Cказать по правде, случаи утраты (пропажи, гибели) документов довольно редки. Тем более если такое случается, даже самый опытный бухгалтер имеет право растеряться.

Первый шаг
Вообще-то ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 закона о бухучете). Так что первые шаги должен предпринимать он. Эти шаги описаны в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 ≤ 105).
Итак, в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин произошедшего. В эту комиссию в необходимых случаях включаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора (п. 6.8 положения). Если произошел залив помещения, следствием которого явилась гибель документов, то к работе в комиссии необходимо привлечь представителей организаций, отвечающих за эксплуатацию зданий.
При пожаре или заливе следует получить документ, составленный по этому факту; при краже желательно иметь документ из правоохранительных органов, подтверждающий факт произошедшего. Если документы утрачены в результате чрезвычайных событий или стихийных бедствий, то необходим подтверждающий документ из органов МЧС России.
Перечень пропавшей документации должен быть описан в документах, составленных уполномоченными органами, или оформлен приложением к ним. Главное, чтобы такой перечень был.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Налоговые последствия
Увы, эти мероприятия не освобождают организацию от доказательства правильности исчисления налогов. Налоговое законодательство не предусматривает никаких поблажек пострадавшим налогоплательщикам.
Напомним, что налоговой проверкой могут быть охвачены только три календарных года деятельности налогоплательщика, предшествующих году её проведения (ст. 87 НК РФ). Налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Книги покупок и продаж хранятся пять лет с даты последней записи (п. 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость; утв. постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 ≤ 914). Упомянутая же статья 17 закона о бухучете предписывает субъектам хозяйствования хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания оформления документов.
При отсутствии у налогоплательщика необходимых для расчета налогов документов налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие внесению в бюджет (внебюджетные фонды), расчетным путем. Основанием при этом служит имеющаяся у них информация о налогоплательщике, а также данные об иных аналогичных налогоплательщиках (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).
Если налоговые работники будут самостоятельно рассчитывать налоги, то подсчитанные ими величины налоговых баз по налогам не будут совпадать с исчисленными при сдаче налоговых деклараций (расчетов). Понятно, что разниться они будут в сторону увеличения, а подтвердить свои расчеты налогоплательщик не сможет из-за отсутствия первичных документов.
Все это позволит налоговикам применить статью 122 НК РФ, согласно которой за неуплату или неполную уплату сумм налога в результате занижения налоговой базы взыскивается штраф в размере 20% от неуплаченных сумм налога.
В то же время отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, отнесено законодателем к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов. Под таким нарушением в соответствии со статьей 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика. За грубые нарушения правил учета с организации может быть взыскан штраф в размере 5000 руб. Штрафные санкции увеличиваются в три раза, если грубые нарушения совершены в течение более одного налогового периода. Если же нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы, то штрафные санкции составляют 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Следует помнить о том, что согласно определению Конституционного Суда РФ от 18.01.01 ≤ 6-О положения пунктов 1 и 3 статьи 120 и пункта 1 статьи 122 НК РФ, определяющие недостаточно разграниченные между собой составы налоговых правонарушений, не могут применяться одновременно в качестве основания привлечения к ответственности за совершение одних и тех же неправомерных действий. Поэтому при наложении штрафных санкций должна применяться одна из этих статей.
Налоговые органы вправе запросить сведения для налогового контроля. Отсутствие первичных документов не позволит налогоплательщику исполнить пожелания налоговиков. И в этом случае организация рискует попасть под статью 126 НК РФ: непредставление в установленный срок в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.
Отметим, что среди обстоятельств, исключающих вину лицо в совершении налогового правонарушения, упомянуто и совершение им деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (подп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ). Указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в СМИ и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания. Отметим, что при недостаточном оснащении необходимыми средствами пожаротушения, пожарной сигнализации и т. п. объекта произошедший на нем пожар будет довольно трудно посчитать обстоятельствами непреодолимой силы.
Помимо того существует и административная ответственность за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов. В соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ за такие нарушения должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 20 до 30 МРОТ.

