Звонки иногородним партнерам уменьшают прибыль
М. И. Кулькова, обозреватель "Федеральной бухгалтерской газеты"

Инспекторы нередко придираются к расходам на междугородные переговоры. Сомнение у них вызывает экономическая обоснованность таких затрат. Однако убедить контролеров в служебном характере звонков в другой город можно. Своим опытом поделилась с коллегами главный бухгалтер волгоградской фирмы Наталья Кочанова.

У фирмы, где я работаю, много клиентов из других городов, . начала рассказывать гостья "Федеральной бухгалтерской газеты", . поэтому расходы на междугородную связь у нас значительные. На них-то и обратили внимание инспекторы в ходе налоговой проверки. Они запросили документы, подтверждающие, что все звонки были адресованы клиентам "по работе". Я представила им все бумаги, которые фирма получила от оператора связи. Но для инспекторов этого оказалось мало. Они потребовали детализированный счет, внутренние распорядительные документы организации по проведению телефонных переговоров и т. д. Названных документов у меня не было. В итоге мне стоило больших сил и нервов решить проблему с проверяющими.
После такого фиаско я решила с особой тщательностью изучить все пояснения и требования налоговых служащих по этому вопросу.
Первым нашла письмо МНС от 22 мая 2000 г. ≤ ВГ-9-02/174. Хотя разъяснения были даны в соответствии с положением о составе затрат, но, я считаю, они вполне могут быть применимы и сегодня. По мнению чиновников, производственный характер разговора должен быть подтвержден счетами телефонной станции, расшифровками АТС с указанием номеров телефонов, по которым велись переговоры.
Но московские инспекторы кроме детализации счета на оплату услуг связи требуют еще и внутренние документы (как в моем случае). В них фирма должна закрепить за конкретными работниками фирмы обязанности по ведению телефонных переговоров с потенциальными заказчиками (письмо УМНС по г. Москве от 11 декабря 2003 г. ≤ 26-12/69520). По мнению проверяющих, понадобятся также приказы, распоряжения, отчеты и должностные инструкции.
Из всего мною прочитанного я сделала вывод, что чем больше бумаг увидит инспектор, тем лучше. Поэтому теперь каждый месяц требую от оператора связи детализированные счета. Кроме того, для подстраховки я оформила "Журнал регистрации телефонных переговоров". Каждый звонящий записывает в нем дату разговора, номер вызываемого абонента, свою фамилию и тему разговора. Если работники вели личные разговоры, то напротив записи делается пометка "За свой счет". Такой журнал также поможет доказать инспектору экономическую обоснованность расходов.

Милицейские проверки самые опасные
Н.Д. Пашутова, обозреватель "Федеральной бухгалтерской газеты"

Наибольшими полномочиями при проверках обладают правоохранительные учреждения. Поэтому к приходу таких "гостей" бухгалтер должен быть готов в любой момент. На одном из семинаров юристы и адвокаты рассказали, как обычно действуют милиционеры и что можно им противопоставить.

О вас уже знают
В первую очередь нельзя забывать, что к проверкам тщательно готовятся не только организации, но и сами контролеры. Так, достаточно распространенный способ выяснения ситуации на фирме . наведение справок. Сотрудник МВД имеет право узнавать обо всем . о бизнесе и фирме, о партнерах и контрагентах. Однако сами работники обязаны предоставлять ему далеко не всякую информацию. Данные, которые являются коммерческой тайной, контролеры могут получить только с согласия прокурора. А бухгалтер организации (и любой другой сотрудник) имеет право их дать лишь с согласия гендиректора. В противном случае работник может быть уволен (п. 6 ст. 81 ТК). "Пользуйтесь этой нормой, . советует Владлен Лабзенко, глава компании .Современное право., . объясните сотрудникам милиции, что у вас трое детей и вам не хочется терять работу".
На практике довольно типична ситуация, когда за информацией проверяющий обращается в банк. Иногда кредитные учреждения ее предоставляют. Но это незаконно! Такие сведения могут запросить только подразделения МВД, расследующие налоговые преступления. Причем запрос следователя должен быть согласован с прокурором и заверен его подписью и печатью. На практике же это требование контролеры либо оформляют неправильно, либо вообще высказывают в устной форме.
Нередко проверяющие приходят в офис, чтобы обследовать помещение. Причем для доступа в нежилое посещение (офис, склад, торговый зал) в отличие от жилища (квартиры руководителя или главного бухгалтера) решения суда не требуется. Запретить сотрудникам милиции обследовать офис, к сожалению, невозможно.

