Чем отличаются системы управления ресурсами предприятия (ERP), ещё только начинающие .победное шествие. по территории России, от широко распространённых учётных систем? Да в первую очередь тем, что в них автоматизирован весь цикл управления, который, как известно из кибернетики, обязательно включает в себя петлю обратной связи: на основании целей управления составляется план воздействия, затем по мере работы проводится фиксация реальных показателей, их анализ и на основании сравнения поставленных целей и достигнутых результатов вырабатывается корректирующее воздействие.
Так вот, учётная система позволяет только фиксировать реальные результаты и не включает в себя функции для автоматизации первого шага управления . планирования . и тем более сравнения .план . факт.. Иначе говоря, с их помощью можно выполнить только некоторую аналитическую часть управления, но не синтетическую.
Но корректно ли сравнивать ERP-системы с учётными системами? Скорее предыдущим поколением управленческого программного обеспечения принято считать системы управления производством на основе стандарта MRP II. Такое ПО уже включало в себя очень даже развитый аппарат планирования. Тогда в чём разница, в чём шаг вперёд?
Если проанализировать, чем, по мнению специалистов по автоматизации предприятий, современные ERP-комплексы должны отличаться от своих MRP II предшественников, то окажется, что основным требованием является полноценная автоматизация функций внутреннего финансового управления предприятием, или бюджетирования. По сути бюджетирование . это уровень управления, на котором планируется стоимость действий по исполнению всей вертикали планов, как стратегических, так и оперативных, а не только сугубо производственных, как это принято в стандарте MRP II.
Нет, конечно, есть и другие отличия. Например, в классические системы управления производством не включались модули для учёта кадров и расчёта заработной платы, которые характерны не только для систем управления ресурсами, но и для простых учётных систем. Не было там средств управления сбытом. В ERP II, самый новый из комплексных стандартов, добавлены требования к наличию функций управления персоналом (HRM . Human Resources Management) и управления взаимоотношениями с клиентами (CRM.Customer Relationship Management)... Но всё-таки самая главная черта . это автоматизация финансового планирования, которая в отличие от MRP II комплексов востребована на предприятиях самого различного профиля, а не только на производстве.
Ещё несколько лет назад спрос на подсистемы бюджетирования носил скорее виртуальный характер, т. е. почти все потенциальные клиенты интересовались таким программным обеспечением, но приобретали (а тем более внедряли) его единицы. В 2004 году, похоже, наконец наметился переход от виртуального спроса к реальному. А в ответ на такие тенденции рынок всегда откликается увеличением предложения. Неудивительно, что стали появляться новые программные продукты для автоматизации бюджетного процесса. Не стала исключением и наша компания, включившая в подсистему .КОМПАС: Управление финансами. модуль .Бюджетирование., предназначенный для автоматизации многопользовательского бюджетного процесса в рамках одного или нескольких офисов компании.
О составных частях
Поговорим о тех основных чертах, которые, как мы полагаем, обязана иметь подсистема для автоматизации бюджетирования.
Во-первых, она должна давать возможности не только для бюджетного планирования, но и для сопоставления и анализа разницы плановых и фактических данных. Фактические данные получаются, как правило, из других (учётных) подсистем ERP-комплекса за счёт работы в едином информационном пространстве. Планирование и анализ должны проводиться в самых различных разрезах: по центрам финансовой ответственности, направлениям деятельности и т. п., в том числе и по аналитическим показателям, вводимым самими пользователями.
Во-вторых, специфика каждого бизнеса диктует собственную финансовую структуру, свои неповторимые бюджетные форматы, свои режимы консолидации бюджетов структурных подразделений в сводные бюджеты компании, свои бюджетные регламенты... В общем, можно сказать, что бюджетирование . сугубо творческий процесс.
Поэтому подсистема не должна ограничиваться каким-то жёстко регламентированным процессом, навязывающим пользователю строго определённую тактику бюджетирования. Она должна быть открытым и гибким программным продуктом и позволять создавать в процессе настройки новые финансово-бюджетные модели, проводить консолидацию произвольного вида, учитывать произвольные внешние факторы и т. п. Каждый бюджет должен иметь неограниченное количество измерений.
Программное обеспечение должно не только обеспечивать широкие возможности первоначальной настройки, но и давать возможность клиенту удобно и быстро менять тактику бюджетирования в связи с изменением его бизнес-процессов. Необходимо обеспечить процесс бюджетирования как .сверху вниз., так и .снизу вверх.. Желательна реализации тактики как статичного, так и скользящего бюджета. И прочее и прочее.
Третьей непременной, на наш взгляд, чертой подсистемы должна являться функция моделирования бюджетов по принципу .что будет, если..... Для этого необходимо иметь возможность задавать перечень разнообразных внешних факторов (например, курсы валюты, уровень инфляции, уровень спроса на различные виды продукции с учётом сезонных колебаний, количественные показатели урожая зерновых, индекс Доу-Джонса . короче, всё, что только можно себе представить), а также возможность описать влияние этих внешних факторов на различные показатели бюджета (в формульном или алгоритмическом виде). Тогда моделирование легко осуществляется за счёт задания новых значений внешних факторов.
