Проблемный подотчет
М. И. Кулькова, обозреватель "Федерального агентства финансовой информации"

Многие считают, что расчет с подотчетниками один из простейших участков в бухгалтерии. Однако это только на первый взгляд. На самом же деле нюансов в учете таких операций очень много. Это подтверждают и письма налоговых служб. Подробно обо всех возникающих проблемах рассказали эксперты журнала "Практическая бухгалтерия".

О суточных
ФНС разработала Методические указания для внутреннего пользования по проверке НДФЛ (письмо от 11 мая 2005 г. ≤ ГИ-14-04/187дсп). При ревизии подотчетных суточных налоговая служба по-прежнему самым решительным образом рекомендуют включать в доход сотрудников суммы, выдаваемые сверх норм. А что считать нормой? При выяснении отношений с инспектором бухгалтерам следует помнить о революционных постановлениях ВАС РФ от 26 января 2005 г. ≤ 16141/04, Президиума ВАС РФ от 26 апреля 2005 г. ≤ 14324/04, согласно которым фирмы могут устанавливать нормы суточных на основании внутренних документов.

О сроках
Перечень лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждает приказом руководитель фирмы. Если же такого документа нет, то срок выдачи денег считается неустановленным. То есть работник обязан вернуть выданную сумму в этот же день. Такое мнение высказало налоговое ведомство в письме ФНС РФ от 24 января 2005 г. ≤ 04-1-02/704.
В то же время в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ утвержденном решением совета директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. ≤ 40, указано другое правило. Сотрудники, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и рассчитаться.
Таким образом, в распоряжении у подотчетного лица есть как минимум три дня. Требование инспекторов рассчитаться по подотчетным суммам день в день сложно назвать законным.
А что же будет, если работник задержится с отчетом на несколько дней или даже месяцев? Для контролеров это означает, что деньги остались в распоряжении работника, что в таком случае он получил доход, который облагается ЕСН и НДФЛ.
Мнения же судей по данному вопросу неоднозначны. Одни считают, что выдача денежных средств под отчет работникам организации не относится к объекту обложения ЕСН, а является задолженностью работника перед предприятием (постановление ФАС Центрального округа от 8 января 2004 г. по делу ≤ А54-2875/03-С21, Уральского округа от 19 августа 2004 г. по делу ≤ Ф09-3354/04-АК). Иначе решил ФАС Восточно-Сибирского округа (постановление от 18 января 2005 г. по делу ≤ А74-1931/04-К2-Ф02-5672/04-С1). Здесь судьи указали, что несвоевременный возврат подотчетных сумм приводит к возникновению объекта по ЕСН. Правда, аргументировать такую точку зрения арбитры не потрудились.
И если ситуация не столь однозначна с ЕСН, то в случае с НДФЛ вопросов не возникает, поскольку этим налогом облагаются абсолютно любые выплаты в пользу физических лиц.
Указанные налоги, скорее всего, придется уплатить с сумм задолженности, которая перейдет на следующий календарный год, поскольку налоговый период будет закрыт (ст. 216, 240 НК).

О передаче подотчетных сумм
В другом письме налоговая служба уделила внимание проверкам фактов передачи подотчетных сумм третьим лицам. Также инспекторы рассмотрели вопрос выдачи наличных денежных средств подотчетникам, которые полностью не отчитались по ранее полученным суммам (письмо УФНС РФ по г. Москве от 5 апреля 2005 г. ≤ 21-08/22742). Запрет на совершение таких действий установлен пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Чем же это может грозить работодателю?
Передача выданных под отчет сумм другому лицу не приводит к возникновению объектов налогообложения по ЕСН или НДФЛ при условии, если по этим суммам уже отчитались (постановление ФАС Поволжского округа от 5 октября 2004 г. по делу ≤ А55-1517/04-29). Административная ответственность за такое нарушение не предусмотрена.
В случае выдачи новых подотчетных сумм при отсутствии отчета по старым также существует положительное судебное решение (постановления ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. по делу ≤ А56-33543/04). По мнению судей, и за это нарушение фирме расплачиваться не придется.

