Учёт кадров: запросы стремительно растут
Развитие прикладного программного обеспечения для малого и среднего бизнеса в последнее десятилетие повторило путь разделения труда, происшедшего в реальной жизни. Вначале всю работу по учёту средств предприятия пытался вести сам хозяин. Затем, по мере усложнения задач и расширения собственного дела, эти функции перекладывались на других работников. Конечно, в первую очередь это были бухгалтеры. И швец, и жнец, и на дуде игрец - вот краткий портрет бухгалтера небольшого предприятия образца 90-х годов прошлого столетия. Отчёты по бухгалтерии, отчёты по статистике. Рук не хватало! В ход шли калькуляторы и пишущие машинки.
Вызывающий сегодня усмешку молодёжи 286-й компьютер с жёстким диском аж в целых 40 Мб был большой редкостью. Примерно такой же, как сегодня офис без какого бы то ни было компьютера вообще. И программки были крохотные, решающие самые насущные задачи: печать на трещащем матричном принтере-мастодонте да ведение первички вкупе с журналом хозяйственных операций. Одним словом, большой калькулятор с печатью.
Однако бухгалтеру этого было мало. Ну не упомнить ему всех своих работников и партнёров, не уследить за всеми изменениями в законодательстве! И вот на свет появляются интегрированные программы для автоматизации работы мастера на все руки. Здесь есть всё "под одной крышкой": и расчёт зарплаты, и ведение основных средств, и учёт товаров на складе. Но растут фирмы, всё больше становится сотрудников, всё шире номенклатура товаров на складе. Единственный бухгалтер уже не справляется с работой даже при помощи компьютера, подросшего в плане, быстродействия процессора, размеров памяти и жёсткого диска. И у бухгалтера появляется помощник, который берёт на себя часть функций. Для этого работника выделяется свой программный продукт, специальный. И компьютер на столе теперь уже вовсе не редкость, не экзотика, а непременный инструмент для работы.
Так и идёт процесс: растут фирмы, растут объёмы перерабатываемой информации, всё более сложным становится законодательство и изощрённее отчёты. Интегрированные программы начинают делиться на специализированные подсистемы, охватывая всё новые сферы деятельности. Последним оплотом ручного труда оставались только отделы кадров. Отчасти потому, что на небольших предприятиях кадровый учёт ведётся "по упрощённой системе" (читай - спустя рукава), отчасти из-за того, что на крупных предприятиях автоматизация давно была проведена "хозяйственным способом". Помимо этого не последнюю роль в данном процессе, а точнее - в его отсутствии, играет и человеческий фактор. Многие работники отделов кадров привыкли работать по старинке и панически боятся компьютеров. Но и здесь наметились перемены. Коль скоро приходится вводить данные на работника, необходимые для расчёта заработной платы, представления данных в Пенсионный фонд, отчего не использовать в этой работе кадровиков?
Вот так, вслед за другими, и появились в подавляющем большинстве современных корпоративных информационных систем (КИС) новые модули, включающие в своё название слова "кадровый учёт" или просто "кадры". В большинстве случаев поначалу "Кадры" были просто вырезкой из модуля "Расчёт зарплаты" и ограничивались ведением анкетных данных на работника да необходимыми настройками для учёта многочисленных налоговых тонкостей. Но в отделе кадров много своих, специфических функций и отчётов, никак не связанных с бухгалтерским учётом. Почему бы не помочь кадровикам в их составлении? Да и спрос на автоматизацию таких функций, как планирование переподготовка персонала, управление мотивацией, контроль квалификации и т. п., постоянно растёт. А спрос, как известно, рождает предложение.
Короче говоря, функционал кадровых подсистем КИС существенно подрос за последние годы, и в этом росте имеются вполне определённые тенденции. Попробуем далее описать основные из них. Естественно, будем делать это в основном на примере наиболее близкого автору программного продукта - КИС "КОМПАС". Но анализ других КИС показывает, что их развитие идёт по сходному пути.

