбудил уголовное дело по пункту 1 статьи 198 Уголовного кодекса. И начались для незадачливого предпринимателя экспертизы, обыски, допросы.
В конце концов Виктор Лопатин сознался, что умышленно указывал в декларациях ложные сведения. Он просто хотел "сэкономить" на налогах. Решил, что таких бизнесменов, как он, много, и проверяющие ничего не заметят.
Еще во время следствия Лопатин погасил всю недоимку по налогам и заплатил пени, которые начислили работники налоговой инспекции. Учитывая, что предприниматель впервые совершил преступление, способствовал его раскрытию, а также полностью рассчитался с бюджетом, прокурор прекратил производство по делу в связи с деятельным раскаянием (ст. 28 УПК).
Однако на этом мытарства предпринимателя не закончились. В игру вновь вступили налоговые инспекторы. Они подали исковое заявление в суд о взыскании с бизнесмена санкций по пункту 3 статьи 122 Налогового кодекса. Арбитры поддержали ревизоров. Ссылаясь на пункт 3 статьи 108 Налогового кодекса, служители Фемиды указали, что прекращение уголовного дела не освобождает предпринимателя от налоговой ответственности. Таким образом, Лопатину пришлось перечислить в бюджет штраф в размере 40 процентов от суммы неуплаченных им налогов.
Прокомментировать это решение арбитров согласился консультант по вопросам налогового права Леонид Борисович Левин.
"В данном случае судьи полностью придерживались позиции Пленума Высшего Арбитражного суда, изложенной им в пункте 33 постановления от 28 февраля 2001 г. ≤ 5. При этом необходимо различать ситуацию, когда бизнесмен, осужденный по статье 198 Уголовного кодекса, освобождается от наказания по акту амнистии. В таком случае к нему не могут применяться налоговые санкции, поскольку человек уже привлечен к уголовной ответственности за совершенное преступление".
