Дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности по правилам бухгалтерского учета нужно списать (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 ≤ 34н; далее - Положение). Понятие исковой давности и порядок ее исчисления установлены главой 12 ГК РФ. Общий срок исковой давности - 3 года (ст. 196 ГК РФ).
Налоговое законодательство также предусматривает списание, а точнее уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Рассмотрим два варианта списания просроченной дебиторки - в организации создан резерв по сомнительным долгам и такого резерва нет.

1. Резерв по сомнительным долгам не создавался
Пример 1.
В декабре 2002 года организация на основании приказа руководителя списывает задолженность покупателя с истекшим сроком исковой давности в сумме 96000 руб., в том числе НДС - 16000 руб.
Выручку от реализации для исчисления НДС организация определяет "по оплате". В бухгалтерском и налоговом учете резерв по сомнительным долгам не создавался.
В феврале 2003 года покупатель погасил задолженность.
В декабре 2002 года в бухгалтерском учете организация сделала следующую запись:
Дебет 91-2 Кредит 62 - 96000 руб. - списана дебиторская задолженность покупателя.
В налоговом учете списанная безнадежная дебиторская задолженность признается внереализационным расходом.
Таким образом, налогооблагаемая прибыль будет уменьшена на сумму 96000 руб., в том числе НДС - 16000 руб.

Списанную дебиторскую задолженность организация продолжает учитывать за балансом в течение пяти лет с момента списания (п. 77 Положения). Учитывая списанную дебиторку за балансом, мы продолжаем следить за имущественным положением должника, чтобы по возможности получить с него эту задолженность:
Дебет 007 - 96000 руб. - отражена за балансом сумма списанной задолженности.

Организации, определяющие выручку в целях обложения НДС "по отгрузке", начислили налог к уплате в бюджет на момент отгрузки товаров (работ, услуг). Поэтому обязанности начислить налог при списании дебиторской задолженности у них не возникает. Такая обязанность возникает у организаций, работающих "по оплате". Согласно пункту 5 статьи 167 НК РФ, они должны начислить НДС к уплате в бюджет на день списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности:
Дебет 76 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 68 - 16000 руб. - начислен НДС.
В феврале 2003 года при поступлении оплаты от покупателя бухгалтер делает проводку:
Дебет 51 Кредит 91-1 - 96000 руб. - получены денежные средства от покупателя.
Одновременно задолженность, погашенную дебитором, списывают с забалансового учета:
Кредит 007 - 96000 руб. - списана с забалансового учета задолженность, погашенная дебитором.
Полученные средства в налоговом учете организация отразит в составе внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ).

2. В бухгалтерском и налоговом учете резерв создан
Пример 2.
Воспользуемся условием примера 1, предположив, что организация создала резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском налоговом учете. Долг покупатель не возвратил.
Тогда дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности организация списывает за счет средств этого резерва:
Дебет 63 Кредит 62 - 96000 руб. - списана дебиторская задолженность за счет средств резерва по сомнительным долгам.
В налоговом учете задолженность также списывается за счет средств созданного резерва, то есть налогооблагаемая прибыль не будет уменьшена на сумму списанной задолженности. В бухучете задолженность учитывается за балансом:
Дебет 007 - 96000 руб. - отражена за балансом дебиторская задолженность;
Дебет 76 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 68 - 16000 руб. - начислен НДС.
Если средств созданного резерва недостаточно, например размер резерва составляет 70 000 руб., то в учете делают следующие записи:
Дебет 63 Кредит 62 - 70000 руб. - списана дебиторская задолженность за счет средств резерва;
Дебет 91-2 Кредит 62 - 26000 руб. (96000 - 70000) - списана дебиторская задолженность в сумме, превышающей размер созданного резерва;
Дебет 007 - 96000 руб. - отражена за балансом списанная задолженность;
Дебет 76 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 68 - 16000 руб. - начислен НДС.
В налоговом учете сумма списанной дебиторки, превышающая сумму резерва (26000 руб.), будет включена в состав внереализационных расходов в том отчетном периоде, в котором произошло такое списание (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).