О свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со статьей 93 Налогового кодекса Российской Федерации

Письмо Федеральной налоговой службы от 02.08.05 ≤ 01-2-04/1087
Если налоговики при проверке потребуют представить копии документов, идти к нотариусу не обязательно. Плательщик может сам изготовить и заверить необходимые копии.
Текст документа (в rar-архиве).
Если налоговики потребовали, чтобы вы представили копии документов, вам не обязательно идти к нотариусу. Копии может заверить руководитель самой организации-плательщика.

КОГДА И КАК ПРЕДЪЯВЛЯТЬ ДОКУМЕНТЫ
В комментируемом письме речь идет о ситуации, когда налоговый инспектор требует у плательщика представить документы на основании статьи 93 НК РФ.
Давайте разберемся, о чем идет речь.
Статья 93 НК РФ применяется только при проведении выездной (ст. 89 НК РФ) или камеральной (ст. 88 НК РФ) налоговой проверки. То есть налоговики не могут потребовать представить документы просто так, когда проверка вообще не проводится. Это прямо следует из текста данной статьи, а кроме того, с этим не спорят и сами налоговики (п. 1 раздела II информационного письма УМНС России по г. Москве от 16 сентября 2003 г. ≤ 11-15/ 50875).
При проведении встречной проверки (абз. 2 ст. 87 НК РФ) налоговики также не вправе ссылаться на положения статьи 93 НК РФ. Ведь при встречной проверке лицо, у которого истребуют документы, не выступает в качестве налогоплательщика. Такой вывод можно найти в судебной практике. В частности, в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 22 сентября 2004 г. по делу ≤ КА-А40/8106-04.
Комментируемая статья говорит, что документы нужно представить добровольно. На это плательщику отведено пять дней. Если он не уложится в этот срок, налоговики смогут его оштрафовать по пункту 1 статьи 126 НК РФ. Кроме того, они получат право произвести выемку документов в порядке статьи 94 НК РФ.
Есть и еще одно негативное последствие. Если не представить документы по требованию налоговиков, суд может посчитать, что вы противодействуете налоговому контролю. На этом основании плательщика могут оштрафовать, даже если с момента неуплаты налога истек срок давности привлечения к ответственности (постановление Конституционного суда РФ от 14 июля 2005 г. ≤ 9-П; опубликовано в ²ДК⌡ ≤ 15, 2005).

ЧТО МОГУТ ПОТРЕБОВАТЬ ПРОВЕРЯЮЩИЕ
Налоговики могут истребовать любые документы, которые связаны с налогообложением. Например, договоры, правоустанавливающие документы (свидетельства о регистрации права собственности и т. п.), первичные бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, счета-фактуры, книги покупок и продаж, регистры налогового учета, книги учета доходов и расходов.
Некоторые специалисты-практики высказывают мнение, что налоговики могут истребовать только те документы, которые налогоплательщик обязан представлять согласно налоговому законодательству. Их перечень дан в подпункте 4 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Это налоговые декларации и бухгалтерская отчетность. А представлять договоры и документы бухгалтерского учета НК РФ прямо не требует.
Но предупредим, что суды такую точку зрения не поддерживают. Логика у них такая. Плательщики исчисляют налоговую базу на основании регистров налогового учета и (или) иных документов об объектах налогообложения или связанных с налогообложением (ст. 54 НК РФ). Поэтому налоговики вправе истребовать любые документы, которые используются при исчислении налоговой базы (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 22 августа 2003 г. по делу ≤ А78-763/03-С2-2/248-Ф02- 2566/03-С1).
Однако судебная практика выработала и ограничения в пользу плательщиков. Так, налоговики вправе истребовать только те документы, которые относятся к проверяемому периоду (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 28 августа 2003 г. по делу ≤ А33-4927/03-С3н-Ф02- 2680/03-С1).

КОГДА ШТРАФА НЕ БУДЕТ Плательщик обязан представить документы после того, как получит требование от налоговиков по форме, утвержденной приказом МНС России от 10 апреля 2000 г. ≤ АП-3-16/138. Если у них не будет доказательств, что плательщик это требование получил, оштрафовать его они не смогут (постановления федеральных арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 27 сентября 2004 г. по делу ≤ Ф04-6800/2004 (А27-4929-6) и Московского округа от 2 июля 2004 г. по делу ≤ КА-А41/5420-04).

КАК ЗАВЕРИТЬ КОПИИ
Как видно из сказанного выше, налоговики вправе затребовать документы, которые могут быть необходимы в повседневной деятельности как самому плательщику, так и другим лицам. Поэтому в инспекцию нужно представлять не оригиналы документов, а их копии (абз. 3 п. 1 ст. 93 НК РФ). Но копии следует должным образом заверить. Как следует понимать эту фразу, налоговики рассказали в комментируемом письме.
Они объяснили, что вовсе не обязательно идти к нотариусу. Чтобы копии приобрели юридическую силу, заверить их может единоличный исполнительный орган плательщика (директор, генеральный директор). То есть лицо, которое на основании устава организации вправе действовать от ее имени без доверенности.
Налоговики объяснили, что заверенной копия документа будет считаться после того, как на ней проставят необходимые реквизиты, которые придадут ей юридическую силу (п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 ²Делопроизводство и архивное дело⌡).
Но единых требований к таким реквизитам нет. На практике правила оформления копий документов различные ведомства и организации закрепляют в своих положениях (инструкциях и т. п.) по делопроизводству.
Эти правила сводятся к следующему. На копии документа необходимо проставить заверительную надпись вида: ²Копия верна⌡, ²С подлинным верно⌡ и т. п., наименование должности лица, заверившего документ, его личную подпись с расшифровкой и дату заверения, а также оттиск печати организации. Если документ содержит несколько страниц, их нумеруют (нумерация должна быть сквозная), прошивают и скрепляют печатью на прошивке и подписью лица, заверившего документ. В этом случае заверять каждый лист не надо, а достаточно проставить необходимые реквизиты на обороте последней страницы документа. То есть там же, где документ скреплен.
Чтобы избежать возможных придирок налоговиков, порядок изготовления копий документов в организации можно закрепить в разделе ²Правила документооборота и технология обработки учетной информации⌡ учетной политики организации.
Если же изготовить копию самостоятельно по какой-либо причине невозможно (например, руководитель находится в командировке), копии можно заверить у нотариуса. Об этом также напомнила ФНС России.
На что еще нужно обратить внимание? При передаче заверенных копий налоговой инспекции целесообразно составить документ, подтверждающий этот факт. Если документы передаются лично инспектору, это может быть акт приема-передачи. Если же документы направлены по почте, подтвердить исполнение требования может опись вложений заказного почтового отправления. Эти документы могут понадобиться, если переданные копии по каким-либо причинам потеряются.

ФАКСИМИЛЕ НА КОПИЯХ Заверять копии документов факсимильным отображением подписи руководителя нельзя, даже несмотря на то, что о механических заменителях собственноручной подписи упоминает пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. Дело в том, что эта норма касается только гражданских отношений и неприменима в налоговых (п. 3 ст. 2 ГК РФ, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 13 августа 2002 г. по делу ≤ А12-2712/02-с36).