Документооборот - по всей строгости
Надо заметить, что самые сложные системы учёта кадров характерны не просто для крупных предприятий, а для бюджетных организаций. Особенно выделяются в этом смысле вузы. Почему? Да просто потому, что по сложившейся традиции при организации работы с преподавательским составом требуется учитывать гораздо большее число персональных параметров. Поэтому не удивляйтесь, если в последующем изложении встретите немало вузовской специфики.
Однако, вернёмся к нашим баранам. Прежде всего имеется тенденция к ужесточению схемы компьютерного документооборота. Так, запрещаются любые изменения непосредственно в действующих таблицах - структуре предприятия, штатном расписании. Все изменения проводятся только на основании документов. В жизни так оно и есть, изменять структуру можно исключительно установленным порядком. Попутно такой порядок позволяет сформировать историю изменения структуры предприятия, поскольку соответствующая запись заносится в специальные таблицы одновременно с исполнением документа для основных таблиц. По любой штатной единице или структурному подразделению можно отследить все изменения: когда и каким документом они вводились, когда изменяли названия, переподчиняли, сокращали. Можно узнать и фамилию оператора (пользователя), осуществлявшего те или иные изменения. Для получения этой информации достаточно нажать кнопку на панели инструментов в соответствующей табличной форме.
Процедуру внесения изменений в существующие таблицы рассмотрим более подробно на примере введения нового подразделения в структуру предприятия.
Для создания нового отдела или лаборатории формируется проект приказа на создание новой структурной единицы. Его можно распечатать и отнести на согласование. При этом - запланировать численность штатных единиц и фонд оплаты для нового подразделения, "прикрепить" руководителя. Можно вносить коррективы в электронный вариант приказа, снова распечатывать и снова нести на согласование. После того как все необходимые визы будут собраны и приказ подписан на бумаге, его нужно исполнять. Порядок исполнения приказа включает в себя два этапа. На первом изменяется статус документа, он "подписывается". После этого программа не разрешит вносить к него изменения - процедура проверки статуса документа сообщит о недопустимости такого действия. "Подписанный" приказ можно только исполнять (или оставить его - на память о проделанной работе). При выполнении процедуры исполнения проверяется корректность названия нового подразделения, и если всё в норме, то новое подразделение появится в дереве, отображающем структуру предприятия. Одновременно с этим будет сформирована строка, состоящая из названий вышестоящих отделов (служб).
После того как новое подразделение создано, его нужно наполнить штатами. Для этого существует процедура ввода штатных единиц. Точнее, две процедуры. Первая - введение новой штатной единицы, вторая - перемещение существующей из другого подразделения.
При введении новой штатной единицы нужно определить размер её оплаты. Оплату можно назначить из единой тарифной сетки (ЕТС), выбирая необходимую часовую тарифную ставку или оклад (такая процедура особенно характерна для бюджетников). Можно вводить собственные справочники тарифных сеток и пользоваться ими. При выборе размера оплаты в штатное расписание автоматически заносится и разряд оплаты из справочника тарифной сетки. Справочники тарифных сеток можно пересчитывать в соответствии с изменением минимальной оплаты труда или по другой причине. При этом можно осуществить процедуру автоматического пересчёта установленных окладов и связанных с ними надбавок в штатном расписании и штатной расстановке.
Ещё один предлагаемый вариант назначения оплаты - в процентах от базовой должности. По существующему на многих предприятиях положению оклад штатного заместителя рассчитывается в процентах от оклада замещаемого руководителя. Для того чтобы штатная единица руководителя появилась в справочнике, достаточно сделать отметку о том, что он может иметь заместителя. Теперь при назначении оклада заместителю нужно указать процент оклада и выбрать из справочника должность руководителя. Программа рассчитает и запишет не только размер оклада, но и должность, от которой он определялся. Базовый оклад может быть назначен по ЕТС, установлен персонально или, в свою очередь, рассчитан от другого оклада. Единственное ограничение: оклад заместителя не может быть равным окладу своего патрона. Всё, как в жизни!
