Общие правила приемки товаров сформулированы в статье 513 Гражданского кодекса. Там сказано, что осматривать товар покупатель может по правилам, установленным в законе либо в договоре. Поэтому на практике существует два варианта приемки.

Первый - так называемый законный. Это приемка товара по стародавним "совковым" инструкциям: от 25 апреля 1966 г. N П-7 (о приемке товара по качеству) и от 15 июня 1965 г. N П-6 (о приемке товара по количеству).
Второй вариант - договорной. То есть такой, какой вы сами пропишете в контракте с поставщиком.
В чем же плюсы и минусы каждого из них?
Инструктаж старых времен
Инструкции N П-6 и П-7 удобны тем, что в них настолько досконально описаны все необходимые действия поставщика и покупателя, что шансы попасть в непредвиденную ситуацию минимальны. Поэтому многие бухгалтеры и думают: зачем изобретать велосипед, если все уже и так отшлифовано? Гораздо удобнее просто взять и применить.
Имейте в виду: правила инструкций N П-6 и П-7 будут для вас обязательными, только если вы прямо предусмотрите это в договоре (п. 14 постановления Пленума ВАС от 22 октября 1997 г. N 18). Однако не спешите вносить соответствующий пункт в договор.
Дело в том, что у "всепредусмотрительности" инструкций есть существенная оборотная сторона. Неукоснительно соблюдать все их требования подчас бывает нелегко. Поэтому зачастую сотрудники фирм пренебрегают установленными в инструкциях обязательными правилами приемки. А делать это очень опасно. В случае споров с поставщиком это может лишить вас права предъявить те или иные претензии. Причем суд будет на его стороне. Расскажем обо всех "скользких" моментах инструкций по порядку.
Перво-наперво на транспорте, который доставил товар, нужно проверить пломбы отправителя и защитную маркировку. Затем - сверить наименование груза и транспортной маркировки с данными, указанными в транспортной накладной (п. 4 инструкции N П-6 и п. 3 инструкции N П-7).
Если прибывший товар - в полном порядке, просто составьте акт о приемке. Если же вас что-то в нем не устраивает (качество, количество, комплектность и проч.), приемку продукции надо приостановить. Количество поступившего товара, а также все дефекты, которые "вылезли наружу" при его приемке, нужно перечислить в специальном акте. Этот акт составляют в одностороннем порядке (п. 16 инструкции N П-6, п. 16 инструкции N П-7).
Обратите внимание: если вы нарушите эту процедуру, то впоследствии вы не сможете доказать в суде правомерность своих претензий к поставщику (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19 августа 2004 г. N А28-1906/2004-9/10, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 октября 2002 г. N Ф04/3895-1180/ Ф27-2002).
Некоторые недостатки в качестве товара (но только в качестве!) можно выявить лишь тогда, когда его начинают использовать. Такие недостатки называются "скрытыми". Фиксировать их разрешено в течение пяти дней с момента, когда они были обнаружены, но не позднее четырех месяцев со дня приемки товара. Об этом сказано в пункте 9 инструкции N П-7.
А теперь разберемся, насколько важно присутствие при приемке товара представителей поставщика. Оказывается, все зависит от того, откуда и куда "едет" товар. Допустим, товар поставляют из одного города в другой. В этом случае явка представителя необходима, только если это прямо предусмотрено в договоре. А вот если поставка одногородняя - присутствие представителя обязательно. Об этом сказано в пункте 16 инструкции N П-7 и в пункте 17 инструкции N П-6. Казалось бы, это незначительный нюанс, но, не обратив на него внимания, вы рискуете остаться без права предъявить поставщику какие-либо претензии по результатам приемки (постановление ФАС Центрального округа от 12 марта 2004 г. N А09-5092/03-5).
И еще один достойный внимания момент. В инструкциях приведено множество обязательных требований к представителям (п. 17 инструкции N П-6, п. 19 инструкции N П-7). И если хотя бы одно из них не будет выполнено (например, они не предъявят все необходимые документы, подтверждающие их полномочия), приемка товара может закончиться не в вашу пользу. В этом случае факт присутствия представителя поставщика могут не признать как таковой - со всеми вытекающими последствиями (недействительностью его подписи на актах и т. п.).
