Надо ли внедрять автоматизированные системы? Думаю, что ответ на этот вопрос лежит между двумя суждениями великих философов: ²У нас нашлось бы очень мало страстных желаний, если бы мы точно знали, чего хотим⌡ (Франсуа де Ларошфуко) и ²Человек, работающий только молотком, любую проблему представляет гвоздем⌡ (Авраам Маслоу). Я считаю, что автоматизировать следует только то, что необходимо и целесообразно. Вопрос в том, как определить необходимость и целесообразность автоматизации. На мой взгляд, чтобы определить необходимость того или иного процесса, нужно выбрать цель, которую вы хотите достичь, и сформулировать конкретные шаги, последовательное выполнение которых должно привести к этой цели. Автоматизация может оказаться одним из
этих шагов, а может и нет. Цель же может быть стратегической или оперативной. Что их отличает? Прежде всего, масштаб и время, необходимое для достижения этих целей. Например, завоевание существенной доли рынка . это долговременная и глобальная задача. И если компания ставит перед собой такую задачу, то вести бухгалтерский учет на бумаге, пусть даже силами сотни профессиональных бухгалтеров, мягко говоря, неуместно. Ведь если в Mercedes-600 установить 10 отлаженных двигателей от ²Запорожца⌡, то, несмотря на большую мощность, высокой скорости на такой машине все равно развить не удастся.
Приведу другой пример. Допустим, вы хотите привлечь инвестиции. Поставьте себя на место инвестора и посмотрите на свой бизнес с его точки зрения. К примеру, у вас на предприятии установлена известная отечественная бухгалтерская система. Плюсов у нее масса: дешевизна (максимум
несколько десятков тысяч долларов в год на настройку и поддержку); гибкость и максимальная адаптированность к требованиям российского налогового законодательства; привычная форма накладных, счетов-фактур, ордеров. Уютно, как в домашней пижаме. Но на вечернем коктейле, среди
смокингов и вечерних платьев, даже в самой дорогой пижаме будешь выглядеть клоуном.
Гибкость и открытость учетных систем для изменений ²задним числом⌡, которыми гордятся многие российские производители, в корне подрывают доверие к вам со стороны инвестора, особенно западного. Он не понимает, как можно взять и ²перепровести⌡ накладную той же датой и тем же
номером, но с другой суммой. Готовы ли вы пренебречь возможностью привлечения миллионных инвестиций, отказавшись от перехода на новую западную систему, пусть даже она перевернет работу компании с ног на голову? Я не готова. И даже когда у компании нет денег, выход найти можно. Что делают, если нет бального платья, а в пижаме идти на званый вечер неприлично? Берут платье напрокат. Не хватает денег на программу . будем платить аудиторам из ²большой четверки⌡ за подтверждение результатов бухгалтерской и финансовой отчетности, а отчетность составлять по западным стандартам уже сегодня, хотя инвестиции могут потребоваться через два-три года. И начнем внедрять бюджетирование. Возможно, через год-другой появится крупный инвестор, который направит первый транш инвестиций именно на автоматизацию.
Но цели, как я уже отметила, бывают разные. Возможна и такая: выйти со своими товарами и услугами на рынки ближайших регионов. Нужно ли для этого внедрять западные программы стоимостью полмиллиона долларов? Думаю, что нет. Зато пригодятся положительный общественный имидж
компании в данном регионе и связи с местной администрацией. Вот на это и надо тратить деньги и время.
А можно ли вообще обойтись без автоматизации? Почему бы и нет. Например, если в компании количество основных средств, партнеров, покупателей, сотрудников измеряется десятками, то вполне можно работать, используя журнально-ордерную систему учета ²на бумажном носителе⌡.
Только за каждым участком учета должен быть закреплен конкретный сотрудник.
Далее . простая арифметика. Чтобы обслужить компанию в 100 человек, потребуется примерно 10 бухгалтеров. Фонд заработной платы такой бухгалтерии составит 4,5.5 тыс. долл. США в месяц с учетом налогообложения. Поставив во главе отдела опытного главбуха, вы обезопасите
компанию от налоговых рисков. Но организовать теми же силами оперативный управленческий учет и бюджетирование будет затруднительно. К тому же придется дополнительно тратить деньги на аренду помещения и офисную мебель, потому что разместить 10 человек за одним столом не удастся.
А теперь рассмотрим ²смету⌡ автоматизации учета. Электронный бухучет той же фирмы смогут вести 3-4 человека. Первоначальные инвестиции на приобретение компьютеров и бухгалтерской программы составят 3.3,5 тыс. долл. США, но зато благодаря работе меньшего количества
сотрудников вы сэкономите на покупке мебели и аренде помещения. Ежемесячный фонд зарплаты также снизится, причем раза в два. Дополнительные плюсы: налаженная компьютерная программа позволяет одновременно вести управленческий учет и бюджетирование.
Получается, что если не учитывать проблему поиска более квалифицированного персонала, умеющего работать с автоматизированной системой, то с финансовой точки зрения при текущих ценах на компьютерную технику и российские бухгалтерские программы для малых и средних
предприятий автоматизация выгодна. Впрочем, каждая компания делает свой выбор сама. Хочется пожелать, чтобы этот выбор был логичным и не стал впоследствии тормозом в развитии бизнеса.