Мы проводим конференцию на тему "Командировка сотрудников: нюансы оформления и налогообложения". На ваши вопросы отвечают эксперты журнала "Консультант".

У нас сотрудники постоянно ездят в командировки за границу, чтобы "заключать договора", но пока безрезультатно. При этом все документы работники представляют. Могу ли я уменьшить прибыль на расходы, потраченные на такие командировки?
Елена, г. Москва
Уменьшить прибыль на командировочные расходы вы можете независимо от того, принесла командировка какой-либо результат или нет. Иногда инспекторы пытаются оспорить это, однако безуспешно. Приведем пример. Налоговая инспекция провела выездную проверку организации. Контролеры выяснили, что в 2001 году сотрудник ездил в командировки в регионы, в которых у нее не было контрагентов. Кроме того, по итогам командировок не было подписано никаких договоров, протоколов о намерениях и т. п. Инспекторы решили, что командировки носили непроизводственный характер, и доначислили фирме налог на прибыль. Компания обратилась в суд и выиграла дело. Судьи указали, что отсутствие конкретных результатов не изменяет характера командировочных расходов. Поскольку командировка была правильно оформлена, фирма обоснованно включила связанные с ней затраты в расходы (постановление ФАС Московского округа от 17 сентября 2003 г. по делу ≤ КА-А40/6781-03). К аналогичному решению пришли и судьи Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа (постановление от 9 февраля 2004 г. ≤ А56-20999/03).
Таким образом, независимо от результатов затраты на командировки уменьшают налогооблагаемую прибыль. Главное, чтобы была сформулирована цель командировки (в приказе или командировочном удостоверении) и эта цель была связана с деятельностью фирмы.

Подскажите, пожалуйста, озадачена вопросом. Наш сотрудник в среду вылетел в Минск самолетом из Москвы в 22:00. Платить ли ему суточные за этот день?
Лилия
Да, платить. Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т. д.), на котором работник уезжает в командировку, а днем приезда . день прибытия транспортного средства.
Обратите внимание: при отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее . следующие. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, нужно учитывать время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани). Аналогичные правила применяют, определяя последний день командировки.

Наш сотрудник летит в командировку самолетом. Чтобы добраться до аэропорта, мы заказали такси. Можем ли мы затраты на такси включить в расходы, уменьшающие прибыль? Спасибо.
Ольга В., бухгалтерНалоговый кодекс разрешает относить затраты на проезд работника к месту командировки и обратно в расходы фирмы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Однако проезд сотрудника на такси до аэропорта или вокзала Минфин относить к расходам не позволяет (письмо от 26 января 2005 г. ≤ 03-03-01-04/2/15). При этом министерство ссылается на Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. ≤ 62 "О служебных командировках в пределах СССР". А в пункте 12 инструкции сказано, что к командировочным расходам можно отнести проезд к аэропорту транспортом общего пользования, кроме такси.
Эта инструкция действует и по сей день, но только в той части, которая не противоречит Трудовому кодексу. Поэтому позицию Минфина можно оспорить. Ведь в статье 168 Трудового кодекса сказано, что фирма обязана возместить работнику все "командировочные" расходы по проезду, которые указаны в коллективном договоре или локальных нормативных актах компании. Да и в Налоговом кодексе никаких ограничений по транспортным командировочным расходам нет. Важно, чтобы они были обоснованны и документально подтверждены.
А вот с тем, что такие расходы не нужно облагать ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК) и НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), Минфин согласен.

Директор собрался в командировку и ему были куплены ж.-д. билеты. Планы поменялись, билеты сдали с потерей 20 процентов стоимости. Можно ли отнести суммы этой потери на расходы?
Елена, главный бухгалтер
Да, можете. В данном случае суммы, удержанные за возврат железнодорожного билета, следует рассматривать как штрафы. Налоговый кодекс включает штрафы во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК).

Ответьте, пожалуйста, на такой вопрос. В начале октября наш работник поедет в командировку в Санкт-Петербург. Однако мы уже сейчас заказали номер в гостинице. Сможем ли мы уменьшить прибыль на расходы по бронированию?
Н. Сомова, главный бухгалтер
Сможете. Расходы по найму жилого помещения, включая дополнительные услуги гостиниц, относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией продукции. Это записано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Таким образом, расходы по бронированию места в гостинице вы можете учесть при налогообложении прибыли. При этом надо, иметь подтверждающие документы: кассовый чек, счет гостиницы, счет-фактуру.