Меры предосторожности
"Так сложилось, что бизнес существует не для собственного развития, а для того чтобы кормить государство, . заметил практикующий адвокат Александр Вершинин. .Именно поэтому эксперты давно выделили несколько правил и общих рекомендаций, как правильно общаться с проверяющими". О некоторых советах, услышанных на семинаре, рассказал корреспондент журнала "Московский бухгалтер".
Прежде всего, следует не давать повода для визита контролеров. К примеру, ни в коем случае нельзя вести переговоры и деловые разговоры по телефону. МВД или ФСБ могут прослушивать абсолютно любую телефонную сеть, в том числе и мобильную. Более того, довольно часто на судебных заседаниях сотрудники милиции используют именно записи телефонных разговоров как доказательства по уголовным делам. Деловая беседа генерального директора или бухгалтера с представителем банка . довольно типичная улика.
Но в любом случае главбуху необходимо всегда быть готовым к проверке. Распространенная ошибка . держать все печати в одном шкафу. Этого делать категорически нельзя! Представьте, что проверяющий находит договоры между третьими фирмами вместе с печатями этих компаний в одном столе...
Всю электронную документацию бухгалтеру следует хранить на съемном диске. При экстренных ситуациях проще вытащить его из компьютера и унести из офиса.
Порой сотрудники сами дают подсказки проверяющим. К примеру, на двери напротив входа часто расположена табличка "касса" или "арендаторы". А сейф нередко стоит на самом видном месте. Зачем давать проверяющим лишний повод? Тем более если юридически никаких договоров об аренде офисов фирма не заключала, а в сейфе находятся неучтенные денежные средства. Следует тщательным образом готовить помещения к приходу сотрудников госучреждений.

Когда уже пришли
Если проверки избежать не удалось (рано или поздно все равно придут), то основная задача . оттянуть время. Это нужно для того, чтобы успеть подготовить офис и связаться с адвокатом или юристом.
Для этого можно предпринять несколько вариантов. Если финансовые возможности позволяют, то наиболее оптимальным вариантом будет договор с частным охранным предприятием (ЧОП). При неожиданном визите людей в форме охранники смогут их задержать. К тому же, поскольку договор с ними компания заключает не трудовой, а гражданско-правовой, то она не отвечает за их действия. И за оказание сопротивления сотруднику милиции фирме ничего не будет.
Неплохой вариант . установить камеры слежения перед входом в офис. Как только сотрудник охраны увидит неожиданных визитеров, он сможет предупредить руководство. Задержать инспекторов или милиционеров можно и с помощью других хитростей. Например, кодового замка или домофона на дверях офиса. Кстати, те же самые скрытые камеры или диктофоны могут быть использованы фирмой для доказательства не всегда законных действий проверяющих.
После того как милиционеры зашли в офис, представителю фирмы необходимо выяснить у них основания для проверки. Тщательно изучите их удостоверения и предписание (постановление) на проверку. Если нужно . не бойтесь позвонить в учреждение, где они работают.
Иногда на фирму приходят с конкретной целью вынудить руководство откупиться деньгами. Очень часто в таких случаях удостоверения оказываются поддельными, а сотрудники . бывшими или вообще не имеющими отношения к контролирующему учреждению. Определить их несложно. Они не покажут близко удостоверение и распоряжение на проверку. В этом случае бухгалтеру следует смело звонить "02".
"При проверке работникам фирмы следует как можно меньше разговаривать с проверяющими, . порекомендовал адвокат Вадим Самойлов. . Скажем, у бухгалтера есть полное право (ст. 51 Конституции) не давать объяснений, если сотрудники милиции обнаружили какие-либо нарушения. Поэтому на вопросы проверяющих лучше отвечать сомнительными формулировками (.не знаю., .не помню., .может быть., .маловероятно.). Ведь незнание каких-либо обстоятельств деятельности фирмы нарушением не является".
Специалисты советуют не вступать в открытий конфликт с проверяющими. Однако помогать им тоже не следует. Если милиционеры требуют документы, нет необходимости нести им целые пачки разнообразных бумаг. Попросите письменный запрос и пообещайте их представить через пару дней. Как правило, это работает. К тому же будет возможность обсудить с адвокатом или юристом, что можно предъявить, а что нежелательно.
Если же милиционеры настаивают на том, чтобы фирма предоставила документы немедленно, скажите, что их нет. Придумайте уважительную тому причину. Если же сотрудники милиции изымают бумаги силой, они обязаны оформить соответствующий протокол. Непременно напишите в протоколе фразу "изъятие данных документов приостанавливает хозяйственную деятельность предприятия", советует Вадим Самойлов. В этом случае проверяющие обязаны вернуть документы через двое суток.

