Многие фирмы, чтобы избежать проблем с вычетом по НДС при покупке ГСМ заключают с автозаправочными станциями договор и платят за бензин по безналу. При этом поставщик выдает талоны, которые фирма должна правильно учесть. Как это сделать, рассказали эксперты журнала "Расчет".

После того как фирма заключила с автозаправочной станцией договор купли-продажи и перечислила деньги, поставщик ГСМ выдаст талоны или топливные карты на нефтепродукты. По ним водители будут получать бензин на АЗС.
В талоне могут быть указаны:
- марка и количество топлива,
- сумма, на которую водитель может получить бензин по ценам на момент заправки,
- и то, и другое.
Учет талонов будет зависеть от того, в какой момент к фирме переходит право собственности на ГСМ и от вида талонов.

Учтем талоны, как БСО
В договоре обычно указывают, что право собственности на бензин переходит к фирме только после того, как водитель заправился по талону. В этом случае расчеты с поставщиками бензина происходят так. Сначала фирма авансом оплачивает ГСМ. Затем она получает талоны и выдает их водителям. Чтобы заправить машину, водитель передает служащему заправки талон и получает на АЗС чек, который затем сдает в бухгалтерию.
Оператор АЗС каждый день отчитывается по полученным талонам. На основании этого отчета в конце месяца поставщик составляет акт, где подробно расписывает, сколько топлива получила ваша фирма. Используя этот акт, вы должны оприходовать топливо в бухгалтерском учете организации. Кассовые чеки АЗС необходимы лишь для контроля. Вместе с актом продавец обязан выдать счет-фактуру. И только после этого вы сможете поставить НДС по полученному топливу к вычету.
Чтобы избежать злоупотреблений, нужно тщательно учитывать талоны. Для этого организация должна разработать форму книги движения талонов. Ответственность за ведение книги и выдачу талонов возлагается на материально ответственного сотрудника. В книге регистрируются полученные от поставщика и выданные водителям талоны. Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером и скреплена печатью.

Пример 1
Право собственности на ГСМ переходит к фирме в момент заправки. В начале месяца она перечислила АЗС 64 900 рублей. В течение месяца водители получили по талонам бензин на сумму 59 000 рублей, в том числе НДС - 9000 рублей. На талонах указаны только марка и количество топлива. До момента заправки автомобилей учет талонов нужно вести на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в штуках по стоимости приобретения.
В учете бухгалтер должен сделать такие проводки:
Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51 - 64 900 руб. - перечислен аванс поставщику;
Дебет 006 - 64 900 руб. - оприходованы талоны на бензин;
Кредит 006 - 64 900 руб. - выданы талоны под отчет водителю организации.

После того как в конце месяца фирма получила акт и счет-фактуру на фактически полученное топливо, в учете бухгалтер должен сделать такие проводки:
Дебет 10 субсчет "Топливо" Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" - 50 000 руб. - оприходован фактически полученный бензин;
Дебет 19 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" - 9000 руб. - отражен в учете НДС по фактически полученному бензину;
Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" Кредит 60 субсчет "Авансы выданные" - 59 000 руб. - зачтен аванс;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 9000 руб. - поставлен НДС к вычету по фактически полученному бензину;

Пример 2
Воспользуемся условиями первого примера. Изменим только один момент: талоны выписаны на определенную сумму. В этом случае их нужно учитывать на счете 50 субсчет "Денежные документы". В учете бухгалтер должен сделать такие проводки:

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" Кредит 51 - 64 900 руб. - оплачены талоны;
Дебет 50 субсчет "Денежные документы" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками" - 64 900 руб. - оприходованы талоны на бензин;
Дебет 71 Кредит 50 субсчет "Денежные документы" - 64 900 руб. - выданы талоны водителям.

В конце месяца бухгалтеру нужно сделать такие записи:
Дебет 10 субсчет "Топливо" Кредит 71 - 50 000 руб. - оприходован бензин;
Дебет 19 Кредит 71 - 9000 руб. - отражен в учете НДС по фактически полученному бензину;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 9000 руб. - поставлен НДС к вычету по фактически полученному бензину.

Налог возместим сразу
Предыдущий способ не слишком выгоден для фирмы. Ведь НДС вы можете поставить к вычету только после того, как водители получат бензин на АЗС. Чтобы снизить налог, можно в договоре прописать следующий пункт: право собственности на бензин переходит к фирме в момент получения талонов.
В этом случае продавец просто хранит имущество фирмы у себя на складе. На талонах должны быть указаны и количество, и стоимость ГСМ.
Общая сумма договора в этом случае будет состоять из двух частей: стоимости ГСМ и стоимости услуг по хранению ГСМ. Услуги по хранению ГСМ вы можете определить как процент от суммы оплаченного топлива или в виде фиксированной суммы.
Акт приема-передачи ГСМ поставщик должен составить в момент выдачи талонов. Одновременно с этим он выпишет счет-фактуру.
Акт о выполненных услугах по хранению и счет-фактуру к нему поставщик составит после того, как фирма выберет все количество ГСМ, указанное в договоре.

Пример 3
Право собственности на ГСМ переходит к фирме в момент получения талонов. В начале месяца она перечислила АЗС 64 900 рублей, в том числе НДС - 9900 рублей. В течение месяца водители получили по талонам бензин на сумму 59 000 рублей, в том числе НДС - 9000 рублей. Стоимость услуги по хранению - 5900 рублей, в том числе НДС - 900 рублей. Учет талонов нужно вести на счете 10 субсчет "Талоны ГСМ", а фактически полученный бензин на счете 10 субсчет "Топливо в баках". При этом бухгалтер должен сделать такие проводки:
Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" Кредит 51 - 64 900 руб. - оплачены талоны;
Дебет 10 субсчет "Талоны на ГСМ" Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" - 55 000 руб. - оприходованы талоны на бензин;
Дебет 19 Кредит 60 - 9900 руб. - отражен в учете НДС по бензину;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 9900 руб. - поставлен НДС к вычету;
Дебет 10 субсчет "Топливо в баках" Кредит 10 субсчет "Талоны на ГСМ" - 50 000 руб. (59 000 - 9000) - получен бензин по талонам;
Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" Кредит 51 - 5900 руб. - оплачены услуги хранения бензина;
Дебет 20, 26 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" - 5000 руб. - учтены затраты по хранению бензина;
Дебет 19 Кредит 60 - 900 руб. - отражен в учете НДС по услугам хранения;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 900 руб. - НДС по услугам хранения поставлен к вычету.

Нормы расхода утверждаем сами
Для того чтобы списать бензин, недостаточно выдать его водителю. Топливо должно быть фактически израсходовано. Чтобы подтвердить расход, вам нужен путевой лист, в котором указан пробег автомобиля за день. Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. ≤ 78.
Узнать количество израсходованного бензина можно, умножив пробег на норму расхода ГСМ для конкретной машины. Единственное требование статьи 252 Налогового кодекса - все расходы организации должны быть экономически оправданы и документально подтверждены. Поэтому нормы вы можете утвердить сами или взять из Норм расхода топлива и смазочных материалов, утвержденных Минтрансом 29 апреля 2003 г. ≤ Р3112194-0366-03.
При списании топлива в учете нужно сделать проводку:
Дебет 20, 26 Кредит 10 субсчет "Топливо" - стоимость бензина признана в составе расходов.