Организации нередко выплачивают материальную помощь своим сотрудникам. Порядок бухгалтерского учета и налогообложения подобных операций имеет свои тонкости.
Как оформить материальную помощь
Фирма может выплачивать материальную помощь не только своим работникам, но и другим физическим лицам. Размер материальной помощи устанавливает руководитель предприятия и зависит он от характера и масштабов трудностей, которые постигли работника. Также будут учитываться и финансовые возможности фирмы. Порядок оказания материальной помощи может быть закреплен в коллективном или трудовом договоре.
Материальная помощь выплачивается на основании приказа руководителя или заявления работника. В приказе следует указать фамилию сотрудника, которому оказывается финансовая поддержка, причину, по которой она выдается, и сумму помощи. В заявлении работник должен отразить причину, по которой ему требуется помощь. На заявлении руководитель ставит свою резолюцию и указывает сумму, которая должна быть выплачена бухгалтерией.
Если материальная помощь необходима в связи с чрезвычайными обстоятельствами (пожар, хищение имущества и т. д.), то работник должен представить в бухгалтерию подтверждающие документы. Например, справку из органов пожарной охраны о пожаре или справку из милиции о факте кражи. При выплате помощи в связи со смертью члена семьи работника необходимо представить копию свидетельства о смерти.
Выдать материальную помощь сотруднику фирмы можно вместе с заработной платой по ведомости или по расходному кассовому ордеру. Если финансовая поддержка оказывается лицам, которые не работают в организации, то выплата оформляется расходным кассовым ордером.
Организация может включать сумму материальной помощи в состав внереализационных расходов или предоставлять ее за счет нераспределенной прибыли.
Отражаем в бухучете
За счет нераспределенной прибыли материальная помощь может выплачиваться только по решению общего собрания учредителей (акционеров) организации. В решении учредителей (акционеров) должно быть указано, что часть нераспределенной прибыли направляется на выплату материальной помощи.
Если фирма оказывает помощь своему работнику за счет нераспределенной прибыли, то в бухгалтерском учете эта операция отражается следующим образом:
Дебет 84 "Нераспределенная прибыль" Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - начислена материальная помощь работнику организации.
Если "материалка" выдается человеку, который не является сотрудником компании, то в учете нужно сделать такую проводку:
Дебет 84 Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - начислена материальная помощь гражданину, который не работает в организации.
Если учредители или акционеры фирмы не приняли решение о расходовании нераспределенной прибыли на выплату материальной помощи, то ее сумма включается в состав внереализационных расходов. В бухгалтерском учете такая операция может быть отражена следующим образом:
Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 70 - начислена материальная помощь работнику организации;
Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 76 - начислена материальная помощь человеку, который не является работником фирмы.
Выплата материальной помощи отражается так:
Дебет 70 (76) Кредит 50 (51) - выплачена материальная помощь.
Проблемы налогообложения
Порядок налогообложения материальной помощи во многом зависит от цели выплаты и от того, как она оформлена.
Налог на прибыль
Согласно пункту 23 статьи 270 Налогового кодекса расходы в виде сумм материальной помощи работникам не учитываются при налогообложении прибыли. Однако это не означает, что фирма ни при каких обстоятельствах не сможет уменьшить налогооблагаемый доход на сумму выданной материальной помощи.
В соответствии с пунктом 25 статьи 255 Налогового кодекса расходы, предусмотренные трудовым или коллективным договором, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли. Следовательно, если трудовой договор содержит пункт о предоставлении материальной помощи сотруднику, то уменьшить налогооблагаемый доход фирмы на эту сумму все-таки можно. Но налоговые инспекторы с этим категорически не согласны. В качестве аргумента они приводят пункт 23 статьи 270 Налогового кодекса в сравнении с пунктами 25 и 26 той же статьи. Нормы двух последних пунктов не позволяют включить в расходы при исчислении налога на прибыль оплату питания и проезда сотрудников, если иное не предусмотрено трудовыми договорами. В отношении материальной помощи такой оговорки нет, а значит, по мнению налоговых работников, затраты на материальную помощь не могут быть учтены при расчете налога на прибыль ни при каких условиях.
С точкой зрения инспекторов можно поспорить. В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса в трудовом договоре указываются условия оплаты труда работника, а именно: размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Получается, что любая предусмотренная в договоре выплата является вознаграждением за труд. Но чтобы материальную помощь признать таковой, она должна носить регулярный характер и быть экономически оправданной. Такого же мнения придерживаются и судьи. В постановлении ФАС Центрального округа от 9 марта 2004 г. ≤ А09-7432/03-29 арбитры указали, что суммы материальной помощи могут быть включены в состав расходов на основании статьи 255 Налогового кодекса, в случае если эти выплаты предусмотрены трудовым договором, входят в систему оплаты труда и не носят единовременного, исключительного характера.
