Для фирмы, которая занимается торговлей, возврат уже проданного товара не редкость. То покупателю не понравился товар, то он оказался с браком. Но документальное оформление каждой из этих операций это головная боль для бухгалтера, которой уже не один год.

Возврат возврату рознь
Порядок документального оформления операций по возврату товара, прежде всего, зависит от его причин. Обычно, таких причин две.

Первая  -  покупателя не устроил товар, и он расторгает договор купли-продажи. Товар может не устроить его в связи с нарушением продавцом тех или иных условий договора (например, поставка товара не того ассортимента или качества).

Вторая причина не связана с расторжением договора. Например, покупатель не смог товар продать и решил вернуть его обратно, а продавец, чтобы не портить отношения с покупателем, решил его принять. Рассмотрим каждый из этих случаев.

Случай первый и простой
Первая ситуация самая простая. Предположим, вы отгрузили покупателю товар, начислили НДС и заплатили его в бюджет. При приемке товара выяснилось, что он оказался не качественным и покупатель вам его вернул. В итоге передачи права собственности на товар так и не произошло. Поэтому, возвращая товар, бывший покупатель счет-фактуру не оформляет. Ведь это необходимо только при реализации товара (п. 3 ст. 168 НК РФ). Ему достаточно составить расходную накладную на возврат. Об этом сказано в пункте 2.1.9. Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. письмом Роскомторга от 10.07.96 ≤ 1-794/32-5). Типовой формы такой накладной нет. Поэтому покупатель может составить ее в произвольной форме. Главное  -  документ должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные для "первички" законом "О бухгалтерском учете". Впрочем, если покупатель не желает выдумывать форму этого документа, он может воспользоваться и обычной накладной (ТОРГ-12).
На основании этого документа бывший продавец должен:
 -  исправить в учете все записи, связанных с продажей возвращенного товара (их нужно сторнировать);
 -  оприходовать возвращенный товар, на основании накладной оформленной покупателем;
 -  исправить счет-фактуру, ранее выданный покупателю (то есть уменьшить количество проданного товара и суммы НДС по нему). Причем, как сказано в письме, такие исправления должны быть заверены печатью фирмы и подписью ее руководителя;
 -  исправить записи в книге продаж, связанных с начислением НДС по возвращенному товару.

Пример
ЗАО "Актив" отгрузило ООО "Пассив" 20 комплектов мебели. Продажная стоимость одного комплекта 118 000 руб. (в том числе НДС  -  18 000 руб.). Себестоимость одного комплекта  -  50 000 руб. "Актив" платит НДС "по отгрузке".
После приемки товаров покупателем выяснилось, что 10 комплектов оказались бракованными. Покупатель их вернул "Активу".
В учете "Актива" это отражают так:
 -  в момент отгрузки товаров:
Дебет 62 Кредит 90-1  -  2 360 000 руб. (20 шт. х 118 000 руб.)  -  учтена выручка от продажи 20 комплектов мебели;
Дебет 90-2 Кредит 41  -  1 000 000 руб. (20 шт. х 50 000 руб.)  -  списана себестоимость 20 комплектов мебели;
Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"  -  360 000 руб. (2 360 000 руб. х 18/118)  -  начислен НДС;
Дебет 90-9 Кредит 99  -  1 000 000 руб. (2 360 000  -  360 000  -  1 000 000)  -  отражен финансовый результат;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 51  -  360 000 руб.  -  налог перечислен в бюджет.

 -  после возврата товаров покупателем:
Дебет 62 Кредит 90-1  -  1 180 000 руб. (10 шт. х 118 000 руб.)  -  скорректирована выручка от продаж;
Дебет 90-2 Кредит 41  -  500 000 руб. (10 шт. х 50 000 руб.)  -  сторнирована себестоимость 10 комплектов возвращенной мебели;
Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"  -  180 000 руб. (1 180 000 руб. х 18/118)  -  скорректированы расчеты по НДС;
Дебет 90-9 Кредит 99  -  500 000 руб. (1 180 000  -  180 000  -  500 000)  -  скорректирован финансовый результат.
Затем бухгалтеру "Актива" нужно внести исправления в счет-фактуру и исправительные записи в книгу продаж, уменьшающие сумму налога, начисленную к уплате в бюджет.

Случай второй, посложнее.
Второй случай значительно сложней. Здесь право собственности на товары перейдет от одной фирмы к другой дважды. Первый раз  -  при передаче товаров (право собственности на него перейдет от продавца к покупателю). Второй  -  при возврате товара (право собственности перейдет от бывшего покупателя к бывшему продавцу). Эту операцию еще называют "обратной реализацией". Следовательно, в этом случае порядок оформления документов точно такой же, что и при обычной продаже товаров.
При отгрузке товаров продавец оформляет накладную (форма ≤ ТОРГ-12) и счет-фактуру. При возврате товаров эти же документы оформляет бывший покупатель. На их основании бывший продавец приходует товар и принимает НДС к вычету.

Пример
ЗАО "Актив" отгрузило ООО "Пассив" 20 комплектов мебели. Продажная стоимость одного комплекта 118 000 руб. (в том числе НДС  -  18 000 руб.). Себестоимость одного комплекта  -  50 000 руб.

В связи с тем, что "Пассив" не смог продать 10 комплектов, они были возвращены поставщику. "Актив" согласился их принять.

В учете "Актива" это отражают так:
 -  в момент отгрузки товаров:
Дебет 62 Кредит 90-1  -  2 360 000 руб. (20 шт. х 118 000 руб.)  -  учтена выручка от продажи 20 комплектов мебели;
Дебет 90-2 Кредит 41  -  1 000 000 руб. (20 шт. х 50 000 руб.)  -  списана себестоимость 20 комплектов мебели;
Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"  -  360 000 руб. (2 360 000 руб. х 18/118)  -  начислен НДС;
Дебет 90-9 Кредит 99  -  1 000 000 руб. (2 360 000  -  360 000  -  1 000 000)  -  отражен финансовый результат.
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 51  -  360 000 руб.  -  налог перечислен в бюджет;
Дебет 51 Кредит 62  -  2 360 000 руб.  -  поступили деньги от покупателя.

 -  в момент возврата товаров:
Дебет 41 Кредит 60  -  1 000 000 руб.  -  оприходован возвращенный товар;
Дебет 19 Кредит 60  -  180 000 руб.  -  учтен НДС по возвращенному товару;
Дебет 60 Кредит 51  -  1 180 000 руб.  -  перечислены деньги за возвращенный товар;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19  -  180 000 руб.  -  сумма налога принята к вычету.

Что делать если покупатель товаров не платит НДС? Например, когда он работает на "упрощенке" или "вмененке". Такая фирма счет-фактуру вам не оформит. По мнению финансистов (Письмо Минфина России от 14.07.05 ≤ 03-04-11/162 "О вычетах по НДС при возврате товаров"), в этом случае "принимать к вычету у продавца суммы налога на добавленную стоимость по возвращенным товарам оснований не имеется".
В результате данная операция становится очень не выгодной фирме-продавцу. Мало того, что нельзя принять НДС к вычету. Вдобавок к этому фирме придется заплатить налог на прибыль со сделки при первоначальной продаже товаров. Даже несмотря на то, что впоследствии товары были возвращены. Чтоб избежать негативных последствий, как продавцу так и покупателю проще всего оформить расторжение договора купли-продажи. И причин для этого можно найти множество. Главное - не забыть их вписать в условия договора.