Подытожим всё сказанное с учётом названных выше основных требований в виде более подробного перечня функций. Итак, подсистема автоматизации бюджетирования должна содержать и реализовывать следующий набор основных функций.
1. Поддержка произвольных финансово-бюджетных моделей, настраиваемых пользователем, например: бюджета структурных подразделений, бизнес-плана, бюджета по направлениям деятельности, бюджета отдельного бизнес-процесса, вида товаров или услуг и т. д. (количество моделей бюджета не ограничено).
2. Формирование операционного бюджета, например бюджета продаж; производственного бюджета; бюджетов производственных запасов, закупок, трудовых ресурсов, коммерческих расходов, управленческих расходов; бюджета расчётов с кредиторами и т. д. в стоимостном и натуральном выражении.
3. Формирование финансового бюджета, например бюджета движения денежных средств; инвестиционного бюджета; прогнозного баланса; налогового бюджета и т. д.
4. Расчёт контрольных показателей для выявления финансового состояния предприятия (бюджетных показателей), например: себестоимости; маржи; рентабельности продуктов, активов, капитала; прибыли; оборачиваемости активов и т. п.
5. Возможность агрегирования и консолидирования данных по произвольным принципам.
6. Неограниченная иерархия статей бюджета . для обеспечения наглядности процесса его построения, а также процессов агрегации и .сверления. информации (drill down) при анализе структуры бюджета.
7. Неограниченная аналитика по статьям бюджета, в том числе за счёт аналитических разрезов, добавляемых пользователем.
8. Возможность учёта значений бюджетной статьи в разных валютах и натуральном измерении.
9. Возможность планирования и анализа различных статей бюджета с произвольными временными дискретами: день, месяц, квартал, год и т. п.
10. Поддержка большого спектра алгоритмов планирования: расчёт значений статей по временному горизонту планирования, расчёт по центрам финансовой ответственности при планировании .сверху вниз., статистические методы расчёта для отражения в бюджете логики объёмных операций с возможностью учёта сезонных колебаний, расчёт значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации, планирование .от достигнутого., моделирование .что будет, если. (автоматический пересчёт статей при изменении каких-либо показателей), технология .скользящего бюджета., расчёт по шаблону, описанному с помощью языка формул, и т. д.
11. Версионность планов (возможность подготовить, хранить и анализировать несколько версий одного и того же плана, например оптимистичный, наиболее вероятный, прогнозный и пр.).
12. Возможность описания любых внешних по отношению к предприятию факторов и алгоритмов их влияния на различные статьи бюджетов.
13. Возможность быстрого моделирования различных финансовых ситуаций за счёт задания новых значений внешних факторов.
14. Формирование платёжного календаря по центрам учёта денежных средств в любой валюте (самый .низкоуровневый. вариант финансового планирования).
15. Осуществление контроля над выполнением заявок на платежи с учётом данных платёжного календаря и бюджета.
16. Получение фактических данных о выполнении бюджета из различных модулей ERP-системы без повторного ввода первичной информации.
17. Анализ отклонений .план . факт. в абсолютных единицах и в процентном соотношении.
18. Большое количество отчётов с возможностью использования различных фильтров (выборок) при просмотре и печати информации.
19. Встроенный генератор отчётов, так как все необходимые формы и варианты отчётов в любом случае предусмотреть невозможно.
В результате внедрения подсистемы автоматизации бюджетирования, выполняющей все перечисленные функции и удовлетворяющей всем сформулированным требованиям, руководители и специалисты финансовых служб компании получают развитые средства для:
- автоматического построения консолидированных бюджетов по любой сложной организационной структуре предприятия . от холдинговой до структуры отделов и подразделений;
- формирования и анализа различных вариантов (сценариев) бюджетов, иными словами . для моделирования различных ситуаций, в том числе и с учётом возможного изменения внешних факторов;
- автоматизации процедуры согласования и утверждения бюджетов и хранения данных по всем этапам согласования;
- делегирования финансовой ответственности руководителям нижестоящих подразделений;
- гибкой настройки аналитических признаков;
- формирования плановых показателей бюджетов;
- формирования фактических показателей бюджета в автоматическом режиме на основе оперативных и бухгалтерских данных учётных подсистем;
- мониторинга и анализа исполнения бюджета;
- агрегирования бюджета по нескольким вариантам организационной структуры (например, по организационной структуре юридических лиц и по структуре функционального подчинения);
- гибкой настройки форм представления бюджетов для каждого подразделения;
- проведения оперативных корректировок бюджетов.
И как общий результат должны повыситься эффективность бизнеса и сократиться сроки выработки оптимальных управленческих решений.
