В командировку отправлен штатный сотрудник, который по возвращении не представил оправдательные документы. Денежные средства сотруднику были компенсированы на основании его заявления.
Как правильно отразить эту ситуацию в бухгалтерском учете?

На основании п.п. 16 и 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99) осуществленные сотрудником в ходе командировки расходы признаются на дату утверждения руководителем организации авансового отчета.
В силу п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, по возвращении из командировки должны в течение трех дней представить авансовый отчет.
Таким образом, можно сделать вывод, что обязанность по предоставлению авансового отчета возникает у работника только при условии фактического получения денежных средств на командировочные расходы.
Как мы поняли из условий вопроса, в анализируемой ситуации работнику понесенные затраты компенсировались уже после его возвращения из командировки. Следовательно, так как расходы осуществлялись им исключительно за счет собственных средств, то и подотчетным лицом этот сотрудник не является.
В таком случае полагаем, что оснований для обязательного оформления авансового отчета (унифицированная форма N АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) не возникает.
В то же время сотрудником должны быть представлены другие документы, подтверждающие факт осуществления расходов и их величину.
Как следует из вопроса, сотрудником оправдательные документы предоставлены не были. Расходы же были компенсированы по его заявлению.
Пункт 4 ПБУ 10/99 предусматривает, что расходы организации, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации, подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы.
Пункт 5 ПБУ 10/99 устанавливает, что расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг.
Так как первичными документами производственный характер расходов не подтвержден, полагаем, что в таком случае расходы организации на компенсацию затрат сотрудника следует учесть в составе прочих расходов на основании п. 12 ПБУ 10/99.
Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, указывает, что для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
Принимая во внимание, что организацией денежные средства под отчет не выдавались, а сотрудником не представлялся авансовый отчет, считаем, что применение счета 73 в рассматриваемой ситуации правомерно.
В таком случае в учете Вашей организации целесообразно сделать следующие записи:
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 73
- отражена в составе прочих расходов сумма компенсации работнику понесенных расходов;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет "НДФЛ" - удержан НДФЛ с суммы компенсации*(1);
Дебет 73 Кредит 50 - из кассы выдана сумма компенсации.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Завьялов Кирилл

Контроль качества ответа: Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

------------------------------------------------------------------------
*(1) По мнению Минфина России, изложенному в письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18, компенсация любых расходов в целях освобождения от обложения НДФЛ предполагает их документальное подтверждение. При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.