Сложно представить себе фирму, сотрудники которой не имели бы доступа к справочно-правовым системам. А в работе бухгалтеров подобные программы вообще незаменимы. Стоит заметить, что порядок учета и налогообложения расходов на их покупку имеет свои тонкости.

Как отразить в бухгалтерском учете
Затраты фирмы на приобретение справочно-правовых систем, как правило, включают в себя разовый платеж на покупку самой программы и регулярную оплату за обновление базы данных.
В бухучете расходы на покупку справочно-правовых систем учитывают в составе затрат по обычным видам деятельности. Поскольку правовые базы используют в течение длительного периода времени, то единовременные траты на их приобретение предварительно отражаются на счете 97 "Расходы будущих периодов". Это следует из пункта 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности (утверждено приказом Минфина от 29 июля 1998 г. ≤ 34н). Сумма, учтенная на счете 97, списывается на текущие расходы в течение всего срока использования программы. Обычно такой срок установлен в договоре, на основании которого была приобретена правовая система. Если контракт не содержит подобной информации, период использования программы следует установить самостоятельно приказом руководителя организации. Обратите внимание: этот период не должен быть меньше срока, на который фирма заключила договор об информационном обслуживании правовой базы.
Платежи за информационное обновление справочно-правовых систем также учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности. Они списываются на затраты того месяца, в котором были оказаны соответствующие услуги.

Пример
1 февраля 2005 года ООО "Оптовик" приобрело правовую базу "Торговля" стоимостью 30 000 руб. (без учета НДС). Кроме того, фирма заключила договор на информационное обслуживание системы сроком на один год. Ежемесячная сумма платы за обновление базы данных составляет 1000 руб. (без учета НДС).
Срок использования правовой системы в договоре не определен. Поэтому он был установлен приказом руководителя "Оптовика" и равен сроку действия договора об информационном обслуживании, то есть одному году.
Бухгалтер организации сделал в учете следующие проводки:
1 февраля 2005 года:
Дебет 97 Кредит 60 - 30 000 руб. - стоимость программы отнесена на расходы будущих периодов;
Дебет 60 Кредит 51 - 30 000 руб. - перечислены денежные средства за правовую систему.
В конце каждого месяца в период с февраля 2005-го по январь 2006 года:
Дебет 44 Кредит 97 - 2500 руб. (30 000 руб. : 12 мес.) - включены в состав расходов затраты на покупку программы в размере месячной доли;
Дебет 44 Кредит 60 - 1000 руб. - отнесена на расходы сумма оплаты за информационное обслуживание;
Дебет 60 Кредит 51 - 1000 руб. - перечислена плата за информационное обслуживание.

Особенности налогового учета
В налоговом учете затраты на приобретение правовых систем учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (ст. 264 НК). Это касается как разовых платежей за программу (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК), так и трат на информационное обслуживание базы данных (подп. 14 п. 1 ст. 264 НК).
Следует отметить, что исходя из буквального смысла подпункта 26 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса база по налогу на прибыль может быть уменьшена только на сумму расходов, произведенных только на основании лицензионных соглашений с правообладателем. Это означает, что даже документально подтвержденные затраты на покупку нелицензионных правовых баз не будут учитываться при расчете налога на прибыль.
Если фирма рассчитывает налог на прибыль методом начисления, то разовый платеж при покупке справочно-правовой системы может быть включен в расходы двумя способами: единовременно или постепенно в течение срока использования программы. Порядок признания таких расходов зависит от того, можно ли из содержания договора достоверно определить, к какому периоду времени относятся затраты на приобретение программы. Если в тексте договора указан срок использования правовой базы, то расходы на ее покупку списывают в налоговом учете постепенно, по аналогии с бухгалтерским учетом. Это следует из положений пункта 1 статьи 272 Налогового кодекса. Если же в договоре период пользования программой не прописан, то подобные затраты необходимо учесть единовременно в момент их возникновения. При этом срок использования программы, установленный фирмой самостоятельно, в целях налогового учета применить нельзя. В частности, специалисты УМНС по г. Москве в письме от 23 июля 2004 г. ≤ 26-12/49052 отмечают, что положения главы 25 Налогового кодекса не предоставляют организации права самостоятельно определять сроки списания осуществленных расходов.
Фирма, применяющая при расчете налога на прибыль кассовый метод, может списать расходы на покупку правовой системы сразу же после ее оплаты поставщику (п. 3 ст. 273 НК).
Затраты компании на информационное обслуживание справочно-правовых баз в полном объеме относятся к расходам того отчетного (налогового) периода, в котором они начислены (при методе начисления) или оплачены (при кассовом методе).
Итак, если в договоре на приобретение правовой базы не определен срок ее использования, то порядок бухгалтерского и налогового учета затрат будет различаться. Расходы на покупку программы в налоговом учете списываются сразу, а в бухгалтерском - постепенно. Следовательно, возникает налогооблагаемая временная разница. Это, в свою очередь, приводит к образованию отложенного налогового обязательства.
Пример
Продолжим предыдущий пример. Размер отложенного налогового обязательства составил 7200 руб. (30 000 руб. x 24%).
Бухгалтер "Оптовика" сделал в учете следующие проводки:
1 февраля 2005 года:
Дебет 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль" Кредит 77- 7200 руб. - отражено отложенное налоговое обязательство.
В конце каждого месяца в период с февраля 2005-го по январь 2006 года:
Дебет 77 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"- 600 руб. (7200 руб. : 12 мес.) - погашена месячная часть отложенного налогового обязательства.

