Бухгалтерская справка . документ, который поможет вам исправить ошибки и не запутаться в собственных исправлениях. Эксперты журнала "Расчет" рассказали о том, как грамотно составить эту бумагу и в каких случаях она бывает полезна.

Лист бумаги и шариковая ручка
О том, что бухгалтерская справка . первичный документ, можно догадаться только по косвенным признакам. Напрямую это не прописано ни в одном нормативном документе. Например, в статье 313 Налогового кодекса сказано только, что подтверждением налогового учета являются первичные документы, включая справку бухгалтера.
Конкретно о том, как должна выглядеть бухгалтерская справка, тоже нигде не написано . ни в законе о бухгалтерском учете, ни в Налоговом кодексе. Поэтому каждый бухгалтер может разрабатывать форму бухгалтерской справки по своему вкусу.
Главное . не забывать, что справка . это все-таки первичка, а значит, она должна содержать все реквизиты, указанные в статье 9 Закона от 21 ноября 1996 г. ≤ 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". То есть наименование и дату составления документа, название вашей организации, содержание хозяйственной операции . описание того, что вы этой справкой подтверждаете. Кроме того, нужны единицы измерения хозяйственной операции, а также фамилии должностных лиц и их подписи. В нашем случае это будет одно лицо . главный бухгалтер. Даже если справку пишет бухгалтер, ведущий учет на каком-либо отдельном участке, документ обязательно должен подписать главбух.

Текст справки может выглядеть так:

31 мая 2005 года                    ЗАО "Ромашка"

Бухгалтерская справка

В марте 2005 года в результате ошибки был принят к вычету НДС по оприходованным, но неоплаченным в апреле этого же года картриджам для принтера (товарная накладная от 10.04.2005 г. ≤ 25/3, счет-фактура от 10.04.2005 г. ≤ 245).
В результате сумма недоплаченного в бюджет налога за март 2005 года составила 1 000 рублей.
Ошибка исправлена в журнале хозяйственных операций 31 мая 2005 года сторнировочной записью:
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

1 000 руб. . сторнирована сумма НДС, ошибочно принятая к вычету в марте 2005 года.

Главный бухгалтер Иванова                    /К.Е. Иванова/

Обычно справку пишут на простом листе бумаги формата А4 например, и подкалывают либо к тем документам, которые она поясняет, либо заводят отдельную папку "Бухгалтерские справки" (по каждому кварталу отдельно) и держат их там.

Удобный документ
В основном бухгалтерскую справку составляют для того, чтобы исправить ошибки, допущенные в бухгалтерском или налоговом учете, либо для того, чтобы показать систему расчетов тех или иных показателей для данных этих учетов.
По большому счету, бухгалтерские справки нужны самому бухгалтеру . от промахов никто не застрахован, их нужно исправлять, а справки как раз выступают пояснением к этим исправлениям. В справки нужно включать как можно больше информации. Ограничившись одной проводкой, исправляющей ошибку, вы можете впоследствии не вспомнить, по какой причине вы это делали . придется поднимать документы, а это лишний труд. Кстати, этим же, то есть копанием в ваших документах, могут заняться и проверяющие. Если уж вы забудете причину проводки, то им она тем более покажется тайной за семью печатями. И вполне возможно, что за разгадыванием этой тайны, они могут случайно наткнуться еще на одну, и еще. Этого можно избежать, дополнив справку чуть более подробной записью.
Если ошибка возникла из-за того, что в бухгалтерию вовремя не предоставили нужные документы, например, счет-фактуру, а директор все равно требует поставить НДС к вычету . не торопитесь. Прежде чем делать справку, попросите директора изложить свои требования в форме приказа. И уже на основании его делайте бухгалтерскую справку . так вы снимите с себя ответственность.
Писать бухгалтерскую справку стоит не только когда вы выявили ошибку: неправильную проводку или неверную сумму. Справка также нужна для разъяснения тех ваших действий в бухгалтерском и налоговом учете, на которые отсутствуют другие пояснительные документы. Например, вам на счет пришел аванс за товар. Вы должны тут же выписать счет-фактуру. А так как НДС в этой сумме отдельно не выделен, то его нужно рассчитать. Этот расчет можно сделать в бухгалтерской справке, которую потом нужно приколоть к счету-фактуре. В справке лучше указать номер этого счета-фактуры, товар, за который вам заплатили аванс, а также дату. В принципе это делать необязательно, но если авансы случаются часто, да еще и на одинаковые суммы . лучше все-таки потратить десять минут на справку.
Еще ситуация: от одного поставщика к вам поступил разный товар. Но стоимость доставки в товарно-транспортной накладной указана одной общей суммой. Для учета вам нужно выделить стоимость доставки по каждому товару отдельно. Для этого вы также составляете бухгалтерскую справку, где высчитываете эту стоимость. Потом она позволит объяснить, откуда вы взяли то или иную цифру.

Полезный эффект
Минуты, потраченные на составление подробной бухгалтерской справки, смогут окупиться тем, что документ станет хорошим подспорьем при возможных разбирательствах с налоговиками. Адвокат Владимир Фокин считает, что в потенциально спорных вопросах по уплате налогов бухгалтерские справки составлять просто необходимо. В его практике был случай, когда при защите интересов фирмы . по поводу возмещения экспортного НДС . в числе доказательств юристы фирмы представили суду бухгалтерские справки, которые содержали расчеты возмещаемого НДС на основании пропорции экспортной выручки к общей выручке предприятия. Дело в том, что инспекторы требуют вести отдельный учет входного НДС по экспортным и по внутренним операциям. А когда фирма этого не делает, отказывают ей в вычете. Расчеты в бухгалтерской справке суд признал раздельным учетом, а требования налоговиков - неправомерными.
Мнение адвоката подтверждает и арбитражная практика. Например, одной компании с помощью бухгалтерских справок удалось доказать, что приобретенные ГСМ использовались только в операциях, облагаемых НДС, и не участвовали в операциях, освобожденных от этого налога. Суд признал, что вычет по НДС фирма заявила правомерно, и отклонил претензии налоговиков.
Конечно, это не значит, что каждое ваше действие нужно дублировать внутренними документами . иногда достаточно и тех бумаг, которые предоставляют ваши партнеры по бизнесу. Но в сложных и спорных ситуациях все же лучше подстраховать себя.