Восстановление документов
Следует решать вопрос о восстановлении документов. Определитесь прежде всего: за какой период будут восстанавливаться документы? Каково состояние документации в организации в целом? Возможно, что некоторые участки документооборота и не пострадали. Быть может, при оприходовании материально-производственных запасов на склад кладовщик для полноты их учета оставлял у себя копии накладных и счетов-фактур поставщика? Документация, хранящаяся в несгораемых сейфах, если и пострадала, то не до такой степени, чтобы для её восстановления требовались большие трудозатраты. Если при этом в организации сохранились данные бухгалтерского учета (например, компьютерная программа по ведению учета), то организации вообще крупно повезло. Данные учета совпадают с данными баланса и налоговых расчетов, представленных в инспекцию ФНС России. И это позволяет налогоплательщику понять, к чему необходимо стремиться. В случае невозможности восстановления всех первичных документов наличие реальной картины бухгалтерского и налогового учета позволяет оценить возможные налоговые последствия. Поэтому восстановление нужно начинать с исследования ресурсов организации.
Для проведения процедур восстановления документации должно быть назначено ответственное лицо - логичнее предположить, что это будет главный бухгалтер. Помимо того, что он является более чем заинтересованным лицом, на главного бухгалтера законом возложена обязанность по своевременному представлению полной и достоверной бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 7 закона о бухучете). Назначая ответственное лицо, руководителю следует определить его функции (организаторские, исполнительские), а также пределы компетенции, которые могут выражаться в предоставлении возможности привлечения как работников организации, так и внештатных сотрудников или сторонних организации.
Проделанный анализ позволит определить период восстановления первичных документов. Исходя из этого срока, можно начинать восстановление документации от поставщиков, клиентов и других хозяйствующих субъектов, в отношении с которыми имелись деловые связи.
Проще всего восстановить первичную документацию по банковским операциям. Обратитесь в обслуживающий банк с запросом о предоставлении копий банковских документов за тот промежуток времени, за который восстанавливается документация. У контрагентов и заказчиков можно попросить копии документов, подтверждающих факты совместной деятельности организации. Произведя сверку с налоговой инспекцией, можно восстановить начисленные суммы налогов. Можно попытаться обратиться в налоговый орган и с просьбой о выдаче копий налоговых деклараций и расчетов, указав это в заявлении о пропаже документов (о подаче такого заявления см. ниже).
Полностью восстановить первичные документы за пять, четыре, три года (минимум для налоговой проверки) практически невозможно. Если при этом пострадал бухгалтерский учет, то картина представляется безрадостной. Восстановление бухгалтерского учета - дело трудоемкое и дорогостоящее. При отсутствии (значительном или частичном) первичных документов вряд ли удастся выйти на те показатели, которые были представлены в налоговую инспекцию. Однако организация может восстановить учет частично.
После окончания работы, ответственным лицом составляется документ, в котором излагаются причины нецелесообразности продолжения дальнейших действий по восстановлению документов. В этом случае вся документация по восстановлению: запросы, переписка, справки из банка, восстановленные копии первичных документов, подшивается и хранится для предъявления при налоговой проверке.
Руководитель организации должен принять решение, следует ли обратиться в инспекцию ФНС России с заявлением об утрате документов и о невозможности их полного восстановления. Если принимается положительное решение, то к заявлению желательно приложить акт комиссии с подписями представителей государственных инстанций (пожарного надзора, следственных органов и т. п.), а также акт о прекращении работ по восстановлению документации.
Если же будет принято решение не оповещать налоговую инспекцию, то все собранные документы предъявляются при выездной налоговой проверке. Они послужат доказательством того, что работа по восстановлению документации в организации проводилась.
По нашему мнению, лучше обратиться в налоговые органы до назначения налоговой проверки - это лишнее свидетельство вашей добросовестности.
Налоговый орган постарается проверить подлинность предоставляемого документа, подтверждающего чрезвычайность события. Возможно, что убедившись в подлинности документа, налоговики великодушно откажутся от проведения выездной налоговой проверки за тот период, за который утрачены документы. Хотя, конечно, в это верится с трудом, но выездная налоговая проверка, скоре всего, не будет назначена тотчас. Если по её результатам организация посчитает, что принимаемое решение чересчур сурово, то за ней останется право обжаловать решение в суде.
Таким образом, факт утраты документов, не освобождает организацию от ответственности, и работу по восстановлению документов проводить нужно. Это будет являться важным доказательством добросовестности налогоплательщика, как для налоговых органов, так и в случае, если интересы налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Помимо бухгалтерской и налоговой документации могут быть утеряны и учредительные документы.
Как известно, ведение государственного реестра юридических лиц осуществляется налоговыми органами в соответствии с принципами, установленными Федеральным законом от 08.08.01 ≤ 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц", а также нормами, содержащимися в Правилах ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений (утв. постановлении Правительства РФ от 19.06.02 ≤ 438; далее - правила).
Содержащиеся в государственном реестре сведения о конкретном юридическом лице предоставляются по запросу в виде как выписки из государственного реестра, так и копий документов, находящихся в регистрационном деле (п. 20 правил).
Методическими разъяснениями по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица (утв. приказом МНС России от 18.04.03 ≤ БГ-3-09/198) определено, что при обращении юридического лица за выдачей учредительных документов в случае их утраты (уничтожения, порчи) выдача осуществляется в виде копий учредительных документов на основании запроса на платной основе в порядке, установленном упомянутыми правилами.
Поэтому для получения копий учредительных документов организации необходимо обратиться в налоговый орган по месту её постановки на учет с соответствующим запросом.
Могут быть утеряны и документарные облигации. Если облигация именная, то в соответствии с требованиями Федерального закона от 26.12.95 ≤ 208-ФЗ "Об акционерных обществах" эмитент обязан вести реестр их владельцев (п. 3 ст. 33 закона ≤ 208-ФЗ). При этом эмитент, ведя этот реестр, имеет необходимые данные о владельце облигации и обладает всеми необходимыми предпосылками для восстановления сертификата облигации ее владельцу. Обязательство восстановления возложено на него упомянутым пунктом закона ≤ 208-ФЗ. При этом плата за возобновление именной облигации должна быть назначена в разумных пределах.