Для того чтобы избежать возникновения разниц в учете и применения ПБУ 18/02, было бы целесообразно самостоятельно не устанавливать срок использования правовой базы и списывать эту программу на расходы в бухгалтерском учете сразу при ее приобретении. Однако в такой ситуации налоговые инспекторы вполне могут сослаться на нарушение пункта 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности и оштрафовать фирму по статье 120 Налогового кодекса.

Когда принять к вычету НДС?
Сумма единовременной оплаты за справочно-правовые базы учитывается в составе расходов будущих периодов. На практике у бухгалтеров нередко возникает вопрос, в какой момент можно принять к вычету "входной" НДС по таким тратам: в момент учета сумм на счете 97 или частями по мере списания расходов со счета 97 на затратные счета. При этом подразумевается, что остальные условия для зачета НДС выполнены.
Глава 21 Налогового кодекса не предусматривает особого порядка применения налоговых вычетов по расходам будущих периодов. Следовательно, вычеты по НДС в отношении затрат на покупку программ осуществляются при одновременном выполнении следующих условий:
- сумма налога перечислена поставщику;
- получен счет-фактура с выделенной суммой НДС;
- приобретенная правовая база предназначена для использования в деятельности, облагаемой НДС;
- программа принята к учету.
При этом не имеет значения, на каком счете бухгалтерского учета отражены расходы на покупку правовой системы. Важен сам факт принятия ее к учету. Следовательно, НДС, уплаченный при покупке базы данных, принимается к вычету в момент отражения соответствующих расходов на счете 97. При этом в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 97 Кредит 60- стоимость программы учтена в расходах будущих периодов;
Дебет 19 Кредит 60- учтен НДС;
Дебет 60 Кредит 51- программа оплачена поставщику;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19- принят к вычету НДС.

Положения главы 21 Налогового кодекса не предписывают применять особый порядок вычета по НДС в отношении расходов, которые при расчете налога на прибыль относятся к нескольким отчетным периодам. Иными словами, порядок признания затрат, установленный пунктом 1 статьи 272 Налогового кодекса, относится исключительно к налогу на прибыль и на порядок вычета по НДС не влияет. Однако налоговые инспекторы так не думают. В письме УМНС по г. Москве от 10 августа 2004 г. ≤ 24-11/52247 ревизоры отмечают следующее. Если фирма при расчете налога на прибыль учитывает расходы равными частями в течение определенного промежутка времени, то она может принять к вычету не всю сумму "входного" НДС, а только определенную долю налога. Эта доля определяется пропорционально сумме затрат, признанных в текущем отчетном периоде. Несмотря на то, что в данном письме речь идет о расходах на сертификацию продукции, контролеры вполне могут применить аналогичный подход и к другим расходам будущих периодов.
Таким образом, если в договоре на приобретение правовой базы установлен срок ее использования, инспекторы могут не признать единовременный вычет по НДС. Ведь в таком случае, по их мнению, НДС должен приниматься к вычету постепенно, по аналогии со списанием расходов в налоговом учете.
Пример
1 апреля 2005 года ЗАО "Восток" приобрело справочно-правовую базу стоимостью 59 000 руб. (в том числе НДС - 9000 руб.). Срок использования базы данных, определенный в договоре, составляет 3 года (36 месяцев). Следовательно, в течение этого времени расходы на ее приобретение будут списываться на текущие затраты как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Предположим, фирма решила не спорить с налоговыми инспекторами и согласилась принимать к вычету НДС пропорционально расходам, учтенным при расчете налога на прибыль.
Бухгалтер ЗАО "Восток" отразил операции следующим образом:
1 апреля 2005 года:
Дебет 97 Кредит 60- 50 000 руб. - затраты на покупку базы данных включены в расходы будущих периодов;
Дебет 19 Кредит 60- 9000 руб. - учтен НДС;
Дебет 60 Кредит 51- 59 000 руб. - перечислена оплата поставщику программы.
В конце каждого месяца на протяжении 3 лет:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 97- 1388,89 руб. (50 000 руб. : 36 мес.) - списана на текущие затраты месячная доля расходов на покупку программы.

Такая же сумма будет ежемесячно учитываться в расходах и при расчете налога на прибыль.
Одновременно отражается вычет по НДС:
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19- 250 руб. (9000 руб. : 36 мес.) - принят к вычету НДС в размере месячной доли.