Проблемы с НДС по командировочным расходам начались с середины лета 2002 года - момента вступления в силу Федерального закона от 29 мая 2002 г. ≤57-ФЗ. Тогда из Налогового кодекса исключили абзац, где говорилось, что налоговый вычет по НДС можно получить, даже если у вас нет счетов-фактур.
Осенью МНС обновило Методические рекомендации к 21-й главе Налогового кодекса об НДС. Правила, по которым можно уменьшить сумму налога, теперь таковы. Чтобы принять НДС к вычету, при оплате услуг гостиниц за наличные необходимо получить счет-фактуру и расчетные документы (кассовый чек или бланк строгой отчетности). Счет-фактуру также нужно выбивать и в поезде при оплате постельного белья. А для того чтобы принять к вычету НДС, заплаченный при покупке билета, в нем должна быть отдельной строкой выделена сумма налога.


Дорога, дорога...

Найти на авиа- или железнодорожном билете выделенную сумму НДС невозможно. Ее там просто нет. ²Вы бы видели эти билеты (речь идет о железнодорожных билетах. - Прим. ред.)! Никакого выделения НДС там и в помине нет. Рядом с сокращениями типа Н, СТР. и НсП стоят непонятные суммы. Можно только догадываться, что это номинальная стоимость билета, сумма страхового сбора и налог с продаж. Причем каким образом рассчитана, например, сумма налога с продаж, неясно. Мы пробовали разные варианты и на указанные цифры не выходили. В общем, приходится всю стоимость билета списывать на расходы. Боюсь, что так происходит по всей России. Ведь железнодорожные билеты оформляют в одной компьютерной программе⌡, - жалуется Вера Кудрявцева, бухгалтер из Новороссийска.
В Министерстве путей сообщения нам сказали, что в ближайшее время все будет по-прежнему. Сами чиновники ничего менять не собираются, если только им не скажет это сделать правительство. Оно и понятно: чего волноваться, билеты и так покупать будут, ведь частных железнодорожных компаний у нас нет.
Казалось бы, наличие выделенного НДС в билете - большой плюс для авиакомпании. Ведь на рынке воздушных перевозок жесткая конкуренция. Но в таких крупных авиакомпаниях, как ²Аэрофлот⌡ и ²Сибирь⌡, нам заявили, что подобных планов насчет НДС у них нет. Зато интересную вещь поведала Ольга Немина, бухгалтер ОАО ²Уральские авиалинии⌡: ²У нас есть договоренность с администрацией Екатеринбурга. Тем, кто покупает билеты в Екатеринбург или оттуда, в билетах отдельной строкой выделяется НДС. По другим направлениям у нас пока билеты, в которых НДС не указан⌡. Но это скорее единичный случай.
Выходом из сложившейся ситуации может стать покупка билетов по безналичному расчету через агентство или транспортную компанию. Продавец билетов выставляет накладную и счет-фактуру, в которых четко указаны все требуемые суммы. Например, так эту проблему для себя решила бухгалтер московской оптовой фирмы Анна Никифорова: ²Мы уже давно покупаем билеты по безналу через агентство, и голову над тем, как принять к вычету НДС, не ломаем⌡.
Квитанции по постельному белью в поезде тоже навевают тоску. Очень часто это тетрадный листок в клеточку с подписью проводника и с печатью машиниста. НДС, выделенный отдельной строкой, в таком ²документе⌡ искать бесполезно. ²Я такой ²листок из тетрадки⌡ и для подтверждения расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, не беру. Суммы небольшие, а бумажка явно на документ не похожа⌡, - делится Ольга Васильева, бухгалтер из Санкт-Петербурга. А мысль попросить у проводника к квитанции счет-фактуру вызывает только улыбку.
Конечно, есть бланк строгой отчетности ²Квитанция о получении платы за пользование постельным бельем в поездах⌡ (форма ВУ-9), который исправно выдают на некоторых направлениях. Но практика показывает, что далеко не на всех. Да и в этой квитанции НДС отдельной строкой никто не выделяет. Единственная польза от этого документа - нормальное подтверждение расходов для расчета налога на прибыль.
Но и с квитанцией не все так просто. Бланки строгой отчетности Минфин согласует с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК). Форма квитанции по постельному белью согласована. Только вот срок действия согласования заканчивается 1 января 2003 года. Об этом говорится в письме МНС от 6 марта 2000 г.≤ ВНК-6-26/173. Однако в ГМЭК нас заверили, что и в 2003 году по-прежнему будут действительны старые формы квитанций.


