Сегодня трудно найти такую компанию, которая работала бы исключительно в автономном режиме, без регулярных контактов с внешним миром. Каждое направление бизнеса . будь то торговля товарами, выпуск продукции или оказание различных услуг . "живет", получает необходимые для существования средства и приносит доходы благодаря заключению сделок с другими организациями или частными лицами: клиентами, поставщиками, подрядчиками и др.
Учет обязательств, возникающих по заключенным сделкам, и документов, которыми оформляются сделки, как правило, осуществляется в двух основных ракурсах.
С одной стороны, чтобы компания не работала себе в убыток, рационально планировала расходы, своевременно пополняла материальные запасы, правильно рассчитывалась с партнерами и успешно справлялась с другими управленческими задачами, необходимо оперативно отслеживать суммы, оплату, отгрузки, сроки, объемы и другие параметры, характеризующие каждую конкретную сделку.
С другой стороны, набор документов, имеющих отношение к той или иной сделке . акты, счета-фактуры, платежные документы, приходные и расходные накладные . проходит через бухгалтерию предприятия. Бухгалтеры делают необходимые проводки, рассчитывают налоги, учитывают поступление и реализацию материальных ценностей и услуг, определяют суммы дебиторской и кредиторской задолженности.
Понятно, что при росте количества контрагентов задача учета расчетов по обязательствам существенно усложняется. Следовательно, возникает необходимость использования информационной системы, которая дает возможность вести оперативный и бухгалтерский учет расчетов с партнерами в едином информационном пространстве и позволяет получать все данные об этих расчетах в реальном масштабе времени. Примером такого программного продукта является комплексная система "БЭСТ-ОФИС", адресованная представителям малого бизнеса.
Система "БЭСТ-ОФИС" поддерживает такие распространенные виды сделок, как купля-продажа товаров (услуг), а также прием (передача) товаров на консигнацию. В общем случае первый вид сделок оформляется с помощью первичных документов . договоров купли-продажи и счетов на оплату, а исполнение связанных с ними обязательств . финансовыми и складскими документами (актами). Кроме того, допускается оформление сделок купли-продажи без применения договоров и счетов. В таком случае баланс взаиморасчетов будет сводиться только по контрагенту в целом.
Сделки второго вида оформляются договорами консигнации. При учете консигнационных товаров система четко прослеживает маршрут их движения, историю оплат, фактической реализации и возвратов. Это обеспечивает точные и своевременные расчеты с партнерами.
Регистрация договоров и счетов на оплату осуществляется в подсистемах логистики. На каждый договор или счет заводится специальная электронная карточка, в которой указываются предметы поставки, то есть список товаров или услуг, сумма оплаты, реквизиты сторон и другая вспомогательная информация по данной сделке. При работе с карточками договоров и счетов можно вводить и редактировать различные документы, подтверждающие факт выполнения обязательств по сделке: например, платежные поручения, кассовые ордера, накладные, акты приемки-передачи основных средств, акты выполненных работ. Здесь же представлена подробная информация о счетах-фактурах, имеющих отношение к данной сделке. В случае необходимости в них могут быть внесены коррективы.
На основании финансовых и отгрузочных документов, представленных в карточке договора (счета), система рассчитывает сумму текущей задолженности компании перед партнером (или партнера перед компанией) по конкретной сделке. Отметим, что "БЭСТ-ОФИС" отлично справляется и с учетом таких ситуаций, когда счет, выставленный в адрес одного предприятия, оплачивает другой контрагент.
Одной из важных особенностей системы "БЭСТ-ОФИС" является возможность учета договоров, состоящих из нескольких этапов, характеризуемых определенными суммами и сроками выполнения обязательств. При работе с такими договорами "БЭСТ-ОФИС" помогает отслеживать взаиморасчеты на каждом из этапов, а также контролировать соблюдение установленных сроков и сумм. Программа оперативно проинформирует об отклонениях от заданного регламента, выделив красным цветом на экране компьютера все этапы с выявленной просрочкой.
По документам, которыми оформляются отгрузки и платежи, осуществляемые в рамках сделок, формируются соответствующие бухгалтерские проводки, попадающие в подсистему "Главная книга".
Вся информация о взаиморасчетах фиксируется в подсистеме "Расчеты", где находится "Картотека расчетов с партнерами", предоставляющая полные, наглядные и актуальные данные о дебиторской и кредиторской задолженности. При этом система показывает не только текущее сальдо расчетов, но и детальную историю сделок . все документы, товары (работы, услуги) и суммы.
Кроме того, в распоряжение пользователей предоставлено множество форм отчетов, позволяющих увидеть расчеты по обязательствам в различных ракурсах (по клиентам, валюте, видам товаров и пр.), включая анализ задолженностей по срокам возникновения.