Обычно зарплата выплачивается в течение трех дней, начиная с установленной даты ее выдачи. Но что делать, если работник вдруг заболел и получить деньги не смог? Тогда эту сумму необходимо депонировать.

Оформляем документы
Главной темой семинара, который прошел в Москве на прошлой неделе, стала выдача заработной платы и проблемы, с этим связанные. Помимо прочих вопросов, бухгалтеры поинтересовались спецификой учета невыданной вовремя зарплаты. Обо всех подробностях расчетов с депонентами рассказал Александр Добровольский, главный специалист отдела труда компании "Бизнес-Прост".
"Заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, - начал с азов Александр. - Как вы знаете, об этом сказано в статье 136 Трудового кодекса. Оплата за труд происходит в конкретные дни первой и второй половины месяца. Такие дни должны быть закреплены в правилах трудового распорядка организации, коллективном или трудовом договорах. Но если за три дня, в течение которых происходит выплата, работник деньги не получит, то невыданная сумма депонируется. Для этого кассир должен сопоставить по расчетно-платежной ведомости фактически выданную сотрудникам зарплату и данные учета. На основании этого выводится остаток денег, которые необходимо депонировать. В ведомости, по которой происходит выдача зарплаты, напротив фамилий тех, кто ее не получил, в графе с подписью ставится штамп или пишется от руки "Депонировано".
Для учета расчетов с депонентами бухгалтеру необходимо вести книгу учета депонированной заработной платы. Она заводится на один год. В этом документе каждому депоненту отводят отдельную строку, где указывают его табельный номер, фамилию, имя, отчество и депонированную сумму. Затем на все депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер, и деньги передаются в банк в день закрытия платежной ведомости.
В бухгалтерском учете на сумму депонированной заработной платы делается запись по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 76-4 "Расчеты по депонированным суммам". На счете 76 кредиторская задолженность перед работником будет числиться в течение трех лет с момента ее начисления. Если работник за это время за своей зарплатой так и не придет (например, он уволился, а про деньги с перерасчета забыл), то вся сумма включается в состав внереализационных доходов. Отразить такую ситуацию необходимо по дебету счета 76-4 и кредиту счета 91-1 "Прочие доходы". Важно помнить, что сделать эти проводки бухгалтер сможет только после проведенной инвентаризации и приказа руководителя. Это правило установлено пунктом 78 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29 июня 1998 г. ≤ 34н.

Какие налоги уплачивать
Конечно, бухгалтеров сразу взволновали отчисления по ЕСН, НДФЛ и страховым взносам в ПФР. "Все не так сложно, - поспешил успокоить их лектор. - Начнем с НДФЛ. Организация вправе удержать этот налог непосредственно из доходов работника. На это указывает пункт 4 статьи 226 Налогового кодекса. Но в интересующем нас случае работник дохода не получает, значит, в соответствии с законодательством налог платить не надо. Однако обычно НДФЛ рассчитывают до получения денег в банке на выплату зарплаты. Но если вы перечислите налог, а деньги сотруднику отдать не успеете, проблемы не возникнет. Ведь рано или поздно заработную плату он все же получит, а следовательно, и налог на доходы с нее надо будет уплатить. В крайнем случае если вдруг "неполучение" зарплаты работником затянется на продолжительный срок, бухгалтер должен откорректировать его налоговые карточки на сумму уплаченного НДФЛ. А при исчислении налога в следующих периодах нужно будет учесть эту сумму переплаты".
Несмотря на то, что организация фактически не выплатила работнику зарплату, пересчитывать ЕСН и страховые взносы не надо. Как пояснил Александр, в соответствие с пунктом 1 статьи 236 Налогового кодекса эти платежи работодатель уплачивает с выплат и иных вознаграждений, начисленных персоналу. Поэтому не имеет значения, выплачены ему эти суммы или нет (см. также Закон "Об обязательном пенсионном страховании" от 15 декабря 2001 г. ≤ 167-ФЗ).