Сотрудник уехал в командировку в Италию. Можно ли расчетным путем выделить налог на добавленную стоимость из расходов по найму жилого помещения и зачесть его из бюджета?
Анна Н., главный бухгалтер
Нет, нельзя. На расчеты с бюджетом можно отнести только те суммы налога на добавленную стоимость, которые фирма оплатила, приобретая товарно-материальные ценности, работы и услуги только на российской территории. Это установлено статьей 171 Налогового кодекса.
В вашем же случае помещение находилось в Италии. Это значит, что местом оказания услуг не является российская территория. Следовательно, налог на добавленную стоимость по зарубежным командировкам расчетным путем не выделяется и из бюджета не вычитается.

На фирме сложилась практика, при которой сотрудники ездят по работе (заключение договоров, налаживание корпоративных связей и т. д.) в другие города района (на расстояние до 170 км), при этом успевают уехать и вернуться на рабочее место в пределах одного рабочего дня. Считается ли это командировкой, нужно ли оформлять командировочное удостоверение и т. д.? Спасибо.

Мария, бухгалтер
По статье 166 Трудового кодекса командировка . это поездка работника по распоряжению руководителя фирмы для выполнения того или иного поручения вне места его постоянной работы. Никаких ограничений по срокам командировки кодекс не содержит. Поэтому в такой ситуации нужно руководствоваться инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. ≤ 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Из пункта 2 этого документа следует, что командировка может не превышать одного дня.
Однодневную командировку надо оформлять в обычном порядке. При этом командировочное удостоверение работнику можно не выписывать (п. 2 инструкции ≤ 62). О том, что сотрудник фирмы был направлен в командировку, делается отметка в журнале учета работников, выбывающих в командировки.
При однодневной командировке фирма может оплатить сотруднику:
. расходы по проезду на вокзал в местах отправления, назначения и пересадок;
. разовые проездные билеты на городской транспорт;
. расходы на провоз багажа (например, той или иной аппаратуры, которая может понадобиться работнику).
А вот суточные при однодневных командировках работникам не выплачиваются (п. 15 инструкции ≤ 62).
Если сотрудник по окончании рабочего дня решил остаться по месту командировки, ему могут быть оплачены и расходы по найму жилья. Правда, в этой ситуации командировка однодневной считаться не будет.

Директор поехал в командировку в Москву на 6 дней. Поезд отправляется из Питера 16 сентября в 23:00. Что мне делать . считать этот день или нет? С одной стороны, "при отправлении до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки" и соответственно суточные формально полагаются на этот день. С другой стороны . директор в этот день на работе. Сижу теперь, мучаюсь, начислять суточные за этот день или нет. Такая же история и с прибытием обратно . поезд отправляется 21 сентября в 00:43, а прибывает в Питер в этот же день уже в 8:46. То есть директор практически с поезда может (при желании, конечно) выйти в этот день на работу.
Ирина, бухгалтер, г. Санкт-Петербург
Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т. д.), на котором работник отправляется в командировку. День приезда . день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее . следующие. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).
В вашем случае директор уезжает в 23:00, а приезжает в 8:46. Таким образом, вы должны выплатить суточные за 16 сентября (день отъезда) и за 21 сентября (день приезда). Кроме того, за эти дни вы должны выплатить работнику средний заработок (ст. 167 ТК).

И еще один вопрос. У меня есть квитанция страхового взноса (так называемое добровольное страхование, но усердно навязываемое вместе с покупкой билета). Уменьшает ли страховой взнос налогооблагаемую прибыль?
Ирина, бухгалтер, г. Санкт-Петербург
Действительно, при покупке железнодорожного или авиабилета "в нагрузку" продают полис медицинского страхования. На самом деле страхование в этом случае . дело добровольное, и, покупая билет, от страхового полиса можно отказаться. Однако продающие билеты кассиры напомнить об этом "забывают". Хотя цена страховки невелика, разберемся, можно ли ее включить в расходы и не придется ли при этом платить НДФЛ.
Стоимость полиса нельзя отнести к расходам на проезд. Тем не менее добровольное страхование сотрудников можно учитывать при налогообложении прибыли, если речь идет о страховке "исключительно на случай наступления смерти застрахованного лица или утраты застрахованным лицом трудоспособности в связи с исполнением им трудовых обязанностей" (п. 16 ст. 255 НК). Полис, продаваемый вместе с билетом, предусматривает страхование как раз на такой случай, поэтому его можно включить в расходы.
Поскольку полис предусматривает страхование жизни и здоровья сотрудника, удерживать НДФЛ с его стоимости не нужно (п. 3 ст. 213 НК). Начислять ЕСН также не придется (подп. 7 п. 1 ст. 238 НК).

