В связи с вступлением в силу с 1 февраля 2002 года Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) правоотношения работника и работодателя определяются этим документом. В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Статьей 20 ТК РФ определены стороны трудовых отношений. Работник - это физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем.

Работодатель - это физическое либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. В случаях, установленных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры.

Следовательно, в командировки направлять работников могут не только юридические лица, но и физические лица - работодатели. В качестве работодателей, направляющих работников в командировки, могут также выступать частные нотариусы, предприниматели без образования юридического лица.

Вместе с тем служебными командировками могут также быть признаны поездки сотрудников учреждений, расположенных на территории Российской Федерации, осуществляемые по решению (распоряжению) должностных лиц органов, располагающих в отношении названных учреждений полномочиями вышестоящей организации и оплачивающих такие поездки.

Работники имеют право на возмещение расходов и получение иных компенсаций в связи со служебными командировками, переводом, приемом или направлением на работу в другую местность.

Статьей 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом необходимо отметить, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются суточные за время нахождения в командировке; расходы по проезду к месту назначения и обратно; расходы по найму жилого помещения. За командированными работниками сохраняются в течение всего времени командировки место работы (должность) и средний заработок.

Суммы компенсационных выплат командированному работнику систематически пересматриваются начиная с 1992 года с учетом изменения индекса цен. Правительством РФ было принято постановление от 26.02.1992 N 122 "О нормах возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен", и в нем Минфину России было предоставлено право вносить по согласованию с Минтрудом России изменения в нормы возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен, что неоднократно делалось. Этим правом Минфин России пользуется до настоящего времени, пересматривая нормы по оплате найма жилого помещения и суточных. В настоящее время действуют нормы, установленные приказом Минфина России от 06.07.2001 N 49н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации".

Порядок и условия командирования работников на территории Российской Федерации определяются Инструкцией о служебных командировках в пределах СССР Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62.

В соответствии с этой Инструкцией за каждые сутки пребывания в командировке работнику обязаны выплатить суточные согласно нормам, утвержденным Минфином России.

В п. 5 постановления Правительства РФ от 01.12.1993 N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" (в ред. от 21.03.1998 N 325) определено, что в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Такие же размеры суточных выплачиваются работникам российских загранучреждений и другим категориям работников, направленным на работу за границу, за время проезда по иностранной территории к месту работы за границей и обратно и при следовании в краткосрочную командировку в Российскую Федерацию из-за границы и обратно.

Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Российскую Федерацию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы.

При расчете суточных днем выезда в командировку считается день отправления соответствующего транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства, на который имеется билет у командированного, в место его постоянной работы. При этом днем отъезда считаются сутки при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно; если же транспортное средство отправляется после 0 часов и позднее, то днем отъезда считаются уже последующие сутки.

Постановлением Правительства РФ от 01.12.1993 N 1261 были определены нормы суточных при краткосрочных командировках работников на территории стран дальнего зарубежья, то есть за исключением государств ближнего зарубежья. Размеры суточных были приведены в приложении N 1 к вышеуказанному постановлению Правительства РФ и действовали до 1 января 2002 года. В приложении N 2 к вышеназванному постановлению Правительства РФ были определены размеры надбавок к суточным в иностранной валюте для отдельных категорий работников. Нормы суточных уточнялись письмами Минфина России от 04.04.1994 N 40, от 29.03.1996 N 34.

Постановлением Правительства РФ от 19.06.1994 N 713 "О финансовом обеспечении работников учреждений Российской Федерации в государствах-участниках СНГ, Латвийской Республике, Литовской Республике, Эстонской Республике" были определены должностные оклады работников российских учреждений, находящихся в длительных загранкомандировках, а также размеры суточных для работников, направляемых в краткосрочные командировки в страны ближнего зарубежья.

Приказом Минфина России от 12.11.2001 N 92н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" (в ред. от 04.03.2002 N 16н) с 1 января 2002 года установлены новые размеры суточных, выплачиваемых при командировании работников в зарубежные страны (в том числе и бывшие республики СССР).

В связи с вопросами, возникающими в отношении порядка выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки, Минфин России совместно с Минтрудом России письмом от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" разъяснил, что вышеназванной категории работников суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает вышеуказанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30 % от установленной нормы, включая надбавки, установленные постановлением Правительства РФ от 01.12.1993 N 1261.

Что касается вида транспорта и класса билетов при командировках по Российской Федерации, то расходы на них не нормируются, поэтому руководитель организации, то есть работодатель, может разрешить проезд работнику любым видом транспорта и любым классом; аналогичное происходит при командировании работников за границу.