Отражение в учете понесенных расходов
Расходы, связанные с восстановлением утерянной документации, в бухучете не связаны с изготовлением и реализацией продукции (работ, услуг). Если восстановление документации происходит после пожара, аварии или иного чрезвычайного события, то такие затраты можно отнести к чрезвычайным. Напомним, что к чрезвычайным расходам относятся потери, выраженные в стоимости учитываемого на балансе имущества, уничтоженного вследствие пожара, аварии и т. п. обстоятельств, а также расходы, связанные с ликвидацией последствий этих событий (п. 13 ПБУ 10/99; утв. приказом Минфина России от 06.05.99 ≤ 33н).
Если же документация утеряна иным способом, то затраты по её восстановлению следует отнести к внереализационным расходам. Независимо от отнесения затрат в бухгалтерском учете организации осуществляются следующие проводки:

Дебет 91-2 Кредит 51 - оплачены услуги банка по восстановлению банковских документом;
Дебет 91-2 Кредит 60 - отражены услуги сторонней организации по восстановлению учет;
Дебет 19 Кредит 60 - выделен НДС с этих услуг;
Дебет 91-2 Кредит 70 - начислена оплата специалисту по договору гражданско-правового характера;
Дебет 91-2 Кредит 69 - начислен ЕСН на вознаграждение по договору.

Разница в отнесении затрат проявится при заполнении Отчета о прибылях и убытках (форма ≤ 2). При отнесении затрат по восстановлению документации к чрезвычайным для них необходимо будет в этой форме добавить дополнительную строку.
В налоговом учете при исчислении налога на прибыль во внереализационные расходы, не связанные с производством и реализацией, включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с производством и (или) реализацией. Вводя перечень внереализационных расходов в статье 265 НК РФ, законодатель говорит "в частности", что говорит об его открытом характере. Перечень расходов, не учитываемых при налогообложении, приведенный в статье 270 НК РФ, также носит открытый характер. Причем иные расходы, не включаемые при налогообложении, должны не соответствовать критериям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Напомним их:
 - расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты осуществленные (понесенные) налогоплательщиком;
 - под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;
 - под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Из всего перечисленного наиболее сложно будет доказать налоговикам, что затраты по восстановлению документов произведены для осуществления деятельности, направленной на получение доходов. И скорее всего организации придется свыкнуться с мыслью, что эти затраты при прямом их оформлении как восстановление первичной документации бухгалтерского и налогового учета принять при исчислении налога на прибыль не удастся.
В этом случае у организаций, применяющих ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль" (утв. приказом Минфина России от 19.11.02 ≤ 114н), возникают постоянные разницы. Так как упомянутые расходы формируют бухгалтерскую прибыль отчетного периода и исключаются из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного так и последующих отчетных периодов (п. 4 ПБУ 18/02). А это означает, что необходимо начислить постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 Кредит 68 - начислено постоянное налоговое обязательство на величину расходов, связанных с восстановлением учетных данных.

Этого можно избежать, если оформлять затраты по восстановлению не впрямую, а как оказание консультационных услуг.