Рассмотрим на примере.
Депонированная заработная плата выдается работникам по расходному кассовому ордеру. Его дата и номер заносятся в книгу депонентов или в реестр депонированной зарплаты. В учете выплата депонентам отражается так:

Дебет 50-1 Кредит 51
- получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;
Дебет 76-4 Кредит 50-1
- депонированная заработная плата выдана работникам.

Чтобы окончательно усвоить этот материал, Александр привел следующий пример.

Пример
В августе 2005 года в ООО "Меркатор" начислили заработную плату работникам основного производства в сумме 10 000 рублей. Общая сумма налога на доходы физических лиц, удержанная из начисленной сотрудникам зарплаты, составила 1 300 руб. Зарплату за август "Меркатор" выплатил 5 сентября 2005 года.
Работнику "Меркатора" А.А. Петрову за август было начислено 3 000 руб., но из-за болезни деньги до 7 сентября он получить не смог.
Сумма НДФЛ, подлежащая удержанию с заработной платы Петрова, составляет 390 руб. Следовательно, размер выплаченных ему денежных средств составит 2 610 руб. (3 000 - 390).
Петров получил свою зарплату 12 сентября 2005 года.
ООО "Меркатор" уплачивает взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 3%, а ЕСН - по ставке 26%.
Начисляя 31 августа 2005 года заработную плату, бухгалтер "Меркатора" сделал следующие записи:

Дебет 20 Кредит 70
- 10 000 руб. - начислена зарплата за август 2005 года;
Дебет 20 Кредит 69-1
- 300 руб. (10 000 x 3%) - начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
Дебет 20 Кредит 69-1
- 320 руб. (10 000 х 3,2%) - начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в ФСС;
Дебет 20 Кредит 68 субсчет "Расчеты по ЕСН"
- 2000 руб. (10 000 х 20%) - начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в федеральный бюджет;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" Кредит 69-2
- 1400 руб. (10 000 х 14%) - начисленные взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 20 Кредит 69-3
- 280 (10 000 х 2,8%) - начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в фонды обязательного медицинского страхования;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 1300 руб. - удержан налог на доходы физических лиц с заработной платы, начисленной работникам организации за август 2005 года.

В день выдачи заработной платы 5 сентября 2005 года бухгалтер "Меркатора" сделал такие записи:

Дебет 69-1 Кредит 51
- 300 руб. - перечислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с зарплаты за август 2005 года;
Дебет 69-1 Кредит 51
- 320 руб. - перечислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в ФСС с зарплаты за август 2005 года;
Дебет 69-2 Кредит 51
- 1400 руб. - перечислены взносы на обязательное пенсионное страхование с заработной платы за август 2005 года;
Дебет 69-3 Кредит 51
- 280 руб. - перечислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в фонды обязательного медицинского страхования с зарплаты за август 2005 года;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" Кредит 51
- 1400 руб. - перечислен ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет;
Дебет 50-1 Кредит 51
- 8700 (10 000 - 1300) - оприходованы денежные средства, снятые с расчетного счета для выдачи заработной платы за август 2005 года;
Дебет 70 Кредит 50-1
- 6090 руб. (10 000 - 1300 - 2610) - выдана зарплата работникам ООО "Меркатор" (за исключением А.А. Петрова);
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ" Кредит 51
- 910 руб. (1300 - 390) - перечислен в бюджет НДФЛ (за вычетом налога, начисленного с зарплаты А.А. Петрова).

7 сентября 2005 г., в последний день выдачи зарплаты, бухгалтер "Меркатора" сделал такие записи:

Дебет 70 Кредит 76-4
- 2610 руб. - депонирована заработная плата А.А. Петрова;
Дебет 51 Кредит 50-1
- 2610 руб. - депонированная зарплата А.А. Петрова - сдана на расчетный счет в банк.

12 сентября 2005 года, после получения А.А. Петровым зарплаты за август, бухгалтер "Меркатора" сделал такие записи:

Дебет 50-1 Кредит 51
- 2610 руб. - оприходованы денежные средства, снятые с расчетного счета для выдачи зарплаты А.А. Петрову за август 2005 года;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ" Кредит 51
- 390 руб. - перечислен в бюджет налог на доходы физических лиц с заработной платы А.А. Петрова.