Вывод из всего этого можно сделать такой. Прежде чем указывать в договоре стандартную формулировку, что вы будете руководствоваться требованиями инструкций, задумайтесь. Возможно, вам будет удобнее, чтобы "работала" не вся инструкция, а лишь ее часть. Ведь вы можете перечислить в контракте только те положения инструкции, которые вы хотите "привязать" к договору. А во избежание разногласий лучше привести там еще и конкретные пункты.
Договорной прием
Однако некоторые фирмы считают более удобным разработать собственный порядок приемки товара. И прописать его прямо в договоре, что называется, "под себя". В чем же преимущество этого способа?
Во-первых, все сроки, которые каким-либо образом касаются приемки, в договоре можно прописать любые. То есть такие, которые будут удобны вам и вашему поставщику. Никаких ограничений по этим срокам законом не предусмотрено. "Например, срок для уведомления поставщика о претензиях я рекомендую устанавливать равным пяти дням, - советует Николай Ветохов, юрисконсульт одного из московских торговых предприятий. - В большинстве случаев этого времени вполне достаточно".
Однако здесь будьте внимательны с формулировками договора. Так, для оповещения партнера о претензиях по количеству, комплектности и ассортименту, точкой отсчета срока, как правило, делают дату получения товара. А вот для случаев, когда вы не согласны с качеством товара, лучше четко прописать в договоре, что срок уведомления начинает течь с того момента, когда обнаружен дефект. "Ведь совсем не обязательно, что скрытые дефекты обнаружатся в течение нескольких дней с момента поступления товара к покупателю, - объясняет Николай Ветохов. - А вдруг он начнет ими пользоваться только через месяц? И неизвестно, как скоро дефект даст о себе знать после начала эксплуатации новой продукции".
Обратите внимание: факт выявления скрытых дефектов обычно фиксируют в специальном документе. Как правило, это акт (о скрытых недостатках, о расхождении по качеству - называться он может в принципе как угодно, никакой строгой формы здесь нет).
В направленном поставщику уведомлении о претензиях нужно указать, что вы приглашаете его (или его представителя) на осмотр "проблемного" товара. Получив от вас такой сигнал, поставщик должен прореагировать на него. И в свою очередь направить вам письменное сообщение с согласием либо отказом на выезд. Кстати, не забудьте указать в договоре срок, в течение которого он должен это сделать. К примеру, он может быть равен трем дням.
"Конечно же, сам по себе выезд предусматривать совсем не обязательно, - поясняет Николай Ветохов. - Поэтому, если ни вы, ни партнер в этом особо не нуждаетесь, об этом пункте можно вообще забыть. С другой стороны, двусторонний акт приемки гораздо сложнее оспорить в суде, чем односторонний. Поэтому я бы рекомендовал не пренебрегать присутствием при приемке представителей обеих фирм".
"А у нас во всех договорах поставки .забито. такое условие, - делится директор подмосковной фирмы .Фаворит. Андрей Светов - .Представитель поставщика должен быть вызван только при обнаружении недостачи более 10 процентов от заказанного товара. При этом продавец вправе принимать участие в любой приемке товара на его усмотрение.. Оно здорово помогает. Рекомендую".
Когда все формальности с уведомлением поставщика выполнены, вы можете составить акт, в котором и будут отражены все ваши претензии к товару. Это может быть акт об установлении расхождений либо по ассортименту, по качеству, по комплектности, по количеству либо сразу по нескольким параметрам.
Копию такого акта в течение некоторого срока (того, который вы предусмотрите в договоре) нужно выслать своему поставщику вместе с претензией. Разумным сроком для такого действия считается 15 дней с момента направления поставщику письменного сообщения.
Имейте в виду: если вы четко не зафиксируете в договоре все необходимые сроки, у вас могут быть неприятности. Дело в том, что обычно в таких случаях (когда в контракте не указан срок исполнения какого-либо обязательства) считается, что те или иные действия вы должны выполнить "незамедлительно". То есть - в максимально короткий срок, какой только возможен в конкретной ситуации. Таковы обычаи делового оборота.
"Забывать указывать четкие сроки в договоре очень опасно, - предупреждает московский адвокат Сергей Кротов. - Ведь понятие незамедлительного действия нигде четко не прописано, оно сложилось стихийно. А .максимально короткий срок. в каждой конкретной ситуации - понятие весьма субъективное. Поэтому, если дело оказывается в суде, с определением таких сроков возникает масса сложностей".