Что замаскировано под подотчетом?
Не секрет, что под видом выдачи денег под отчет может быть предоставлен займ. Кроме того, выдавая подотчетные суммы часто фирмы маскируют превышение остатка денежной наличности в кассе. Этим они избегают нарушение пунктов 6, 7 Порядка ведения кассовых операций. Причем доказать, что деньги подотчет выданны именно с таким умыслом, практически невозможно. Однако с учетом последних тенденций в судебной практике доказательства проверяющим могут и не понадобиться. Разобраться в ситуации им поможет понятие "недобросовестность".
На сегодняшний день законодательного определения недобросовестности нет. В то же время судебные и налоговые структуры все активнее пользуются этим определением при проведении проверок. Ежегодный рост числа арбитражных дел по этому вопросу составляет в среднем 50 процентов. Также есть письма, в которых изложены возможные признаки недобросовестности (письмо ВАС РФ от 11 ноября 2004 г. ≤ С5-7/уз-1355, УФНС РФ по г. Москве от 4 марта 2005 г. ≤ 09-15/13517).
Использования подотчета для сокрытия займа или для соблюдения кассовой дисциплины, явно носит признаки недобросовестности, но в то же время внешне все выглядит в рамках закона. Поэтому, если подобные операции не носят регулярного характера, то скорее всего, проблем у фирмы не возникнет. Но если инспектору покажется, что такой "подотчет" оформляется слишком часто, то организация может быть признана недобросовестным плательщиком (например, постановление Президиума ВАС РФ от 7 июня 2005 г. ≤ 924/05).
По-прежнему одним из популярнейших нарушений, выявляемых инспекторами при проверках подотчетных сумм, является отсутствие платежных документов. И несмотря на то, что зачастую товарно-материальные ценности уже куплены и лежат на складе, суммы, израсходованные на их приобретение, включаются в доход работников.
Вместе с тем судебная практика по данной теме такова. Если по приобретенным ТМЦ отсутствует документ, подтверждающий оплату, но факт их оприходования фирмой доказан, то полученные работником под отчет суммы не включаются в его доход (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июня 2005 г. по делу ≤ Ф08-2438/2005-989А, Уральского округа от 6 июня 2005 г. по делу ≤ Ф09-2366/05-С2).

*************************************************************

Инспекторы станут работать эффективнее
Н.Н. Глущенко, обозреватель "Федерального агентства финансовой информации"

ФНС выпустила новый Регламент организации работы инспекторов со своими "клиентами", который вступит в силу в ноябре текущего года. Эксперты журнала "Нормативные акты для бухгалтера" рассказали о том, какую ценность представляет этот документ для налогоплательщиков.

Новый порядок по старым правилам.
"Регламент организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами" был утвержден приказом ФНС от 9 сентября 2005 г. ≤ САЭ-3-01/444. Этот основополагающий документ адресован непосредственно территориальным инспекциям для использования в ежедневной работе. По своему предназначению он направлен на совершенствование взаимоотношений между инспекторами "на местах" и налогоплательщиками. А по сути, указывает на то, как в идеале должна быть построена работа инспекций по "обслуживанию" своих подопечных.
Сразу следует отметить, что новый порядок организации работы инспекций с налогоплательщиками разработан на основе прошлогоднего Регламента (приказ МНС России от 10 августа 2004 г. ≤ САЭ-3-27/468). Как и прежде, он будет содержать пять привычных разделов.
В первом разделе описаны основные правила приема налогоплательщиков, а также требования к оформлению и техническому оборудованию помещений, предназначенных для их обслуживания (операционным залам). Из него граждане и организации могут узнать о том, как их должны встретить и что они могут увидеть или услышать, придя в свою инспекцию.
Во втором разделе Регламента содержится информация по организации приема, регистрации входящих документов (бухгалтерской и налоговой отчетности, писем и запросов), а также выдаче подготовленных справок, свидетельств и уведомлений. Отдел по работе с налогоплательщиками все также остается одним из главных действующих лиц в инспекциях, через который происходит весь документооборот.
Особенности сверки расчетов раскрываются в третьем разделе. Помимо прочего в нем прописан порядок выдачи справок о состоянии расчетов и обязанности по уплате налогов и сборов. В целом процесс проведения сверки остался без изменений. Фирма или предприниматель может сделать это по письменному заявлению. По ликвидируемым и переходящим в другие инспекции организациям сверка проводится в обязательном порядке по инициативе сотрудников инспекции. А крупнейшие налогоплательщики будут проходить эту процедуру, как и раньше, ежеквартально.
Информационному обеспечению посвящен четвертый раздел. За инспекциями новый Регламент оставляет обязанность уведомлять плательщиков, в том числе в письменном виде, о действующем законодательстве о налогах и сборах, принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, порядке заполнения форм налоговой отчетности и т. д.
Пятый раздел посвящен организации работы инспекторов с их подопечными на территориально отдаленных рабочих местах межрайонных инспекций. Как и раньше, порядок приема и выдачи документов, сверки расчетов зависит от наличия у этих "отщепенцев" доступа к информационным ресурсам инспекции межрайонного уровня.
Как видно из содержания, структура нового Регламента, по сравнению с прошлогодним, не поменялась. Все его разделы расположены в той же последовательности и даже сохранили свое название. Но если внимательно присмотреться, то можно заметить, что некоторые положения нового документа все-таки отличаются от прежних.