Кроме тарифной части оплата труда включает в себя всевозможные надбавки. Поэтому предоставляется возможность назначать надбавки на должность в процентах от установленного оклада или часовой тарифной ставки. Надбавки за ученую степень установлены в твёрдой сумме и рассчитываются в зависимости от самой степени и минимального размера оплаты труда. Достаточно выбрать из предложенных значений доктора или кандидата наук, и программа сама установит сумму надбавки. В связи с тем что этот специфический вид надбавки имеет привычку несколько запаздывать со стартом после повышения минимального размера оплаты труда, приходится учитывать и эту особенность.

Со штатами не шутят...
Процедура подготовки и исполнения приказа на действия со штатным расписанием аналогична процедуре внесения изменений в структуру предприятия. Она также содержит этапы разработки, подписания и исполнения.
Перевод штатной единицы из одного подразделения в другое осуществляется путём переноса данных по сокращаемой единице в создаваемую. При этом перемещаться могут не все ставки по сокращаемой должности, а столько, сколько нужно. Перенос данных осуществляется нажатием кнопки в экранной форме проекта приказа. Переносимые в новую должность значения можно откорректировать. При создании приказа на сокращение штатных единиц выполняется проверка на занятость. Если обнаружены работники с назначениями, действующими на дату сокращения штатной единицы, то будет сформирован список таких работников, который можно распечатать для принятия решения об их трудоустройстве. В этом случае приказ выполняется частично, только по свободным штатным единицам. О том, что приказ выполнен частично, свидетельствует статус документа в реестре приказов. Для завершения исполнения приказа необходимо закрыть действующие назначения у всех работников и вновь запустить процедуру исполнения приказа.
При сокращении штатной единицы процедура проверки на занятость аналогична. Однако в этом случае при исполнении приказа все действующие назначения закрываются, а работники выводятся за штат. Это может осуществляться, например, путём изменения кода категории работников. Выведенные за штат сотрудники должны легко обнаруживаться в кадровой картотеке. Например, когда они оказываются "без места", их фамилии "всплывают" в верхнюю часть таблицы. Другой вариант обнаружения работников без места - просмотр таблицы штатной расстановки. Здесь строки работников, не имеющих действующего назначения, могут быть заблаговременно выделены по фильтру - цветом. Впрочем, цветная фильтрация окажется к месту и в кадровой картотеке применительно к различным категориям работников: уволенным, совместителям, находящимся в декретном отпуске. Главное здесь - не забыть, что означает тот или иной цвет.

Слияния и разделения
Дальнейшее изменение структуры предприятия может происходить путём ликвидации подразделений, их слияния, изменения наименования или статуса подразделения. Для выполнения этих преобразований предусматриваются собственные процедуры создания документов и их исполнения. Если в случае с изменением наименования или статуса подразделения (была лаборатория, реорганизована в производственный участок) никаких особых препятствий не возникает, то в случае ликвидации, переподчинения или слияния подразделений обязательно нужно контролировать наличие действующих назначений. Что и выполняется программой. Особый интерес вызывает процедура создания нового подразделения путём объединения существующих. При этом происходит передача всех штатных единиц из сливаемых отделов в новое подразделение. Однако если для штатных единиц передача в другое подразделение не более чем пересчёт кода подчинения, то для работников это может повлечь существенное изменение условий труда, а поэтому необходимо получить их согласие на перевод. Список работников, подлежащих переводу, программа формирует аналогично уже рассмотренной процедуре сокращения штатной единицы.
Если до момента исполнения документа штатные единицы не будут освобождены, то эти работники выводятся за штат, так же как и в случае сокращения штатных единиц. Аналогично выполняется процедура прямой ликвидации подразделения - с той разницей, что штатные единицы никуда не передаются, а закрываются.

Кто сколько наработал
Одно из самых трудоёмких занятий работника отдела кадров - это подсчёт различных видов стажа работника. Каких только вариантов здесь не существует! Качественный кадровый модуль позволяет автоматизировать процесс расчёта любого вида стажа и сохранение результатов в специальной таблице. Стаж можно считать нарастающим итогом, можно считать его и в дискретном режиме, например научный или педагогический. Программа предусматривает хранение ранее подсчитанного стажа и дату, на которую расчёт выполнялся.