Мы находимся в Красноярске. В октябре работник едет в командировку в Германию. Он вылетает из Красноярска в Москву, а затем из Москвы во Франкфурт. По каким нормам мы должны начислять ему суточные?
Дмитрий Р., бухгалтер
До дня пересечения границы работнику нужно начислить суточные по российским нормам. Начиная со дня въезда на территорию Германии, суточные рассчитываются в валюте и по нормам, установленным для этой страны. В тот день, когда работник вернется на территорию России, суточные вы должны рассчитать по нормам Российской Федерации.
Если ваш работник вылетает из Красноярска и прилетает во Франкфурт в один и тот же день, то суточные за этот день начисляют по нормам, установленным для Германии.
Если же работник прибывает во Франкфурт на следующий день после вылета из Красноярска, то суточные рассчитывают иначе.
Предположим, работник вылетел из Красноярска в Москву 10 октября. Билетов во Франкфурт в этот день не было, и работник вылетел в Германию только 11 октября. Вернулся работник из командировки 14 октября. Таким образом, общая продолжительность командировки составила 5 дней (с 10 по 14 октября). Суточные рассчитывают так:
. за 10 и 14 октября . по нормам, установленным для России;
. с 11 по 13 октября . по нормам, установленным для Германии.

Наш сотрудник был в командировке в Санкт-Петербурге. Ездил он туда на своем автомобиле. Могу ли я его затраты на бензин и автостоянку включить в расходы (все документы работник представил)?
Екатерина, бухгалтер
Можете, но только в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Установлены они постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. ≤ 92. Так, для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см норма равна 1200 рублям в месяц, а свыше 2000 куб. см . 1500 рублям.
С сумм, выплаченных сверх этих норм, нужно удержать налог на доходы физических лиц и начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве.

Мы направили работника в командировку за границу. Принимающая сторона обеспечивает его питанием. Должны ли мы еще ему платить суточные?
Ольга Рогова, бухгалтер
Да, вы должны выплатить работнику суточные, но не полностью, а частично. Связано это с тем, что если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30 процентов от установленной нормы. Таково требование пункта 3 постановления Правительства от 1 декабря 1993 г. ≤ 1261.

Добрый день. Сотрудник-курьер принят на работу 1-го числа и с 1-го же числа улетел в командировку, вернулся 10-го, а 11-го . в командировку, и так в течение 2-х месяцев. Как считать средний заработок, если график работы состоит из командировок, то есть нет ни дня, проведенного на основном месте работы.
Кондратьева М.В., зам. главного бухгалтера, г. Москва
За время нахождения в командировке работнику выплачивают среднюю заработную плату. Как ее рассчитывать, написано в постановлении Правительства от 11 апреля 2003 г. ≤ 213. Так, надо определить расчетный период (12 месяцев, предшествующих событию). В вашем случае расчетный период отсутствует. Кроме того, отсутствуют отработанные дни до командировки. В подобных ситуациях нужно применять пункт 7 постановления Правительства ≤ 213. Здесь сказано, что если сотрудник в расчетном периоде не имел фактически начисленной зарплаты, то все расчеты надо вести исходя из "тарифной ставки установленного ему разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения". Таким образом, все расчеты вы должны вести исходя из оклада курьера. Допустим, работник вышел на работу 1 сентября и сразу был направлен в командировку на 5 рабочих дней. В данном случае средний заработок надо рассчитать так:
3500 руб. : 22 р. д. х 5 р. д. = 795,46 руб.
(22 р. д. . количество рабочих дней в сентябре 2005 года).

Тема нашей следующей конференции . "Учет кассовых операций". На ваши вопросы ответят эксперты журнала "Расчет". Конференция состоится на сайте www.buhnews.ru 29 сентября. Вопросы вы можете присылать на электронный адрес: market@buhnews.ru