.но с изменениями
Как одна из причин, необходимость обновления Регламента была вызвана тем, что за год существования прежний документ несколько "отстал от жизни". Еще в прошлом году Министерство Российской Федерации по налогам и сборам было преобразовано в Федеральную налоговую службу (Указ Президента РФ от 09 марта 2004 г. ≤ 314).
Одновременно с этим, главное налоговое ведомство страны сочло необходимым изменить и дополнить некоторые положения устаревшего порядка работы сотрудников инспекций с их подопечными. И если сравнить новый Регламент с его предшественником, среди приметных "нововведений" в документ следует выделить следующие:
. при подаче заявления, а так же иных документов о ввозе товаров и уплате косвенных налогов по форме, которая утверждена по согласованию налоговыми органами Российской Федерации и Республики Беларусь, налогоплательщик должен быть готов к тому, что сотрудник отдела по работе с налогоплательщиками может пригласить работника камерального отдела для более детального изучения и проверки представляемых в инспекцию документов (п. 2.1.8 Регламента);
. сделано своевременное дополнение, что на подаваемых в инспекцию заявлениях теперь проставляется не только отметка налоговой инспекции о приеме. Некоторые из них должны быть зарегистрированы и введены в информационную систему (п. 2.2.3 Регламента);
. внесено дополнение, что справку и другие документы по вопросам, относящимся к компетенции налоговой инспекции, кроме самого налогоплательщика может получить и его представитель (п. 2.2.4 Регламента);
. по необходимости инспекторы могут увеличить срок проведения сверки расчетов с крупнейшими налогоплательщиками. Сейчас он составляет десять рабочих дней в случае, когда у организации и инспекции отсутствуют расхождения в данных. Если же в расчетах обнаружены "нестыковки", то сверка может быть продлена еще на пять рабочих дней (п. 3.1.2 Регламента);
. срок исправления ошибки, допущенной работниками инспекции и обнаруженной на сверке расчетов с налогоплательщиком, увеличится. Теперь вместо трех рабочих дней, недочет должен быть исправлен не более чем за пять (п. 3.1.5 Регламента);
. срок оформления и подписания справки о состоянии расчетов налогоплательщика по налогам и сборам и взносам при отправке заявления по почте составит 12 рабочих дней. Для справок, заявку на которую он представил в инспекцию лично, срок остается прежним - 10 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 3.5.4 Регламента);
. в третьем разделе Регламента выделен в отдельную группу порядок выдачи налогоплательщику справки об исполнении его обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций (п. 3.6 Регламента);
. срок ответа на письменные запросы юридических и физических лиц будет единым и составит 30 календарных дней с момента поступления запроса в инспекцию (лично или по почте). Причем налогоплательщики, которые представляют отчетность по телекоммуникационным каналам связи, будут лишены приоритета. Теперь они смогут получить ответ на свой запрос также в течение 30 дней в отличие от предыдущего срока в 15 дней с момента регистрации запроса. Кроме того, при необходимости налоговая инспекция может продлить срок ответа еще на один месяц, о чем должна уведомить заявителя (п. 4.3.2.3 Регламента);
. теперь порядок обслуживания налогоплательщиков инспекторами на территориально обособленных рабочих местах зависит только от наличия или отсутствия у них доступа к информационным ресурсам ИФНС межрайонного уровня. Напомним, что ранее на организацию их работы влияли еще такие факторы, как транспортное сообщение с центральным офисом и режим доступа к информационной системе (п. 5.1.1 Регламента);
. порядок выдачи справок об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов (сборов, страховых взносов, пеней, санкций) на территориально обособленных рабочих местах межрайонных инспекций, такой же, как и для справки о состоянии расчетов по налогам, сборам и взносам (п. 5.5.2 Регламента). Только он выделен в отдельную группу. Причем работники главного налогового ведомства не рекомендуют отправлять заявления на их получение почтовым отправлением (п. 5.5.1, подп. 1 п. 5.4.1.1 Регламента). Видимо, такой совет обусловлен тем, что для оформления справок установлен определенный срок. А как известно, отправленное по почте заявление может затеряться, или же пройдет срок по его исполнению, пока общий отдел разыщет его во входящей корреспонденции и зарегистрирует.
Следует заметить, что выше были приведены не все отличия в положениях нового и прошлогоднего Регламента, а лишь более значимая их часть. Остальные "нововведения" затрагивают лишь организационную работу внутри и между отделами инспекции, поэтому не представляют особого интереса для налогоплательщиков.