После боя
По итогам проверки контролер обязан составить акт (протокол) проверки. А копию передать фирме. Многие сотрудники боятся подписывать протокол. Это неправильно. Делать это необходимо, причем на каждом листе. В пустых графах следует поставить прочерки, а в объяснениях написать единственно верную фразу: "С протоколом ознакомлен, по существу не согласен". И все! Все свои возражения можно предоставить позднее. Если проверяющий откажется оставить копию протокола, то на бумаге необходимо сделать об этом пометку. К тому же необходимо потребовать от проверяющего сделать запись в Книге инспекторских проверок.
Обратите внимание: нельзя платить штрафы на месте. Ведь фирма может оспорить действия проверяющих. А при грамотных адвокатах ответственности можно избежать вовсе. В любом случае после проверки дорог каждый час. Если фирме не удалось связаться с юристом во время проверки, то необходимо это сделать сразу после нее.

Сторонний бухгалтер может оказаться стукачом

Н.Г. Егорова, обозреватель "Федеральной бухгалтерской газеты"

Обязанности бухгалтера не ограничиваются составлением проводок и подготовкой отчетности. В некоторых случаях он должен еще и "доносить" о подозрительных сделках. Таково требование закона. О том, как его следует выполнять на практике, разъяснил вышедший недавно документ.

В 2001 году в России был принят Закон ≤ 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма". В прошлом году в этот документ были внесены дополнения. О том, как поправки повлияли на жизнь бухгалтеров, рассказали эксперты журнала "Московский бухгалтер".
Отныне "лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг", должны сообщать финразведчикам обо всех сомнительных операциях клиента. В данном случае законодатели имели в виду фирмы и индивидуальных предпринимателей. Бухгалтеры, состоящие в штате организации, требованиям закона ≤ 115-ФЗ неподвластны. Сторонние же счетоводы обязаны доносить на клиентов при малейших подозрениях на связь последних с отмыванием денег или с терроризмом. Закон предписывает счетным работникам проявлять особую бдительность в случае сделок с недвижимым имуществом, если клиент доверит им управлять своими деньгами, ценными бумагами или другими активами. Также бухгалтеры должны быть начеку, если участвуют в купле-продаже, создании фирм, или обеспечивают их деятельность.
Порядок сообщения бухгалтерских сведений в Федеральную службу по финансовому мониторингу определен постановлением правительства от 16 февраля 2005 года ≤ 82. Этот документ предусматривает два способа передачи информации. Во-первых, сведения можно отправить в виде подписанного бухгалтером бумажного документа. Во-вторых, счетный работник может проинформировать финансовых разведчиков электронным сообщением с цифровой подписью. "Кляуза" должна содержать данные, которые позволят идентифицировать клиента, а также дату, вид, сумму сомнительной операции и основания ее совершения. Бухгалтеру важно не забыть упомянуть и причины его подозрений.
Безусловно, самый актуальный вопрос для любого предпринимателя или фирмы, которые зарабатывают бухучетом, состоит в том, какая ответственность им грозит, если они не будут соблюдать требования закона о противодействии легализации преступных доходов. Наказание установлено статьей 15.27 Кодекса об административных правонарушениях. Организации или счетному работнику, которые не сообщили в финразведку о подозрительных сделках, "светит" крупный штраф. Фирмам придется уплатить сумму от 50 до 500 тысяч рублей, а должностным лицам компаний . от 10 до 20 тысяч. Чтобы применить санкции, финансовым разведчикам придется доказать, что бухгалтер знал о преступном характере операции и намеренно не сообщил об этом.
Если же бухгалтер захочет навредить клиенту и предоставит заведомо ложную информацию, то это уже преступление. Ответственность за него установлена статьей 306 Уголовного кодекса и предусматривает до 6 лет лишения свободы.