Тем не менее разовую материальную помощь, оказываемую в связи с чрезвычайными событиями или смертью работника, учесть при расчете налога на прибыль не получится.
ЕСН (в том числе пенсионные взносы)
В соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса не облагаются ЕСН суммы единовременной материальной помощи, оказываемой следующим категориям граждан:
- физическим лицам, здоровью или имуществу которых был причинен ущерб в результате стихийного бедствия или другого чрезвычайного обстоятельства;
- пострадавшим от террористических актов на территории России;
- членам семьи умершего работника;
- работникам в связи со смертью члена семьи.
Материальная помощь, предоставляемая по иным причинам (например, к отпуску, в связи с тяжелым материальным положением и т. п.), освобождается от соцналога на основании пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса. Согласно этой норме выплаты физлицам, не уменьшающие базу по налогу на прибыль, ЕСН не облагаются. Если же фирма при расчете налога на прибыль учитывает суммы материальной помощи, выплачиваемые на основании трудовых договоров, то в этом случае придется уплатить ЕСН.
Взносы на страхование от несчастных случаев
Постановлением правительства от 7 июля 1999 г. ≤ 765 установлен перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС. В частности, к таким выплатам относятся суммы материальной помощи, оказываемой работникам в связи с постигшим их стихийным бедствием, пожаром, похищением имущества, увечьем, а также в связи со смертью работника или его близких родственников. С иных видов материальной помощи придется заплатить страховые взносы.
Кроме того, в соответствии с пунктом 1 статьи 5 Закона от 24 июля 1998 г. ≤ 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний" обязательному страхованию подлежат лица, выполняющие работу на основании трудовых договоров. Следовательно, если оформить выплату материальной помощи не на работника фирмы, а на его родственника, то страховые взносы в соцстрах платить не придется.
Налог на доходы физлиц
Пунктом 8 статьи 217 Налогового кодекса определен перечень видов материальной помощи, не облагаемых НДФЛ. В частности, к ним относятся выплаты в следующих ситуациях:
- в случае смерти самого работника или члена его семьи;
- пострадавшим от террористических актов на территории России.
При оказании материальной помощи в других случаях применяется пункт 28 той же статьи. Согласно нормам этого пункта не облагается НДФЛ материальная помощь, которая выплачивается работодателями своим работникам, а также бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту. Однако в данном случае налогом не облагается сумма материальной помощи в пределах 2000 рублей в год.
Пример
В течение апреля 2005 года ООО "Восток" оказало материальную помощь двум своим сотрудникам:
- Иванову В.И. - в размере 6000 руб. в связи со смертью отца;
- Смирнову С.А. - в размере 5000 руб. по причине тяжелого материального положения работника.
В соответствии с решением общего собрания учредителей выплаты осуществлялись за счет нераспределенной прибыли.
Фирма уплачивает взносы на обязательное страхование от несчастных случаев по ставке 0,2 %.
При начислении материальной помощи сотрудникам бухгалтер "Востока" сделал в учете такую проводку:
Дебет 84 Кредит 70 - 11 000 руб. (6000 + 5000) - начислена материальная помощь Иванову и Смирнову.
В налоговом учете суммы единовременной материальной помощи не учитываются в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (п. 23 ст. 270 НК). ЕСН обе суммы не облагаются (подп. 3 п. 1 ст. 238 НК - в отношении выплаты Иванову, п. 3 ст. 236 НК - по Смирнову).
Выплата в пользу Иванова взносами по несчастным случаям не облагается. С материальной помощи Смирнову фирма должна заплатить страховые взносы в ФСС. Их величина составит: 5000 руб. ? 0,2% = 10 руб. В бухгалтерском учете эта операция отражается следующим образом:
Дебет 84 Кредит 69 субсчет "Взносы по страхованию от несчастных случаев" - 10 руб. - начислены страховые взносы по несчастным случаям.
Материальная помощь Иванову НДФЛ не облагается (п. 8 ст. 217 НК). С выплаты Смирнову бухгалтеру придется удержать НДФЛ, но только с суммы, превышающей 2000 руб., то есть с 3000 руб. (5000 - 2000). При этом в бухучете делается такая проводка:
Дебет 70 Кредит 68 "Расчеты по НДФЛ" - 390 руб. (3000 ? 13%) - удержан НДФЛ с материальной помощи Смирнову;
Выплата материальной помощи работникам в учете отражается таким образом:
Дебет 70 Кредит 50 - 6000 руб. - выплачена материальная помощь Иванову;
Дебет 70 Кредит 50 - 4610 руб. (5000 - 390) - выдана материальная помощь Смирнову.
