Если покупатель не расплатился за отгруженный товар, оказанные работы или услуги, дебиторскую задолженность придется списать на убытки.
Сделать это нужно в двух случаях:
- истек срок исковой давности (три года с того момента, как должник должен был исполнить свои обязательства, но не сделал этого);
- фирме стало известно о том, что долг не реален для взыскания (например, должник обанкротился или ликвидирован).

Кроме того, в данном случае может возникнуть обязанность фирмы заплатить в бюджет НДС.
Это произойдет, если компания определяет налоговую базу по НДС по "оплате". Как известно, при таком методе уплаты налога фирма должна заплатить НДС в бюджет лишь после того, как получит деньги от покупателя (заказчика). А раз он так и не расплатился, налог нужно перечислить в бюджет по итогам того налогового периода (месяца или квартала), когда задолженность была списана. При этом неважно, поступили к этому моменту деньги от должника или нет. Списание долга в этом случае приравнивается к его оплате. Таковы правила статьи 167 Налогового кодекса РФ.
Если же вы определяете налоговую базу по НДС "по отгрузке", платить налог в бюджет при списании задолженности не нужно. Вы его уже заплатили тогда, когда отгрузили покупателю товар.

Обратите внимание: если фирма определяет налогооблагаемую прибыль по методу начисления, списать просроченную задолженность она может за счет резерва по сомнительным долгам (при условии, что такой резерв был создан и предусмотрен учетной политикой).

Пример 1
Согласно учетной политике, ООО "Пассив" работает по методу начисления, определяет налоговую базу по НДС "по оплате" и платит этот налог помесячно. 18 июня 2002 года "Пассив" реализовало ЗАО "Актив" партию готовой продукции за 120 000 руб. (в том числе НДС - 20 000 руб.). Себестоимость проданной продукции - 60 000 руб. Бухгалтер "Пассива" сделал такие проводки:
ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90-1
- 120 000 руб. - отражена выручка от продажи продукции;
ДЕБЕТ 90-3 КРЕДИТ 76 субсчет "Расчеты по неоплаченному НДС"
- 20 000 руб. - начислен НДС с неоплаченной выручки;
ДЕБЕТ 90-2 КРЕДИТ 43
- 60 000 руб. - списана себестоимость проданной продукции;
ДЕБЕТ 90-9 КРЕДИТ 99
- 40 000 руб. (120 000 - 20 000 - 60 000) - отражен финансовый результат.
В течение трех лет деньги за отгруженную ему продукцию "Актив" не перечислил. 19 июня 2005 года истек срок исковой давности. Бухгалтер "Пассива" должен списать дебиторскую задолженность "Актива", а с выручки от продажи продукции начислить НДС. По июньской декларации налог нужно будет заплатить в бюджет.
Под дебиторскую задолженность "Пассивом" в 2005 году был создан резерв по сомнительным долгам на сумму 120 000 руб.

Бухгалтер "Пассива" делает записи:

в июне 2005 года
ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62
- 120 000 руб. - списана дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности за счет резерва;
ДЕБЕТ 76 субсчет "Расчеты по неоплаченному НДС" КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по НДС"
- 20 000 руб. - начислен НДС к уплате в бюджет;
ДЕБЕТ 007
- 120 000 руб. - списанная дебиторская задолженность отражена "за балансом" (где она должна учитываться еще в течение пяти лет);

в июле 2005 года
ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 51
- 20 000 руб. - перечислен НДС в бюджет (согласно июньской декларации).

А как быть, если после того как задолженность была списана, а НДС уплачен в бюджет, покупатель все-таки рассчитался за приобретенный товар? Тогда поступившую сумму нужно учесть в составе прочих доходов. Повторно эти деньги НДС не облагаются.

Пример 2
Возьмем условия предыдущего примера, дополнив их.
Предположим, что в августе 2005 года "Актив" все-таки перечислил деньги за отгруженную ему в 2002 году продукцию.
Бухгалтер "Пассива" сделает такие проводки:

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 91-1
- 120 000 руб. - поступили деньги от покупателя;
КРЕДИТ 007
- 120 000 руб. - дебиторская задолженность списана с забалансового счета.

Когда выгодно списать "дебиторку"?
Сумма списанной дебиторской задолженности уменьшает налогооблагаемую прибыль фирмы (при условии, что задолженность списана из-за того, что истек срок исковой давности или ее невозможно взыскать).
Получается, что списать задолженность компании выгоднее в том периоде, когда у нее есть прибыль, сумма которой больше размера задолженности. В этом случае при списании задолженности фирма заплатит НДС, но сэкономит на налоге на прибыль.

Пример 3
На начало третьего квартала 2005 года у ООО "Пассив" числится дебиторская задолженность по ранее отгруженным, но не оплаченным товарам, срок исковой давности которой в этом квартале истекает.
Сумма задолженности - 59 000 руб. (в том числе НДС - 9000 руб.).
Фирма исчисляет НДС "по оплате", а налог на прибыль - по методу начисления. Оба налога "Пассив" платит поквартально.
Предположим, что налоговая база по налогу на прибыль за полугодие (без учета списанной задолженности) составила 80 000 руб. Бухгалтер "Пассива" списал задолженность по истечении срока исковой давности.
Проводки будут такими:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 62
- 59 000 руб. - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности;
ДЕБЕТ 76 субсчет "Расчеты по неоплаченному НДС" КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по НДС"
- 9000 руб. - начислен НДС к уплате в бюджет;
ДЕБЕТ 007
- 59 000 руб. - списанная дебиторская задолженность учтена "за балансом".

Таким образом, облагаемая база по налогу на прибыль после списания задолженности составила 21 000 руб. (80 000 - 59 000), а налог на прибыль - 5040 руб. (21 000 руб. Х 24%). Если бы "Пассив" продлил срок исковой давности и не списал дебиторскую задолженность, то налог на прибыль составил бы 19 200 руб. (80 000 руб. Х 24%).
Списав же задолженность, фирма сэкономила 5160 руб. (19 200 - 5040 - 9000).

Когда "дебиторку" списывать невыгодно?
Невыгодно списывать дебиторскую задолженность, если в текущем периоде фирма получила убыток или прибыль, сумма которой значительно меньше размера долга.
Списав в этом случае задолженность, компания вынуждена будет заплатить НДС, но не сможет сэкономить на налоге на прибыль.

Также невыгодно списывать задолженность, если известно, что должник перечислит деньги после того, как долг уже будет списан. В этом случае компания при списании долга должна будет заплатить НДС, а после поступления денег еще и налог на прибыль со всей поступившей суммы.

В этих двух случаях кредитор заинтересован продлить срок исковой давности.
По общему правилу срок исковой давности начинает отсчитываться с той даты, не позже которой покупатель должен перечислить деньги по договору. Если же такая дата в договоре не установлена, срок исковой давности исчисляется с того момента, когда право собственности на товар перешло от продавца покупателю. Это установлено статьей 200 Гражданского кодекса.

Чтобы срок исковой давности прервался и начал отсчитываться снова, кредитор может обратиться в суд с иском к должнику. В этом случае срок исковой давности прерывается в тот день, когда суд принял исковое заявление.

Кроме того, срок исковой давности прерывается, если должник признал за собой долг.
Подтвердить это он должен письменно, прислав письмо или акт сверки расчетов.
Также подтверждением будет являться поступление от должника хоть какой-то суммы денег. В этом случае фирма-кредитор дебиторскую задолженность списывать не должна.