Если нужен расчёт нарастающим итогом, вводим новую дату и выполняем расчёт. Если стаж прервался, но может быть просуммирован с ранее подсчитанным, нужно изменить дату предыдущего расчёта на дату возобновления работы. После этого вводится дата окончания расчётного периода. Рассчитаем, запишем в базу данных. Полученные данные хранятся в специальной таблице, которую можно сортировать, фильтровать или формировать на её основании нужные отчёты. Существует возможность расчёта стажа группе работников или по всему предприятию на назначенную дату, например для подсчёта вознаграждения по итогам работы за год.
Современная подсистема "Кадры" позволяет также выполнять такую непростую работу, как формирование графика отпусков. Он формируется по подразделениям, при этом списки работников могут быть загружены полностью по всем действующим назначениям или набраны в режиме один за другим по одному работнику. Таким образом, можно формировать графики для любой группы сотрудников. Графики можно корректировать, изменяя даты начала и окончания отпуска. Перед составлением табеля учёта рабочего времени за месяц данные из графика отпусков могут быт перенесены непосредственно в таблицу отпусков и неявок, а затем - в табель учёта рабочего времени.

Всё, что нужно знать о кадрах
Значительно подросло за последние годы и количество атрибутов, хранящихся в электронной картотеке. Объём информации, вводимой для каждого работника, позволяет формировать на её основе личную карточку по форме Т-2, личную карточку научно-педагогического работника по форме Т-4, другие кадровые отчёты. В ней хранится информация по воинскому учёту, образованию работника, данные по работнику как налогоплательщику. Здесь можно вести списки научных изобретений и публикаций, сведения обо всех видах образования, перечень курсов повышения квалификации, трудовую книжку в электронном виде, список наград и поощрений работника, медицинские справки, данные о прививках и медосмотрах, список членов семьи работника, номера его домашних и служебных телефонов и многое другое. Кстати, путём установки отметки против номера телефона можно сформировать телефонные справочники по служебным или домашним телефонам. Очень удобно, особенно для крупных предприятий, имеющих собственные АТС. Соответствующий пункт в главном меню можно оформить в виде кнопочки, вызывающей справочник на экран. Кроме номеров телефонов как дань современности добавляется поле для адреса электронной почты.

Никого не забыли?
История изменений структуры и штатного расписания предприятия формируется при каждом исполнении документа. Если нужно обратиться к истории, достаточно в табличной форме нажать на нужную кнопку - и сразу появится информация о том, что происходило с данной штатной единицей или подразделением. Для того чтобы в истории предприятия была печка, от которой можно танцевать, предусматривается процедура перенесения в историю исходного состояния. Впрочем, переносить состояние можно не только в начале деятельности, но и при любом удобном случае. Слепок делается как по штатному расписанию, так и по структуре подразделений. На основании этих слепков и последующих записей из документов можно восстановить структуру предприятия со штатным расписанием на любую дату. Разумеется, в архиве хранятся и анкетные данные уволенных работников.
Своеобразный исторический экскурс можно совершить, работая со штатным расписанием или штатной расстановкой. По специальной кнопке можно получить информацию о том, кто занимает ту или иную должность, посмотреть, кто ранее на ней работал. Если должность в настоящий момент свободна, об этом будет сообщено, но если кто-то уже работал на этой должности, будет предложено посмотреть фамилии этих работников.
Что же дальше? Кто остался без информации или своего автоматизированного рабочего места? Ах да, ведь это плановый отдел! Ну что ж, некоторые КИС подготовили кое-что в этом направлении и в кадровом модуле. Есть штатное расписание с рассчитанным фондом оплаты труда и численностью персонала. Можно планировать фонд оплаты, начисления на этот фонд, численность работников, анализировать фактическое исполнение бюджетных статей, связанных с оплатой труда. На основании рассчитанного стажа работников можно получать данные для расчёта вознаграждений по итогам года, по выслуге лет. Да мало ли чем может дополнить тиражное ПО сам пользователь, имея генератор отчётов и полную и достоверную информацию, которая хранится в базе данных кадровой подсистемы!