У организации на 01.01.2011 имелись просроченные дебиторские задолженности, которые до сих пор не списаны. Резерв по сомнительным задолженностям в 2011 году не создавался.
Можно ли просроченную задолженность со счета 62 отнести на счет 63?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Дебиторскую задолженность можно списать со счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" в дебет счета 63 "Резервы по сомнительным долгам" только в случае создания организацией резерва по сомнительным долгам.

Обоснование вывода:
Невостребованная дебиторская задолженность подлежит списанию в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям.
В соответствии с п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение), дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся, соответственно, на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном п. 75 Положения.
Общий срок исковой давности, согласно ст. 196 ГК РФ, составляет три года.
В соответствии с п. 1 ст. 200 ГК РФ течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права.
Списание задолженности производится также по другим основаниям, предусмотренным законодательством, в частности в главе 26 ГК РФ. Так, обязательства могут прекращаться:
- освобождением кредитором должника от лежащих на нем обязанностей (ст. 415 ГК РФ);
- невозможностью исполнения, если она вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает (ст. 416 ГК РФ);
- на основании акта государственного органа, если в результате его издания исполнение обязательства становится невозможным (ст. 417 ГК РФ);
- смертью должника, если исполнение неразрывно связано с личностью должника (ст. 418 ГК РФ);
- ликвидацией юридического лица (должника или кредитора) (ст. 419 ГК РФ).
Следует учитывать, что действиями, прерывающими срок исковой давности, на основании п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ и Пленума ВАС РФ "О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности" от 15.11.2001 N 15/18, в частности, являются:
- признание претензии;
- частичная уплата должником или с его согласия другим лицом основного долга;
- уплата процентов по основному долгу;
- изменение договора уполномоченным лицом, из которого следует, что должник признает наличие долга, равно как и просьба должника о таком изменении договора (например об отсрочке или рассрочке платежа);
- акцепт инкассового поручения.
Любое из этих действий приводит к тому, что срок исковой давности начинается заново, следовательно, списание задолженности откладывается.
В то же время налоговые органы считают, что письменным подтверждением признания задолженности можно считать и акт сверки.
Однако в постановлении Президиума ВАС РФ от 25.01.2005 N 10584/04 указано, что акт сверки не может служить доказательством перерыва срока исковой давности в силу того, что подписание акта не представляет собой совершение обязанным лицом действия, свидетельствующего о признании долга.

Документальное оформление

В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон 129-ФЗ) для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок проведения инвентаризации расчетов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания).
В соответствии с п. 1.5 Указаний проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
В то же время инвентаризацию расчетов можно проводить и ежеквартально с целью недопущения пропусков исковой давности.
Таким образом, обязанность проведения ежегодной инвентаризации закреплена за организацией законодательно.
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность числящихся на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской и кредиторской задолженности, сроки ее возникновения, а также выявить нереальные к взысканию долги.
Суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, списываются по каждому обязательству на основании:
- данных проведенной инвентаризации;
- письменного обоснования списания;
- приказа (распоряжения) руководителя организации (п. 77 Положения).
Результаты инвентаризации расчетов оформляются унифицированными документами по учету результатов инвентаризации, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, а именно:
- актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" (форма N ИНВ-17);
- справкой к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" (приложение к форме N ИНВ-17).
Данные формы, в свою очередь, заполняются на основании актов сверок с контрагентами организации. Актом сверки утверждается факт задолженности и констатируется ее величина.
При этом в справке к акту инвентаризации должны быть указаны документы, подтверждающие наличие и сумму задолженности.
Такими документами могут быть:
- договоры;
- платежные поручения и другое;
- акт инвентаризации задолженности;
- приказ руководителя о списании задолженности в качестве безнадежного долга (письма УФНС РФ по г. Москве от 21.12.2009 N 16-15/134520, от 07.04.2009 N 16-15/033034, от 19.12.2007 N 20-12/121646);
- товарные накладные (акты выполненных работ (оказанных услуг));
- акты приема-передачи товаров.
Если в рассматриваемой ситуации организация не располагает актами сверок с контрагентами в связи с невозможностью установления контактов с ними, то в таком случае полагаем, что организация вправе заполнить форму N ИНВ-17 и приложение к форме N ИНВ-17 на основании данных ее бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет

Как уже было сказано, в соответствии с п. 77 Положения списанная дебиторская задолженность относится на финансовые результаты у коммерческой организации.
В свою очередь, п. 12 ПБУ 10/99 "Расходы организации" установлено, что суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания, являются прочими расходами.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (далее - План счетов), для обобщения информации о прочих расходах предусмотрен счет 91, субсчет "Прочие расходы".
Задолженность после списания ее в расходы в течение 5 лет отражается на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов". Это необходимо для наблюдения за возможностью ее взыскания, если имущественное положение должника изменится.
Списание дебиторской задолженности можно отразить в учете следующими проводками:
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 62 - включена в состав прочих расходов просроченная дебиторская задолженность;
Дебет 007 - списанная дебиторская задолженность отражена на забалансовом счете.

Резерв по сомнительным долгам

В результате изменений, внесенных приказом Минфина России от 24.12.2010 N 186н в Положение N 34н, организации, начиная с бухгалтерской отчетности за 2011 год, лишены права выбора создавать или не создавать резервы сомнительных долгов. Причем обязанность по созданию указанных резервов существует только в бухгалтерском учете.
Согласно новой редакции п. 70 Положения N 34н организация создает резервы сомнительных долгов в случае признания дебиторской задолженности сомнительной с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации.
Сомнительной считается дебиторская задолженность организации, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.
Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично на основании инвентаризации дебиторской задолженности. При этом создание данного резерва является обязательным.
Обращаем внимание, что резерв по сомнительным долгам создается на начало года. То есть, если организация примет решение о его создании в течение года, то в бухгалтерской отчетности эти изменения следует отразить на 01.01.2011.
Неиспользованный резерв включается в финансовый результат организации в соответствии с порядком, утвержденным нормативными документами по бухгалтерскому учету.
Списание дебиторской задолженности, как и создание резерва по сомнительным долгам, производится на основании данных проведенной инвентаризации, периодичность и дата проведения которой устанавливается приказом по учетной политике организации.
На основании приказа руководителя организации задолженность должна быть списана именно в том периоде, к которому она относится.
По нашему мнению, дата издания приказа должна совпадать с датой акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
Мы исходим из того, что согласно п. 3 ст. 1 Закона 129-ФЗ одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности (руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации), а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.
Таким образом, своевременное создание резервов по сомнительным долгам так же, как и списание дебиторской задолженности, - обязанность организации.
Согласно Плану счетов на сумму создаваемых резервов делаются записи по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 63 "Резервы по сомнительным долгам".
При списании невостребованных долгов, ранее признанных организацией сомнительными, записи производятся по дебету счета 63 "Резервы по сомнительным долгам" в корреспонденции с соответствующими счетами учета расчетов с дебиторами, например:
Дебет 63 Кредит 62 - списана задолженность в сумме начисленного ранее резерва.
Присоединение неиспользованных сумм резервов по сомнительным долгам к прибыли отчетного периода, следующего за периодом их создания, отражается записью:
Дебет 63 Кредит 91 "Прочие доходы".
Аналитический учет по счету 63 "Резервы по сомнительным долгам" ведется по каждому созданному резерву.
Таким образом, дебиторскую задолженность можно списать со счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" в дебет счета 63 "Резервы по сомнительным долгам" только в случае создания организацией резерва сомнительных долгов.

К сведению:
В результате несвоевременного списания дебиторской задолженности к организации могут быть применены налоговые санкции в виде штрафа.
Так, согласно ст. 120 НК РФ грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание штрафа в размере 10 000 рублей. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере 30 000 рублей.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.