В соответствии с приказом Минфина России от 11.07.2001 N 51н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" по согласованию с МИД России с 1 июля 2001 года установлены размеры предельных норм возмещения вышеуказанных расходов работников учреждений Российской Федерации. Эти нормы указаны в приложении N 1 к вышеприведенному приказу Минфина России.

Статьей 217 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) установлен исчерпывающий перечень доходов, полученных физическими лицами в налогооблагаемый период и не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), в том числе связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ также определено, что при оплате налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа этой компании.

Следовательно, законодательством закреплено, что при оплате расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы не облагаются налогом (освобождаются от налогообложения) доходы в виде суточных в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, к компенсационным выплатам, не облагаемым налогом (не подлежащим налогообложению), у налогоплательщика относятся суточные в пределах норм, установленных законодательством. Если суточные выплачиваются работнику в размере выше норм, то разница включается в налоговую базу физического лица, облагаемую по ставке 13 %.

Что же касается оплаты жилья и проезда во время командировки, то принимаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы. При отсутствии подтверждающих документов суммы таких расходов полностью включаются в налоговую базу налогоплательщика, облагаемую по ставке 13 %. Нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, установленные законодательством, имеют значение только для отнесения расходов либо на себестоимость, либо из прибыли. Для работника не имеет значения, за счет какого источника возмещены его затраты при оплате жилья, и вне зависимости от затрат при наличии подтверждающих документов суммы расходов на оплату проживания даже при превышении норм не включаются в налоговую базу работника. Если в счете на оплату жилья расшифровано, что в номере имеется телефон, холодильник, телевизор, то сумма оплаты этих минимальных удобств также относится к компенсационным расходам. Если у командированного работника имеются в наличии счета за телефонные международные переговоры, то для отнесения таких затрат к компенсационным выплатам необходимо документальное подтверждение того, что переговоры носили служебный характер. В противном случае суммы оплаты за телефонные переговоры включаются в налоговую базу налогоплательщика, облагаемую по ставке 13 %. Суммы оплаты завтрака, мини-бара и других подобных услуг полностью включаются в налоговую базу физического лица и подлежат налогообложению в общеустановленном порядке.

Пример.

Работник организации жил в отеле, и в предъявленном им счете за проживание в течение 10 суток в феврале 2003 года отражено, что за каждые сутки проживания он уплатил по 265 евро; дополнительно уплачено 50 евро за пользование мини-баром. Сумма за проживание в размере 2650 евро (265 евро х 10 дн.) является суммой, не включаемой в налогооблагаемый доход, а 50 евро организация может и не взыскивать со своего работника, но в этом случае на дату составления авансового отчета эта сумма должна быть пересчитана по курсу в рубли и включена в налогооблагаемую базу работника.

Согласно законодательству работник обязан вернуть неизрасходованную валюту после отчета за командировку.

Необходимо обратить внимание на ряд особенностей налогообложения выплат командированному в соответствии с подпунктом 3 ст. 217 НК РФ, а именно:

- к компенсационным выплатам относятся суммы оплаты за получение и регистрацию служебного заграничного паспорта (ранее в Законе РФ от 07.12.1991 N 1998-1 "О подоходном налоге с физических лиц" такая льгота устанавливалась только для служебных паспортов);

- ранее действовавшим законодательством к компенсационным относились только затраты по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту; новое законодательство относит к компенсационным затраты, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

- ранее действовавшее законодательство относило суммы оплаты по поездке командированного на такси в аэропорт или на вокзал к его налогооблагаемому доходу; новое законодательство относит фактические суммы оплаты по проезду в аэропорт или к вокзалу к компенсационным выплатам, не подлежащим налогообложению, при наличии документального подтверждения. При этом из представленного документа должно следовать, что это была поездка в аэропорт или на вокзал, и с учетом того, что отчетные документы должны представляться на русском языке, налоговые органы вправе потребовать перевод представленного счета.

Пунктом 6.3 Положения Банка России от 25.06.1997 N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов" установлено, что подотчетные суммы наличной иностранной валюты (выданные под отчет дорожные чеки), не использованные во время служебной командировки за пределами Российской Федерации, возвращаются командируемым лицом в кассу организации и сдаются клиентом (организацией) в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента возвращения их командируемым лицом в кассу организации. Согласно п. 6.1 этого Положения Банка России по окончании служебной командировки за пределы Российской Федерации командируемый обязан представить организации авансовый отчет в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации. Кроме того, необходимо отметить, что п. 2.1 вышеуказанного Положения покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена. Применение данного документа было уточнено решением Верховного Суда Российской Федерации от 27.12.1999 N ГКПИ 99-1004.