Случай в гостинице

В гостиницах командированные работники тоже часто попадают в тупик. Добиться счета-фактуры от администратора часто бывает просто невозможно. В лучшем случае он выдаст компьютерную распечатку счета за услуги со штампом гостиницы, в котором, опять же в лучшем случае, будут слова ²в том числе НДС⌡. Вот этих слов как раз следует опасаться.
Налоговики трактуют их как необходимость выделить НДС расчетным путем, списать полученную сумму за счет собственных средств, а остальное отнести на расходы. По их мнению, в противном случае занижается база по налогу на прибыль. ²Если у вас нет счета-фактуры и НДС нигде не выделен, то считайте, что вам повезло: всю стоимость проживания можно списать на расходы. Если налог выделен, а счет-фактура отсутствует, придется гасить его из собственных источников⌡, - считает Оксана Мешкова, аудитор компании ²Юр-Аудит⌡. Так что лучше попросить администратора не писать слова ²в том числе НДС⌡.
Но некоторые находят выход и здесь: ²Во избежание подобного рода трудностей с НДС мы выдаем доверенность от организации командированным сотрудникам. Очень часто это помогает - гостиница выдает счет-фактуру⌡, - делится опытом Иван Поляков, директор новосибирской торговой фирмы.
А вот что нам посоветовали в гостинице ²Красноярск⌡ одноименного города: ²Вообще мы не выдаем счета-фактуры. Ни одна гостиница у нас в городе этого не делает. Но можно поступить так. Напишите гарантийное письмо на имя гендиректора. В нем укажите, что гарантируете оплату проживания своего сотрудника в таком-то номере на такой-то срок наличными через центральную кассу гостиницы. Поставьте свою печать, подписи главбуха и директора и укажите свои реквизиты. В этом случае вашему сотруднику мы дадим счет-фактуру. И еще: центральная касса работает с полдевятого утра до пяти вечера. В другое время и в выходные у вас ничего не получится...⌡
Это, конечно, вариант. Но если сотрудник заселился в гостиницу, например, в семь вечера, а в полвосьмого утра следующего дня ему уже нужно уезжать, вопрос остается открытым. Да и не все гостиницы так сговорчивы.


Можно и поспорить

В Налоговом кодексе сказано, что зачесть НДС можно на основании счетов-фактур и документов, подтверждающих уплату налога. При этом по командировкам кодекс разрешает вместо счетов-фактур использовать ²иные документы⌡. Они должны подтверждать расходы на проезд к месту командировки и обратно, расходы на постельные принадлежности в поездах, а также расходы на наем жилья. Правда, при этом в кассовом чеке сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой (п. 4 ст. 168 Налогового кодекса). Это же правило распространяется на бланки строгой отчетности.
И все-таки даже специалисты не могут сойтись во мнении: что же делать, если ²гостиничные⌡ документы не отвечают налоговым стандартам? Оксана Мешкова не видит перспективы принятия НДС к зачету без счета-фактуры: ²А никак вы его тогда не примете. Тут можно спорить с налоговой и отстаивать свою позицию, но вряд ли вы что-то докажете. Потому что в Методических рекомендациях к 21-й главе черным по белому написано, что по гостиницам должен быть счет-фактура и отдельной строкой НДС⌡.
Однако юрист компании ²Пепеляев, Гольцблат и партнеры⌡ Максим Максимовский считает иначе: ²Требования налоговиков нужно рассматривать лишь как их пожелания. Чтобы не забывать об их ²весомости⌡, достаточно периодически смотреть на название документа - ²Методические рекомендации по применению главы 21 Налогового кодекса⌡. Между тем в самом кодексе сказано, что в некоторых случаях налог можно возместить и ²на основании иных документов⌡. Командировочные расходы как раз такой случай. Поэтому по билетам, например, вы можете рассчитать НДС по расчетной ставке 20/120⌡.
Тем не менее при проверке налоговики будут руководствоваться именно Методическими рекомендациями. И вряд ли они согласятся, что для принятия налога к вычету можно обойтись грамотно оформленным счетом за услуги гостиницы с выделением суммы НДС и штампом ²оплачено⌡. Поэтому покупать билеты лучше по безналичному расчету через агентство. По безналу желательно оплатить и услуги гостиницы. В крайнем случае позвонить в гостиницу и попытаться заранее договориться на предмет оформления счета-фактуры.

Какие у вас проблемы с НДС по командировочным расходам:

Гречина Валентина, главбух ОАО ²Старт⌡, г. Белгород:
- Проблема единственная - НДС к вычету без счета-фактуры принять нельзя. Основная головная боль - с гостиницами. Там НДС не выставляют отдельно.

Светлана, бухгалтер ООО ²Аника⌡, г. Нижний Новгород:
- У нас проблем нет. Мы командировки официально не оплачиваем, нам это неудобно, в том числе и из-за командировочных расходов. А если у нас какой сотрудник едет в командировку, я ему деньги из ²черной кассы⌡ выдаю. Так что никаких проблем.

Ирина Крымова, главбух ООО ²Лара⌡, г. Москва:
- По-моему, проблема сейчас у всех одна: не хочется терять НДС, который не выделен в документах. Для нас эта потеря значима. Мы малое предприятие.

Татьяна Брагинская, АО ²Брянский хладокомбинат⌡, г. Брянск:
- У нас до сих пор остается вопрос: принимать к зачету НДС или нет? Везде пишут по-разному. Чтобы не было споров с налоговой, мы включаем командировочные расходы в себестоимость, а это ощутимо занижает прибыль. У нас просто на командировки уходит много денег.

Сергей Морозов, ОАО ²Кантри⌡, г. Москва:
- Мы никогда не делали из этого проблемы. Возмещали расходы в пределах норм. Билеты и жилье - по полной стоимости. Никогда не писали доверенности. Хотя в некоторых гостиницах счета-фактуры получить можно, но мы никогда на этом не настаивали. И все командировочные в полной сумме включаем в себестоимость. Для нас это нестрашно, потому что командировки у нас дело редкое. А начинать с этим возиться - себе дороже. Денег никаких, а нервов - куча.